Caducidad de las grabaciones de Microsoft Teams: cómo cambiarla o recuperarlas

Abres el chat de una reunión de hace unos meses, haces clic en la grabación y aparece un mensaje indicando que ya no está disponible. Nadie la ha borrado. La caducidad de las grabaciones de Microsoft Teams hizo el trabajo automáticamente, ya que cada grabación de Teams incluye una fecha límite desde el momento en que se guarda.

Esta guía explica cómo funciona la caducidad de las grabaciones en Teams, cuánto duran por defecto, cómo comprobar y cambiar la fecha en un vídeo concreto, cómo los administradores pueden modificar la política general y cómo recuperar una grabación caducada antes de perderla para siempre.

¿Caducan las grabaciones de Microsoft Teams?

Sí. A menos que tu administrador haya desactivado la función, cada nueva grabación de una reunión de Teams y su transcripción reciben una fecha de caducidad al guardarse. Por defecto, esa fecha es de 120 días tras la creación del archivo. Cuando llega el día, OneDrive o SharePoint mueven el archivo a la papelera de reciclaje automáticamente y el enlace del chat de la reunión deja de funcionar.

Microsoft diseñó esto como una función de almacenamiento, no de seguridad. Según la documentación de Microsoft, una grabación de una hora en Teams ocupa unos 400 MB y ese archivo consume espacio en el OneDrive del organizador (o en el SharePoint del equipo para las reuniones de canal). La caducidad automática elimina silenciosamente las grabaciones que ya nadie ve.

Algunos detalles que conviene saber:

• La política afecta a reuniones y eventos. Los seminarios web y asambleas siguen la misma regla de caducidad que las reuniones normales. Las grabaciones de eventos publicados son la excepción, con una caducidad de 30 días que puede ampliarse a 90.
• Las cuentas educativas son más estrictas. El tiempo máximo de caducidad por defecto para los usuarios de Office 365 A1 es de 30 días.
• Ver una grabación no alarga su vida útil. La cuenta atrás avanza desde la fecha de creación sin importar cuántas veces se abra el vídeo.
• Las copias descargadas no caducan. La caducidad se aplica al archivo almacenado en OneDrive o SharePoint. Un MP4 que hayas descargado en tu ordenador es un archivo normal y corriente.

Cuando una grabación ha caducado, las personas que la abren ven un aviso que dice: “La grabación no está disponible en este momento. Comprueba con el organizador si todavía se está cargando, si ha caducado o si se ha eliminado”. Si ves ese mensaje y la reunión fue hace meses, lo más probable es que haya caducado.

¿Cuánto duran las grabaciones de Teams? La versión resumida

Cómo comprobar y cambiar la fecha de caducidad de una grabación en Teams

No hace falta ser administrador para cambiar la fecha de caducidad de una grabación concreta. Solo necesitas permiso de edición en el archivo, algo que el organizador y los coorganizadores de la reunión tienen automáticamente.

Paso 1: Encuentra la grabación

Abre el chat de la reunión en Teams y busca la tarjeta de la grabación. También puedes abrir la reunión pasada desde tu calendario de Teams y revisar la pestaña Grabaciones y transcripciones, o ir directamente a la carpeta Grabaciones en el OneDrive del organizador.

Paso 2: Abre la grabación en su página de reproducción

Haz clic en la grabación para abrirla en el navegador. La tarjeta del chat suele incluir una breve nota sobre cuándo caducará la grabación, con un enlace que abre esa misma página de reproducción.

Paso 3: Selecciona la cuenta atrás de caducidad

Debajo del vídeo verás la cuenta atrás de caducidad, por ejemplo, una nota indicando que la grabación caduca en un número determinado de días. Haz clic ahí para abrir las opciones de caducidad.

Paso 4: Elige un nuevo plazo o elimina la caducidad

Elige un plazo más largo en el menú desplegable para ampliar la grabación, o selecciona Quitar caducidad para conservar la grabación hasta que alguien la borre. La página de ayuda de Microsoft sobre cómo buscar y administrar grabaciones de reuniones en Teams documenta estos mismos pasos.

Hay dos cosas que suelen despistar:

• El mensaje del chat no se actualiza. La nota que avisa de que la grabación caducará se queda en la tarjeta del chat incluso después de haber eliminado la caducidad. Lo que cuenta es la configuración del archivo.
• Solo las grabaciones nuevas siguen una política modificada. Si tu administrador aumenta el límite por defecto, las grabaciones que ya existen mantienen su fecha antigua. Tendrás que cambiarlas una por una.

Cómo hacer que una grabación de Teams no caduque nunca

Sigue los mismos pasos y elige Quitar caducidad. A nivel de toda la organización, un administrador puede configurar el sistema por defecto para que las nuevas grabaciones no caduquen nunca (consulta la siguiente sección). No existe un ajuste a nivel de usuario que se aplique a todas tus grabaciones futuras a la vez.

Cómo cambian los administradores la política de caducidad en Teams

Si tu equipo se topa constantemente con el muro de los 120 días, la solución está en el centro de administración de Teams. El ajuste de caducidad forma parte de la política de reuniones, por lo que puede aplicarse a todo el mundo a través de la política global o solo a usuarios y grupos específicos mediante una política personalizada.

1. En el centro de administración de Teams, ve a Reuniones y luego a Directivas de reunión.
2. Abre la directiva global o la directiva personalizada asignada a los usuarios en cuestión.
3. Desplázate hasta Grabación y transcripción.
4. Usa el interruptor Las grabaciones y transcripciones expiran automáticamente para activar o desactivar la caducidad.
5. Con el interruptor activado, establece el Tiempo de expiración predeterminado en días. Se acepta cualquier valor entre 1 y 99.999.
6. Guarda los cambios y asigna la directiva a los usuarios o grupos si es personalizada.

Los administradores que prefieran usar PowerShell pueden emplear el cmdlet Set-CsTeamsMeetingPolicy con el parámetro NewMeetingRecordingExpirationDays. El valor es el número de días, y un valor de -1 (disponible solo a través de PowerShell) configura las grabaciones para que no caduquen nunca. La página de Microsoft sobre cómo administrar la directiva de expiración de grabaciones de Teams incluye el comando exacto.

Ten en cuenta dos advertencias:

• Los cambios no son retroactivos. Microsoft indica que los cambios en este ajuste solo afectan a las grabaciones y transcripciones creadas a partir de ese momento. Las grabaciones existentes conservan la fecha de caducidad que se les asignó a menos que alguien las edite individualmente.
• Caducidad no es lo mismo que retención. Si tu organización tiene normas legales o normativas sobre el tiempo que deben conservarse (o eliminarse) las grabaciones, esas reglas pertenecen a las etiquetas y directivas de retención de Microsoft Purview, que se aplican de forma independiente a la cuenta atrás de caducidad. Una caducidad más larga no cumple un requisito de retención, y una etiqueta de retención puede eliminar una grabación según su propia programación. Nuestra plantilla de política de grabación de reuniones explica cómo redactar esas normas para tu equipo.

Cómo recuperar una grabación de Teams caducada

Una grabación caducada no se elimina inmediatamente. Se mueve a la papelera de reciclaje de la ubicación donde se guardó y el propietario recibe un correo electrónico cuando eso ocurre. A partir de ese momento hay un margen de unos 90 días para restaurarla (la documentación de Microsoft cita entre 90 y 93 días dependiendo de la página). Una vez vaciada la papelera de reciclaje, la grabación no puede ser recuperada por nadie, ni siquiera por el soporte técnico de Microsoft.

Reuniones que no son de canal: el OneDrive del organizador

1. Averigua en qué OneDrive está la grabación. Para las reuniones programadas y ad hoc, es el del organizador. Para las llamadas 1:1 y de grupo, pertenece a la persona que pulsó Grabar.
2. Esa persona inicia sesión en OneDrive en la web y selecciona Papelera de reciclaje en el menú de navegación izquierdo.
3. Busca el archivo de la grabación (suele llevar el nombre de la reunión) y selecciona Restaurar.
4. El archivo vuelve a la carpeta Grabaciones y el enlace en el chat de la reunión vuelve a funcionar.

Reuniones de canal: el sitio de SharePoint del equipo

1. En Teams, abre el canal, ve a la pestaña Archivos, selecciona Más y luego Abrir en SharePoint.
2. Selecciona Papelera de reciclaje en la navegación del sitio. Si no está visible, abre Contenidos del sitio y busca la papelera en la parte superior derecha.
3. Marca la grabación y selecciona Restaurar. Cualquier persona con permiso de edición puede restaurar elementos aquí, no solo la persona que grabó.
4. Si el archivo no está, un administrador de la colección de sitios todavía podría encontrarlo en la papelera de reciclaje de segunda etapa.

Una vez restaurada, la grabación ya no caduca automáticamente, por lo que no tendrás que repetir este proceso más adelante.

Si la grabación no está en la papelera de reciclaje

• Pregunta al organizador si se borró a propósito en lugar de caducar. El texto del aviso es el mismo en ambos casos.
• Comprueba si alguien descargó una copia. Los archivos descargados no se ven afectados por la caducidad.
• Revisa si la reunión se grabó con otra herramienta. Muchos equipos guardan una segunda grabación fuera de Microsoft 365 exactamente por este motivo.

Si estás buscando una grabación perdida en otra plataforma, se aplica la misma lógica. Consulta nuestras guías sobre qué hacer si no aparece una grabación de Zoom y sobre cómo gestionar las grabaciones de Google Meet en Google Drive.

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¿Cansado de que caduquen las grabaciones de Teams? Graba cualquier llamada de Teams desde tu navegador Chrome sin bots en la llamada, y guarda el vídeo, la transcripción y el resumen con IA en un espacio de trabajo sin fecha de caducidad.

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Cómo no volver a perder una grabación de Teams

Recuperar archivos de una papelera de reciclaje es un buen plan de emergencia, pero una mala rutina. Unos pocos hábitos eliminan el problema de raíz.

Decide qué grabaciones importan antes de que caduquen

No todas las reuniones diarias necesitan vivir para siempre. Acuerda con tu equipo qué tipos de reuniones deben conservarse (llamadas con clientes, sesiones de formación, reuniones de toma de decisiones, entrevistas) y elimina la caducidad de esos archivos el mismo día que se graban. Para el resto, deja que el límite por defecto haga su trabajo y libere espacio de almacenamiento.

Descarga las grabaciones importantes

Los organizadores y coorganizadores pueden descargar el MP4 desde OneDrive o SharePoint. Guárdalo en la carpeta del proyecto donde esté el resto del trabajo. La transcripción es un archivo independiente, así que descárgala también si necesitas el texto.

Pon las normas por escrito

Si tu empresa depende de las grabaciones, deja por escrito quién graba, cuánto tiempo se conservan y adónde van las copias. Los equipos que deban cumplir con el RGPD u otras obligaciones de retención deberían tratar esto como parte de su lista de control de cumplimiento en lugar de pensarlo a posteriori.

Guarda una copia fuera de tu entorno de Microsoft 365

La forma más sencilla de escapar de la política de caducidad es tener una grabación que nunca haya estado sujeta a ella. Record Meeting es una extensión para Chrome que graba las llamadas de Teams directamente desde la aplicación web de Teams en tu navegador. Únete a la reunión con Continuar en este explorador, haz clic en el botón de grabar y la llamada se capturará desde tu propia pestaña del navegador sin que ningún bot se una a la lista de participantes.

Al salir, la grabación se sube a tu espacio de trabajo privado de Record Meeting, donde permanece hasta que la borres. No hay cuenta atrás de caducidad y el almacenamiento de grabaciones es ilimitado en todos los planes. Cada grabación incluye también una transcripción en más de 50 idiomas, etiquetas de los hablantes y un resumen con IA que incluye tareas pendientes. Puedes compartirla con un enlace o descargar el MP4 y la transcripción. Funciona tanto si eres el organizador, un participante o un invitado externo, y no depende de la política de grabación de tu organización.

Dos recordatorios: avisa a los participantes de que estás grabando y sigue las normas de uso aceptable de tu organización exactamente igual que harías con la grabadora nativa. Nuestra guía sobre cómo compartir las notas de las reuniones con tu equipo explica qué hacer con la grabación después.

Preguntas frecuentes

Conclusión

Es fácil convivir con la caducidad de las grabaciones de Microsoft Teams una vez que conoces las reglas. Las grabaciones duran 120 días por defecto, el propietario puede ampliar o eliminar la fecha desde la página de reproducción, los administradores pueden cambiar el límite predeterminado para las nuevas grabaciones y los archivos caducados esperan en la papelera de reciclaje durante unos 90 días antes de desaparecer. Comprueba la caducidad de las grabaciones importantes, descarga las que no te puedes permitir perder y plantéate guardar una copia fuera de tu entorno con una grabadora basada en el navegador como Record Meeting para que ninguna fecha límite te vuelva a pillar por sorpresa.