Expiration des enregistrements Microsoft Teams : comment la modifier ou les récupérer

Vous ouvrez la conversation d’une réunion datant de quelques mois, vous cliquez sur l’enregistrement et un message vous indique qu’il n’est plus disponible. Personne ne l’a supprimé. L’expiration des enregistrements Microsoft Teams a fait son œuvre automatiquement, car chaque enregistrement de réunion Teams est assorti d’une date d’expiration dès sa sauvegarde.

Ce guide vous explique le fonctionnement de cette expiration, la durée de vie par défaut des vidéos, comment vérifier et modifier la date d’expiration d’un enregistrement spécifique, comment les administrateurs peuvent changer la politique pour tout le monde et comment récupérer un enregistrement Teams expiré avant qu’il ne disparaisse définitivement.

Les enregistrements Microsoft Teams expirent-ils ?

Oui. Sauf si votre administrateur a désactivé cette fonctionnalité, chaque nouvel enregistrement de réunion Teams (ainsi que sa transcription) reçoit une date d’expiration au moment de sa création. Par défaut, cette date est fixée à 120 jours après l’enregistrement. Une fois ce délai écoulé, OneDrive ou SharePoint déplace automatiquement le fichier vers la corbeille, et le lien dans le chat de la réunion cesse de fonctionner.

Microsoft a conçu cela comme une fonctionnalité de gestion de stockage, et non de sécurité. Selon la documentation de Microsoft, un enregistrement Teams d’une heure pèse environ 400 Mo, et ce fichier est décompté du quota OneDrive de l’organisateur (ou du quota SharePoint de l’équipe pour les réunions de canal). L’expiration automatique permet de faire le ménage en douceur dans les vidéos que plus personne ne regarde.

Quelques détails bons à savoir :

• La politique s’applique aux réunions et aux événements. Les webinaires et les assemblées générales (town halls) suivent les mêmes règles d’expiration que les réunions classiques. Les enregistrements d’événements publiés font exception, avec une expiration de 30 jours pouvant être prolongée à 90 jours.
• Les licences Éducation sont plus strictes. Le délai d’expiration par défaut maximum pour les utilisateurs d’Office 365 A1 est de 30 jours.
• Regarder un enregistrement ne prolonge pas sa durée de vie. Le compte à rebours démarre à la date de création, peu importe le nombre de fois où la vidéo est visionnée.
• Les copies téléchargées n’expirent pas. L’expiration s’applique uniquement au fichier stocké dans OneDrive ou SharePoint. Un fichier MP4 téléchargé sur votre ordinateur est un fichier ordinaire.

Lorsqu’un enregistrement a expiré, les personnes qui l’ouvrent voient une bannière indiquant : “L’enregistrement est actuellement indisponible. Veuillez vérifier auprès de l’organisateur s’il est toujours en cours de téléchargement, s’il a expiré ou s’il a été supprimé.” Si vous voyez ce message et que la réunion a eu lieu il y a plusieurs mois, l’expiration en est la cause la plus probable.

Combien de temps les enregistrements Teams sont-ils conservés ? (En bref)

Comment vérifier et modifier la date d’expiration d’un enregistrement Teams

Il n’est pas nécessaire d’être administrateur pour modifier la date d’expiration d’un enregistrement spécifique. Il vous suffit d’avoir les droits de modification sur le fichier, ce que l’organisateur de la réunion et les co-organisateurs possèdent par défaut.

Étape 1 : Trouver l’enregistrement

Ouvrez la conversation de la réunion dans Teams et cherchez la carte de l’enregistrement. Vous pouvez également ouvrir la réunion passée depuis votre calendrier Teams et consulter l’onglet Enregistrements et transcriptions, ou vous rendre directement dans le dossier Enregistrements du OneDrive de l’organisateur.

Étape 2 : Ouvrir l’enregistrement sur sa page de lecture

Cliquez sur l’enregistrement pour l’ouvrir dans le navigateur. La carte dans le chat inclut généralement une courte note indiquant la date d’expiration de l’enregistrement, avec un lien “ici” qui ouvre la même page de lecture.

Étape 3 : Sélectionner le compte à rebours d’expiration

Sous la vidéo, vous verrez le compte à rebours d’expiration, par exemple une note indiquant que l’enregistrement expire dans un certain nombre de jours. Cliquez dessus pour ouvrir les options d’expiration.

Étape 4 : Choisir un nouveau délai ou supprimer l’expiration

Choisissez un délai plus long dans le menu déroulant pour prolonger l’enregistrement, ou sélectionnez Supprimer l’expiration afin que la vidéo soit conservée jusqu’à ce que quelqu’un la supprime manuellement. La page d’aide de Microsoft sur la recherche et la gestion des enregistrements de réunion dans Teams détaille ces mêmes étapes.

Deux éléments surprennent souvent les utilisateurs :

• Le message dans le chat ne se met pas à jour. La note indiquant que l’enregistrement va expirer reste sur la carte de la conversation même après que vous ayez supprimé l’expiration. C’est le paramètre défini sur le fichier qui prime.
• Seuls les nouveaux enregistrements suivent une politique modifiée. Si votre administrateur augmente le délai par défaut, les enregistrements déjà existants conservent leur ancienne date. Vous devez les modifier un par un.

Comment faire pour qu’un enregistrement Teams n’expire jamais

Suivez les mêmes étapes et choisissez Supprimer l’expiration. Pour l’ensemble de l’organisation, un administrateur peut configurer le paramètre par défaut pour que les nouveaux enregistrements n’expirent jamais (voir la section suivante). Il n’existe aucun paramètre au niveau de l’utilisateur qui s’applique à tous vos futurs enregistrements en une seule fois.

Comment les administrateurs modifient la politique d’expiration des enregistrements Teams

Si votre équipe se heurte sans cesse à la limite des 120 jours, la solution se trouve dans le centre d’administration Teams. Le paramètre d’expiration fait partie de la politique de réunion. Il peut donc s’appliquer à tout le monde via la politique globale, ou uniquement à des utilisateurs et groupes spécifiques via une politique personnalisée.

1. Dans le centre d’administration Teams, allez dans Réunions puis Stratégies de réunion.
2. Ouvrez la stratégie globale ou la stratégie personnalisée attribuée aux utilisateurs concernés.
3. Faites défiler jusqu’à Enregistrement et transcription.
4. Utilisez le bouton bascule Les enregistrements et les transcriptions expirent automatiquement pour activer ou désactiver l’expiration.
5. Si le bouton est activé, définissez le Délai d’expiration par défaut en jours. Toute valeur comprise entre 1 et 99 999 est acceptée.
6. Enregistrez, puis attribuez la stratégie aux utilisateurs ou aux groupes s’il s’agit d’une stratégie personnalisée.

Les administrateurs qui préfèrent PowerShell peuvent utiliser l’applet de commande Set-CsTeamsMeetingPolicy avec le paramètre NewMeetingRecordingExpirationDays. La valeur correspond au nombre de jours. Une valeur de -1 (disponible uniquement via PowerShell) configure les enregistrements pour qu’ils n’expirent jamais. La page de Microsoft sur la gestion de la stratégie d’expiration des enregistrements Teams contient la commande exacte.

Gardez deux points d’attention à l’esprit :

• Les modifications ne sont pas rétroactives. Microsoft précise que les modifications apportées à ce paramètre n’affectent que les enregistrements et transcriptions nouvellement créés. Les enregistrements existants conservent la date d’expiration qui leur a été attribuée, à moins que quelqu’un ne les modifie individuellement.
• L’expiration n’est pas de la rétention. Si votre organisation a des obligations légales ou réglementaires quant à la durée de conservation (ou de suppression) des enregistrements, celles-ci relèvent des étiquettes et stratégies de rétention de Microsoft Purview, qui sont appliquées indépendamment du compte à rebours d’expiration. Une expiration plus longue ne répond pas à une exigence de rétention, et une étiquette de rétention peut supprimer un enregistrement selon son propre calendrier. Notre modèle de politique d’enregistrement de réunions vous explique comment rédiger ces règles pour votre équipe.

Comment récupérer un enregistrement Teams expiré

Un enregistrement expiré n’est pas supprimé immédiatement. Il est déplacé vers la corbeille de l’emplacement où il a été sauvegardé, et le propriétaire reçoit un e-mail lorsque cela se produit. À partir de ce moment, il y a une fenêtre d’environ 90 jours pour le restaurer (la documentation de Microsoft cite 90 à 93 jours selon la page). Une fois la corbeille purgée, l’enregistrement ne peut plus être récupéré par personne, y compris par le support Microsoft.

Réunions hors canal : le OneDrive de l’organisateur

1. Déterminez quel OneDrive contient l’enregistrement. Pour les réunions planifiées et ponctuelles, il s’agit de celui de l’organisateur. Pour les appels 1:1 et de groupe, il appartient à la personne qui a cliqué sur Enregistrer.
2. Cette personne se connecte à OneDrive sur le web et sélectionne la Corbeille dans la navigation de gauche.
3. Trouvez le fichier d’enregistrement (il porte généralement le nom de la réunion) et sélectionnez Restaurer.
4. Le fichier retourne dans le dossier Enregistrements, et le lien dans le chat de la réunion fonctionne à nouveau.

Réunions de canal : le site SharePoint de l’équipe

1. Dans Teams, ouvrez le canal, allez dans l’onglet Fichiers, sélectionnez Plus puis Ouvrir dans SharePoint.
2. Sélectionnez la Corbeille dans la navigation du site. Si elle n’est pas visible, ouvrez le Contenu du site et cherchez la corbeille en haut à droite.
3. Cochez l’enregistrement et sélectionnez Restaurer. Toute personne disposant de droits de modification peut restaurer des éléments ici, pas seulement la personne qui a enregistré.
4. Si le fichier est introuvable, un administrateur de collection de sites peut encore le trouver dans la corbeille de deuxième niveau.

Une fois restauré, un enregistrement n’expire plus automatiquement. Vous n’aurez donc pas besoin de répéter cette opération plus tard.

Si l’enregistrement n’est pas dans la corbeille

• Demandez à l’organisateur s’il a été supprimé volontairement plutôt qu’expiré. Le texte de la bannière est le même dans les deux cas.
• Vérifiez si quelqu’un a téléchargé une copie. Les fichiers téléchargés ne sont pas concernés par l’expiration.
• Vérifiez si la réunion a été enregistrée par un autre outil. De nombreuses équipes conservent un second enregistrement en dehors de Microsoft 365 pour cette raison précise.

Si vous cherchez un enregistrement manquant sur une autre plateforme, la même logique s’applique. Consultez nos guides sur les enregistrements Zoom introuvables et sur la gestion des enregistrements Google Meet dans Google Drive.

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Comment ne plus jamais perdre un enregistrement Teams

Récupérer des fichiers dans une corbeille est un bon plan d’urgence, mais une mauvaise habitude. Quelques bons réflexes permettent d’éliminer le problème.

Décidez quels enregistrements sont importants avant qu’ils n’expirent

Toutes les réunions de point d’équipe n’ont pas besoin d’être conservées éternellement. Mettez-vous d’accord en équipe sur les types de réunions à garder (appels clients, sessions de formation, réunions de décision, entretiens) et supprimez l’expiration sur celles-ci le jour même de l’enregistrement. Pour le reste, laissez le paramètre par défaut faire son travail et libérer de l’espace de stockage.

Téléchargez les enregistrements importants

Les organisateurs et co-organisateurs peuvent télécharger le fichier MP4 depuis OneDrive ou SharePoint. Stockez-le dans le dossier du projet où se trouve le reste de votre travail. La transcription est un fichier distinct, pensez donc à la télécharger également si vous avez besoin du texte.

Mettez les règles par écrit

Si votre entreprise s’appuie sur les enregistrements, notez par écrit qui enregistre, combien de temps les vidéos sont conservées et où vont les copies. Les équipes qui doivent respecter le RGPD ou d’autres obligations de rétention doivent traiter cela comme une partie intégrante de leur check-list de conformité, et non comme une réflexion après coup.

Conservez une copie en dehors de votre environnement Microsoft 365

Le moyen le plus simple d’échapper à la politique d’expiration est d’avoir un enregistrement qui n’y a jamais été soumis. Record Meeting est une extension Chrome qui enregistre les appels Teams directement depuis l’application web Teams dans votre navigateur. Rejoignez la réunion en cliquant sur Continuer sur ce navigateur, cliquez sur le bouton d’enregistrement et l’appel est capturé depuis votre propre onglet de navigateur, sans qu’aucun bot ne rejoigne la liste des participants.

Lorsque vous quittez la réunion, l’enregistrement est téléchargé vers votre espace de travail privé Record Meeting, où il reste jusqu’à ce que vous le supprimiez. Il n’y a pas de compte à rebours d’expiration et le stockage des enregistrements est illimité sur tous les forfaits. Chaque enregistrement est également accompagné d’une transcription dans plus de 50 langues, de l’identification des interlocuteurs et d’un résumé IA avec des mesures à prendre. Vous pouvez le partager via un lien ou télécharger le MP4 et la transcription. Cela fonctionne que vous soyez l’organisateur, un participant ou un invité externe, et cela ne dépend pas de la politique d’enregistrement de votre organisation.

Deux rappels : informez les participants que vous enregistrez, et respectez les règles d’utilisation acceptable de votre organisation exactement comme vous le feriez avec l’enregistreur natif. Notre guide sur la façon de partager des notes de réunion avec votre équipe couvre ce qu’il faut faire avec l’enregistrement par la suite.

Foire aux questions (FAQ)

Conclusion

L’expiration des enregistrements Microsoft Teams est facile à gérer une fois que l’on en connaît les règles. Les enregistrements sont conservés 120 jours par défaut, le propriétaire peut prolonger ou supprimer la date depuis la page de lecture, les administrateurs peuvent modifier le paramètre par défaut pour les nouveaux enregistrements, et les fichiers expirés patientent dans la corbeille pendant environ 90 jours avant de disparaître. Vérifiez l’expiration des enregistrements importants, téléchargez ceux que vous ne pouvez pas vous permettre de perdre, et envisagez de conserver une copie en dehors de votre environnement avec un enregistreur basé sur navigateur comme Record Meeting afin qu’aucune date d’expiration ne vous prenne au dépourvu.