Expiração de gravações no Microsoft Teams: como alterar ou recuperar

Você abre o chat de uma reunião de alguns meses atrás, clica na gravação e recebe uma mensagem dizendo que ela não está mais disponível. Ninguém a excluiu. A expiração de gravação do Microsoft Teams fez o trabalho automaticamente, pois toda gravação de reunião no Teams recebe uma data de validade no momento em que é salva.

Este guia explica como funciona a expiração de gravações no Teams, quanto tempo elas duram por padrão, como verificar e alterar a data de expiração de um vídeo específico, como os administradores podem mudar a política para todos e como recuperar uma gravação expirada no Teams antes que ela desapareça para sempre.

As gravações do Microsoft Teams expiram?

Sim. A menos que o seu administrador tenha desativado o recurso, toda nova gravação de reunião do Teams e sua respectiva transcrição recebem uma data de expiração ao serem salvas. Por padrão, essa data é de 120 dias após a criação da gravação. Quando a data chega, o OneDrive ou o SharePoint move o arquivo para a lixeira automaticamente, e o link no chat da reunião para de funcionar.

A Microsoft criou isso como um recurso de armazenamento, não de segurança. De acordo com a documentação da Microsoft, uma gravação de uma hora no Teams tem cerca de 400 MB, e o arquivo consome a cota do OneDrive do organizador (ou a cota do SharePoint da equipe no caso de reuniões de canal). A expiração automática limpa silenciosamente as gravações que ninguém assiste mais.

Alguns detalhes que valem a pena saber:

• A política abrange reuniões e eventos. Webinars e assembleias (town halls) seguem a mesma configuração de expiração das reuniões normais. As gravações de eventos publicadas são a exceção, com uma validade de 30 dias que pode ser estendida para 90 dias.
• Inquilinos (tenants) educacionais são mais rigorosos. O tempo máximo de expiração padrão para usuários do Office 365 A1 é de 30 dias.
• Assistir a uma gravação não estende seu prazo. A contagem regressiva ocorre a partir da data de criação, independentemente da frequência com que o vídeo é aberto.
• Cópias baixadas não expiram. A expiração se aplica ao arquivo armazenado no OneDrive ou no SharePoint. Um MP4 que você baixou para o seu computador é um arquivo comum.

Quando uma gravação expira, as pessoas que a abrem veem um aviso dizendo que a gravação está indisponível no momento e pedindo para verificar com o organizador se ela ainda está sendo carregada, se expirou ou se foi excluída. Se você vir essa mensagem e a reunião tiver ocorrido há meses, a expiração é a causa mais provável.

Quanto tempo duram as gravações do Teams? A versão resumida

Como verificar e alterar a data de expiração de uma gravação do Teams

Você não precisa ser um administrador para alterar a data de expiração de uma gravação específica. Basta ter permissão de edição no arquivo, algo que o organizador e os coorganizadores da reunião já possuem automaticamente.

Passo 1: Encontre a gravação

Abra o chat da reunião no Teams e procure o card da gravação. Você também pode abrir a reunião passada no seu calendário do Teams e verificar a aba Gravações e Transcrições, ou ir direto para a pasta Gravações no OneDrive do organizador.

Passo 2: Abra a gravação na página do player

Clique na gravação para abri-la no navegador. O card do chat geralmente inclui uma breve nota sobre quando a gravação vai expirar, com um link “aqui” que abre a mesma página do player.

Passo 3: Selecione a contagem regressiva de expiração

Abaixo do vídeo, você verá a contagem regressiva de expiração, por exemplo, um aviso de que a gravação expira em um determinado número de dias. Selecione esse aviso para abrir as opções de expiração.

Passo 4: Escolha um novo prazo ou remova a expiração

Escolha um prazo maior no menu suspenso para estender a gravação, ou selecione Remover expiração para que a gravação seja mantida até que alguém a exclua. A página de ajuda da Microsoft sobre como encontrar e gerenciar gravações de reuniões no Teams documenta esses mesmos passos.

Duas coisas costumam confundir as pessoas:

• A mensagem do chat não é atualizada. A nota dizendo que a gravação vai expirar permanece no card do chat mesmo depois de você remover a expiração. O que vale é a configuração aplicada no arquivo.
• Apenas novas gravações seguem uma política alterada. Se o seu administrador aumentar o prazo padrão, as gravações que já existem mantêm a data antiga. Você terá que alterá-las uma por uma.

Como fazer com que uma gravação do Teams nunca expire

Siga os mesmos passos e escolha Remover expiração. Para toda a organização, um administrador pode definir o padrão para que as novas gravações nunca expirem (veja a próxima seção). Não há uma configuração no nível do usuário que se aplique a todas as suas gravações futuras de uma só vez.

Como os administradores alteram a política de expiração de gravações do Teams

Se a sua equipe vive esbarrando no limite de 120 dias, a solução está no centro de administração do Teams. A configuração de expiração faz parte da política de reunião, portanto, pode se aplicar a todos por meio da política Global ou apenas a usuários e grupos específicos por meio de uma política personalizada.

1. No centro de administração do Teams, vá para Reuniões e depois em Políticas de reunião.
2. Abra a política Global ou a política personalizada atribuída aos usuários em questão.
3. Role até Gravação e transcrição.
4. Use a chave seletora Gravações e transcrições expiram automaticamente para ativar ou desativar a expiração.
5. Com a chave ativada, defina o Tempo de expiração padrão em dias. Qualquer valor de 1 a 99.999 é aceito.
6. Salve e atribua a política a usuários ou grupos, caso seja uma política personalizada.

Administradores que preferem o PowerShell podem usar o cmdlet Set-CsTeamsMeetingPolicy com o parâmetro NewMeetingRecordingExpirationDays. O valor é o número de dias, e um valor de -1 (disponível apenas via PowerShell) configura as gravações para nunca expirarem. A página da Microsoft sobre como gerenciar a política de expiração de gravação do Teams traz o comando exato.

Tenha duas ressalvas em mente:

• As alterações não são retroativas. A Microsoft afirma que as mudanças nessa configuração afetam apenas as gravações e transcrições recém-criadas. As gravações existentes mantêm a data de expiração que receberam, a menos que alguém as edite individualmente.
• Expiração não é retenção. Se a sua organização tem regras legais ou regulatórias sobre por quanto tempo as gravações devem ser mantidas (ou excluídas), isso deve ser configurado nas políticas e rótulos de retenção do Microsoft Purview, que são aplicados separadamente da contagem regressiva de expiração. Uma validade maior não atende a um requisito de retenção, e um rótulo de retenção pode excluir uma gravação de acordo com seu próprio cronograma. Nosso modelo de política de gravação de reuniões mostra como documentar essas regras para a sua equipe.

Como recuperar uma gravação expirada do Teams

Uma gravação expirada não é excluída imediatamente. Ela é movida para a lixeira do local onde foi salva, e o proprietário recebe um e-mail quando isso acontece. A partir desse ponto, há uma janela de aproximadamente 90 dias para restaurá-la (a documentação da Microsoft cita de 90 a 93 dias, dependendo da página). Depois que a lixeira é esvaziada, a gravação não pode ser recuperada por ninguém, nem mesmo pelo suporte da Microsoft.

Reuniões fora de canais: o OneDrive do organizador

1. Descubra em qual OneDrive a gravação está armazenada. Para reuniões agendadas e ad hoc, é no do organizador. Para chamadas 1:1 e em grupo, pertence à pessoa que apertou o botão de gravar.
2. Essa pessoa faz login no OneDrive pela web e seleciona a Lixeira na navegação à esquerda.
3. Encontre o arquivo da gravação (geralmente tem o nome da reunião) e selecione Restaurar.
4. O arquivo retorna para a pasta Gravações, e o link no chat da reunião volta a funcionar.

Reuniões de canal: o site do SharePoint da equipe

1. No Teams, abra o canal, vá para a aba Arquivos, selecione Mais e depois Abrir no SharePoint.
2. Selecione a Lixeira na navegação do site. Se não estiver visível, abra o Conteúdo do site e procure a lixeira no canto superior direito.
3. Marque a gravação e selecione Restaurar. Qualquer pessoa com permissão de edição pode restaurar itens aqui, não apenas quem gravou.
4. Se o arquivo não estiver lá, um administrador do conjunto de sites ainda pode encontrá-lo na lixeira de segundo estágio.

Uma vez restaurada, a gravação não expira mais automaticamente, então você não precisa repetir esse processo depois.

Se a gravação não estiver na lixeira

• Pergunte ao organizador se ela foi excluída de propósito em vez de ter expirado. O texto do aviso é o mesmo em ambos os casos.
• Verifique se alguém baixou uma cópia. Arquivos baixados não são afetados pela expiração.
• Verifique se a reunião foi gravada por outra ferramenta. Muitas equipes mantêm uma segunda gravação fora do Microsoft 365 exatamente por esse motivo.

Se você está procurando uma gravação perdida em outra plataforma, a mesma lógica se aplica. Veja nossos guias sobre gravação do Zoom que não aparece e sobre como gerenciar gravações do Google Meet no Google Drive.

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Cansado de ver suas gravações do Teams expirarem? Grave qualquer chamada do Teams direto do seu navegador Chrome, sem bots na ligação, e mantenha o vídeo, a transcrição e o resumo com IA em um espaço de trabalho sem data de validade.

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Como nunca mais perder uma gravação do Teams

Recuperar arquivos de uma lixeira é um bom plano de emergência, mas uma péssima rotina. Alguns hábitos eliminam esse problema.

Decida quais gravações importam antes que expirem

Nem toda reunião diária precisa durar para sempre. Combine com a equipe quais tipos de reuniões devem ser mantidas (chamadas com clientes, sessões de treinamento, reuniões de decisão, entrevistas) e remova a expiração delas no mesmo dia em que forem gravadas. Para o restante, deixe o padrão fazer o seu trabalho e liberar espaço de armazenamento.

Baixe as gravações importantes

Organizadores e coorganizadores podem baixar o MP4 do OneDrive ou do SharePoint. Guarde-o na pasta do projeto onde o resto do trabalho fica armazenado. A transcrição é um arquivo separado, então baixe-a também se precisar do texto.

Coloque as regras no papel

Se a sua empresa depende de gravações, documente quem grava, por quanto tempo as gravações são mantidas e para onde vão as cópias. Equipes que precisam cumprir o GDPR ou outras obrigações de retenção devem tratar isso como parte de seu checklist de conformidade, e não como algo secundário.

Mantenha uma cópia fora do seu tenant do Microsoft 365

A maneira mais simples de escapar da política de expiração é ter uma gravação que nunca esteve sujeita a ela. O Record Meeting é uma extensão do Chrome que grava chamadas do Teams diretamente do aplicativo web do Teams no seu navegador. Entre na reunião selecionando Continuar neste navegador, clique no botão de gravar e a chamada será capturada da sua própria aba do navegador, sem nenhum bot entrando na lista de participantes.

Quando você sai, a gravação é enviada para o seu espaço de trabalho privado no Record Meeting, onde permanece até que você a exclua. Não há contagem regressiva de expiração, e o armazenamento de gravações é ilimitado em todos os planos. Cada gravação também vem com uma transcrição em mais de 50 idiomas, identificação de quem está falando e um resumo com IA contendo itens de ação. Você pode compartilhá-la com um link ou baixar o MP4 e a transcrição. Funciona independentemente de você ser o organizador, um participante ou um convidado externo, e não depende da política de gravação do seu tenant.

Dois lembretes: avise aos participantes que você está gravando e siga as regras de uso aceitável da sua organização exatamente como faria com o gravador nativo. Nosso guia sobre como compartilhar anotações de reuniões com sua equipe aborda o que fazer com a gravação depois.

Perguntas Frequentes

Conclusão

A expiração de gravações no Microsoft Teams é fácil de lidar quando você conhece as regras. As gravações duram 120 dias por padrão, o proprietário pode estender ou remover a data pela página do player, os administradores podem alterar o padrão para novas gravações, e os arquivos expirados aguardam na lixeira por cerca de 90 dias antes de desaparecerem. Verifique a expiração das gravações importantes, baixe aquelas que você não pode se dar ao luxo de perder e considere manter uma cópia fora do seu tenant com um gravador baseado em navegador como o Record Meeting, para que nenhuma data de validade pegue você de surpresa.