انتهاء صلاحية تسجيلات Microsoft Teams: كيفية تغييرها أو استعادتها

تفتح دردشة لاجتماع عُقد منذ بضعة أشهر، وتنقر على التسجيل، لتتفاجأ برسالة تفيد بأنه لم يعد متاحاً. لم يقم أحد بحذفه، بل إن ميزة انتهاء صلاحية تسجيلات Microsoft Teams قامت بالمهمة تلقائياً، لأن كل تسجيل لاجتماعات Teams يحمل تاريخ انتهاء صلاحية منذ لحظة حفظه.

يشرح هذا الدليل كيفية عمل ميزة انتهاء صلاحية تسجيلات Teams، والمدة الافتراضية للاحتفاظ بها، وكيفية التحقق من تاريخ انتهاء الصلاحية وتغييره لتسجيل معين. كما يوضح كيف يمكن للمسؤولين تغيير السياسة لجميع المستخدمين، وكيفية استعادة تسجيل Teams منتهي الصلاحية قبل ضياعه للأبد.

هل تنتهي صلاحية تسجيلات Microsoft Teams؟

نعم. ما لم يقم المسؤول بتعطيل هذه الميزة، يُمنح كل تسجيل جديد لاجتماع Teams (والنص المفرغ الخاص به) تاريخ انتهاء صلاحية عند حفظه. وبشكل افتراضي، يكون هذا التاريخ بعد 120 يوماً من إنشاء التسجيل. وعند حلول هذا الموعد، ينقل OneDrive أو SharePoint الملف إلى سلة المحذوفات تلقائياً، ويتوقف الرابط الموجود في دردشة الاجتماع عن العمل.

صممت Microsoft هذه الميزة لإدارة مساحة التخزين، وليس لأغراض أمنية. فوفقاً لوثائق Microsoft، يبلغ حجم تسجيل Teams لمدة ساعة واحدة حوالي 400 ميغابايت، ويُحسب هذا الملف من حصة تخزين OneDrive الخاصة بالمنظم (أو حصة SharePoint الخاصة بالفريق في حالة اجتماعات القنوات). لذلك، تعمل ميزة انتهاء الصلاحية التلقائي على التخلص بهدوء من التسجيلات التي لم يعد أحد يشاهدها.

إليك بعض التفاصيل التي تستحق المعرفة:

• السياسة تشمل الاجتماعات والأحداث. تتبع الندوات عبر الإنترنت والاجتماعات العامة نفس إعدادات انتهاء الصلاحية الخاصة بالاجتماعات العادية. وتُستثنى من ذلك تسجيلات الأحداث المنشورة، حيث تنتهي صلاحيتها خلال 30 يوماً مع إمكانية تمديدها إلى 90 يوماً.
• المؤسسات التعليمية تخضع لقواعد أكثر صرامة. يبلغ الحد الأقصى لوقت انتهاء الصلاحية الافتراضي لمستخدمي Office 365 A1 حوالي 30 يوماً فقط.
• مشاهدة التسجيل لا تمدد صلاحيته. يبدأ العد التنازلي من تاريخ الإنشاء، بغض النظر عن عدد مرات فتح الفيديو.
• النسخ المحملة لا تنتهي صلاحيتها. ينطبق انتهاء الصلاحية فقط على الملف المخزن في OneDrive أو SharePoint. أما ملف MP4 الذي قمت بتنزيله على جهاز الكمبيوتر الخاص بك فهو مجرد ملف عادي.

عندما تنتهي صلاحية تسجيل ما، يظهر للأشخاص الذين يفتحونه إشعار نصه: “التسجيل غير متاح حالياً. يرجى التحقق من المنظم لمعرفة ما إذا كان لا يزال قيد التحميل، أو انتهت صلاحيته، أو تم حذفه”. إذا رأيت هذه الرسالة وكان الاجتماع قد عُقد منذ أشهر، فإن انتهاء الصلاحية هو السبب الأرجح.

ما هي مدة بقاء تسجيلات Teams؟ (الخلاصة)

كيفية التحقق من تاريخ انتهاء صلاحية تسجيل Teams وتغييره

لست بحاجة إلى أن تكون مسؤولاً لتغيير تاريخ انتهاء الصلاحية لتسجيل معين. كل ما تحتاجه هو إذن بتعديل الملف، وهو ما يحصل عليه منظم الاجتماع والمنظمون المساعدون تلقائياً.

الخطوة 1: ابحث عن التسجيل

افتح دردشة الاجتماع في Teams وابحث عن بطاقة التسجيل. يمكنك أيضاً فتح الاجتماع السابق من تقويم Teams الخاص بك والتحقق من علامة التبويب Recordings and Transcripts، أو الذهاب مباشرة إلى مجلد Recordings في OneDrive الخاص بالمنظم.

الخطوة 2: افتح التسجيل في صفحة المشغل

انقر على التسجيل لفتحه في المتصفح. تتضمن بطاقة الدردشة عادةً ملاحظة قصيرة حول موعد انتهاء صلاحية التسجيل، مع رابط بكلمة “هنا” يفتح نفس صفحة المشغل.

الخطوة 3: حدد العد التنازلي لانتهاء الصلاحية

أسفل الفيديو، سترى العد التنازلي لانتهاء الصلاحية (على سبيل المثال، ملاحظة تفيد بأن التسجيل ينتهي خلال عدد معين من الأيام). انقر عليه لفتح خيارات انتهاء الصلاحية.

الخطوة 4: اختر إطاراً زمنياً جديداً أو ألغِ انتهاء الصلاحية

اختر إطاراً زمنياً أطول من القائمة المنسدلة لتمديد التسجيل، أو اختر Remove expiration ليتم الاحتفاظ بالتسجيل حتى يقوم شخص ما بحذفه. توثق صفحة المساعدة الخاصة بـ Microsoft حول البحث عن تسجيلات الاجتماعات وإدارتها في Teams نفس هذه الخطوات.

هناك أمران يثيران حيرة المستخدمين:

• رسالة الدردشة لا تُحَدَّث. تظل الملاحظة التي تفيد بأن التسجيل سينتهي موجودة على بطاقة الدردشة حتى بعد إزالة تاريخ انتهاء الصلاحية. الإعداد الموجود على الملف نفسه هو ما يؤخذ في الاعتبار.
• التسجيلات الجديدة فقط هي التي تتبع السياسة المُعدلة. إذا قام المسؤول بزيادة الحد الافتراضي، فإن التسجيلات الموجودة بالفعل تحتفظ بتاريخها القديم. سيتعين عليك تغييرها واحداً تلو الآخر.

كيفية جعل تسجيل Teams لا ينتهي أبداً

اتبع نفس الخطوات واختر Remove expiration. أما بالنسبة للمؤسسة بأكملها، فيمكن للمسؤول تعيين الإعداد الافتراضي بحيث لا تنتهي صلاحية التسجيلات الجديدة أبداً (انظر القسم التالي). لا يوجد إعداد على مستوى المستخدم ينطبق على جميع تسجيلاتك المستقبلية دفعة واحدة.

كيف يغير المسؤولون سياسة انتهاء صلاحية تسجيلات Teams

إذا كان فريقك يواجه باستمرار حاجز الـ 120 يوماً، فإن الحل يكمن في مركز إدارة Teams. يُعد إعداد انتهاء الصلاحية جزءاً من سياسة الاجتماع، لذا يمكن تطبيقه على الجميع من خلال السياسة العامة أو على مستخدمين ومجموعات محددة فقط من خلال سياسة مخصصة.

1. في مركز إدارة Teams، انتقل إلى Meetings ثم Meeting policies.
2. افتح السياسة العامة أو السياسة المخصصة المعينة للمستخدمين المعنيين.
3. قم بالتمرير لأسفل وصولاً إلى Recording & transcription.
4. استخدم مفتاح التبديل Recordings and transcriptions automatically expire لتشغيل أو إيقاف ميزة انتهاء الصلاحية.
5. مع تشغيل مفتاح التبديل، قم بتعيين Default expiration time بالأيام. تُقبل أي قيمة من 1 إلى 99,999.
6. احفظ التغييرات، وعيّن السياسة للمستخدمين أو المجموعات إذا كانت سياسة مخصصة.

يمكن للمسؤولين الذين يفضلون استخدام PowerShell الاستعانة بأمر Set-CsTeamsMeetingPolicy مع المعلمة NewMeetingRecordingExpirationDays. القيمة هي عدد الأيام، وتعيين القيمة على -1 (متاح فقط عبر PowerShell) يجعل التسجيلات لا تنتهي صلاحيتها أبداً. تحتوي صفحة Microsoft حول إدارة سياسة انتهاء صلاحية تسجيل Teams على الأمر الدقيق.

ضع في اعتبارك تحذيرين هامين:

• التغييرات ليست بأثر رجعي. تنص Microsoft على أن التغييرات التي تطرأ على هذا الإعداد تؤثر فقط على التسجيلات والنصوص المفرغة المنشأة حديثاً. أما التسجيلات الحالية فتحتفظ بتاريخ انتهاء الصلاحية الذي مُنح لها ما لم يقم شخص ما بتعديلها بشكل فردي.
• انتهاء الصلاحية لا يعني الاحتفاظ. إذا كانت مؤسستك تمتلك قواعد قانونية أو تنظيمية تحدد مدة الاحتفاظ بالتسجيلات (أو متى يجب حذفها)، فإن هذه القواعد تندرج تحت سياسات وتسميات الاحتفاظ في Microsoft Purview، والتي تُنفذ بشكل منفصل عن العد التنازلي لانتهاء الصلاحية. ففترة الصلاحية الأطول لا تفي بمتطلبات الاحتفاظ، ويمكن لتسمية الاحتفاظ حذف التسجيل وفقاً لجدولها الزمني الخاص. يغطي نموذج سياسة تسجيل الاجتماعات الخاص بنا كيفية كتابة هذه القواعد لفريقك.

كيفية استعادة تسجيل Teams منتهي الصلاحية

لا يُحذف التسجيل منتهي الصلاحية على الفور. بل يُنقل إلى سلة المحذوفات في الموقع الذي حُفظ فيه، ويتلقى المالك رسالة بريد إلكتروني عند حدوث ذلك. ومن تلك اللحظة، تتوفر نافذة زمنية تقارب 90 يوماً لاستعادته (تشير وثائق Microsoft إلى 90 أو 93 يوماً حسب الصفحة). بعد إفراغ سلة المحذوفات، لا يمكن لأي شخص استعادة التسجيل، بما في ذلك دعم Microsoft.

اجتماعات غير القنوات: OneDrive الخاص بالمنظم

1. حدد حساب OneDrive الذي يحتوي على التسجيل. بالنسبة للاجتماعات المجدولة والارتجالية، يكون الحساب تابعاً للمنظم. أما بالنسبة للمكالمات الفردية والجماعية، فيعود الحساب للشخص الذي ضغط على زر التسجيل.
2. يقوم هذا الشخص بتسجيل الدخول إلى OneDrive عبر الويب ويختار Recycle bin من قائمة التنقل الجانبية.
3. ابحث عن ملف التسجيل (عادةً ما يُسمى باسم الاجتماع) وحدد Restore.
4. يعود الملف إلى مجلد Recordings، ويبدأ الرابط الموجود في دردشة الاجتماع بالعمل مرة أخرى.

اجتماعات القنوات: موقع SharePoint الخاص بالفريق

1. في Teams، افتح القناة، وانتقل إلى علامة التبويب Files، وحدد More ثم Open in SharePoint.
2. حدد Recycle bin في قائمة تنقل الموقع. إذا لم تكن مرئية، فافتح Site contents وابحث عن سلة المحذوفات في الزاوية العلوية.
3. ضع علامة على التسجيل وحدد Restore. يمكن لأي شخص لديه إذن بالتعديل استعادة العناصر هنا، وليس فقط الشخص الذي قام بالتسجيل.
4. إذا كان الملف مفقوداً، فقد يتمكن مسؤول مجموعة المواقع من العثور عليه في سلة محذوفات المرحلة الثانية.

بمجرد استعادته، لا تنتهي صلاحية التسجيل تلقائياً بعد ذلك، لذا لن تحتاج إلى تكرار هذه الخطوة لاحقاً.

إذا لم يكن التسجيل في سلة المحذوفات

• اسأل المنظم عما إذا كان قد تم حذفه عن قصد بدلاً من انتهاء صلاحيته. فصياغة الإشعار تكون متطابقة في كلتا الحالتين.
• تحقق مما إذا كان أي شخص قد قام بتنزيل نسخة. الملفات المحملة لا تتأثر بانتهاء الصلاحية.
• تحقق مما إذا كان الاجتماع قد سُجل بواسطة أداة أخرى. تحتفظ العديد من الفرق بتسجيل ثانٍ خارج Microsoft 365 لهذا السبب تحديداً.

إذا كنت تبحث عن تسجيل مفقود على منصة أخرى، فإن نفس المنطق ينطبق. راجع أدلتنا حول عدم ظهور تسجيل Zoom وحول إدارة تسجيلات Google Meet في Google Drive.

جرّب Record Meeting

هل سئمت من انتهاء صلاحية تسجيلات Teams؟ سجل أي مكالمة Teams من متصفح Chrome الخاص بك دون وجود روبوت في المكالمة، واحتفظ بالفيديو والنص المفرغ والملخص المدعوم بالذكاء الاصطناعي في مساحة عمل لا تنتهي صلاحيتها أبداً.

ابدأ مجاناً

كيف تتجنب فقدان تسجيلات Teams مرة أخرى

تُعد استعادة الملفات من سلة المحذوفات خطة طوارئ جيدة، لكنها ليست روتيناً عملياً. يمكن لبعض العادات البسيطة أن تقضي على هذه المشكلة تماماً.

حدد التسجيلات المهمة قبل انتهاء صلاحيتها

ليس من الضروري الاحتفاظ بكل اجتماع يومي للأبد. اتفقوا كفريق على أنواع الاجتماعات التي يجب الاحتفاظ بها (مثل مكالمات العملاء، وجلسات التدريب، واجتماعات اتخاذ القرارات، والمقابلات)، وألغوا تاريخ انتهاء الصلاحية الخاص بها في نفس يوم تسجيلها. أما بالنسبة لبقية الاجتماعات، فدعوا الإعداد الافتراضي يقوم بعمله لتوفير مساحة التخزين.

قم بتنزيل التسجيلات المهمة

يمكن للمنظمين والمنظمين المساعدين تنزيل ملف MP4 من OneDrive أو SharePoint. قم بتخزينه في مجلد المشروع حيث توجد بقية ملفات العمل. يُعد النص المفرغ ملفاً منفصلاً، لذا قم بتنزيله أيضاً إذا كنت بحاجة إلى النص.

دوّن القواعد كتابياً

إذا كانت شركتك تعتمد على التسجيلات، فاكتب بوضوح من يقوم بالتسجيل، ومدة الاحتفاظ بالتسجيلات، وأين تُحفظ النسخ. يجب على الفرق التي يتعين عليها الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) أو التزامات الاحتفاظ الأخرى أن تتعامل مع هذا الأمر كجزء أساسي من قائمة التحقق من الامتثال الخاصة بها، وليس كفكرة لاحقة.

احتفظ بنسخة خارج بيئة Microsoft 365 الخاصة بك

أبسط طريقة لتجنب سياسة انتهاء الصلاحية هي امتلاك تسجيل لا يخضع لها من الأساس. Record Meeting هي إضافة لمتصفح Chrome تقوم بتسجيل مكالمات Teams مباشرة من تطبيق الويب الخاص بـ Teams في متصفحك. انضم إلى الاجتماع باختيار Continue on this browser، وانقر على زر التسجيل، وسيتم التقاط المكالمة من علامة تبويب المتصفح الخاصة بك دون انضمام أي روبوت إلى قائمة المشاركين.

عند مغادرة الاجتماع، يُرفع التسجيل إلى مساحة عمل Record Meeting الخاصة بك، حيث يبقى هناك حتى تقوم بحذفه. لا يوجد عد تنازلي لانتهاء الصلاحية، ومساحة تخزين التسجيلات غير محدودة في كل خطة. يأتي كل تسجيل أيضاً مع نص مفرغ بأكثر من 50 لغة، وتسميات للمتحدثين، وملخص مدعوم بالذكاء الاصطناعي مع عناصر العمل، ويمكنك مشاركته عبر رابط أو تنزيل ملف MP4 والنص المفرغ. تعمل هذه الأداة سواء كنت المنظم أو مشاركاً أو ضيفاً خارجياً، ولا تعتمد على سياسة التسجيل الخاصة بمؤسستك.

تذكيران هامان: أخبر المشاركين أنك تقوم بالتسجيل، واتبع قواعد الاستخدام المقبول الخاصة بمؤسستك تماماً كما تفعل مع مسجل Teams المدمج. يغطي دليلنا حول كيفية مشاركة ملاحظات الاجتماع مع فريقك ما يجب فعله بالتسجيل لاحقاً.

الأسئلة الشائعة

الخاتمة

من السهل التعامل مع ميزة انتهاء صلاحية تسجيلات Microsoft Teams بمجرد معرفة القواعد. تستمر التسجيلات لمدة 120 يوماً بشكل افتراضي، ويمكن للمالك تمديد التاريخ أو إزالته من صفحة المشغل، ويمكن للمسؤولين تغيير الإعداد الافتراضي للتسجيلات الجديدة، وتنتظر الملفات منتهية الصلاحية في سلة المحذوفات لمدة 90 يوماً تقريباً قبل أن تختفي. تحقق من تاريخ انتهاء الصلاحية للتسجيلات المهمة، وقم بتنزيل تلك التي لا يمكنك تحمل فقدانها، وفكر في الاحتفاظ بنسخة خارج مؤسستك باستخدام مسجل يعتمد على المتصفح مثل Record Meeting حتى لا تتفاجأ بانتهاء صلاحية أي تسجيل.