Utgångsdatum för inspelningar i Microsoft Teams: Ändra eller återställ
Lär dig hur utgångsdatum för inspelningar i Microsoft Teams fungerar. Vi går igenom standardgränsen på 120 dagar, hur du ändrar datumet och återställer filer.
Du öppnar chatten från ett möte för några månader sedan, klickar på inspelningen och möts av ett meddelande om att den inte längre är tillgänglig. Ingen har raderat den. Det är funktionen för utgångsdatum i Microsoft Teams som har gjort sitt jobb automatiskt, eftersom varje inspelat Teams-möte får ett utgångsdatum så fort det sparas.
Den här guiden förklarar hur utgångsdatum för Teams-inspelningar fungerar, hur länge de sparas som standard, hur du kontrollerar och ändrar datumet för en enskild inspelning, hur administratörer ändrar policyn för alla, och hur du återställer en utgången Teams-inspelning innan den försvinner för gott.
Förfaller inspelningar i Microsoft Teams?
Ja. Om inte din administratör har stängt av funktionen får varje ny inspelning och dess transkribering ett utgångsdatum när den sparas. Som standard är detta datum 120 dagar efter att inspelningen skapades. När dagen är inne flyttar OneDrive eller SharePoint automatiskt filen till papperskorgen, och länken i möteschatten slutar fungera.
Microsoft byggde detta som en lagringsfunktion, inte en säkerhetsfunktion. Enligt Microsofts dokumentation tar en timmes Teams-inspelning upp cirka 400 MB, och filen räknas in i arrangörens lagringskvot på OneDrive (eller teamets SharePoint-kvot för kanalmöten). Automatisk radering rensar i tysthet bort inspelningar som ingen tittar på längre.
Några detaljer värda att känna till:
- Policyn gäller möten och evenemang. Webbseminarier och stormöten (town halls) följer samma inställningar för utgångsdatum som vanliga möten. Publicerade evenemangsinspelningar är undantaget, med en gräns på 30 dagar som kan förlängas till 90 dagar.
- Utbildningslicenser är striktare. Den maximala standardtiden för användare av Office 365 A1 är 30 dagar.
- Att titta på en inspelning förlänger inte tiden. Nedräkningen utgår från skapandedatumet oavsett hur ofta videon öppnas.
- Nedladdade kopior förfaller inte. Utgångsdatumet gäller endast filen som lagras i OneDrive eller SharePoint. En MP4-fil som du har laddat ner till din dator fungerar som en helt vanlig fil.
När en inspelning har förfallit möts de som öppnar den av en banderoll med texten: “Inspelningen är för närvarande inte tillgänglig. Kontrollera med arrangören om den fortfarande laddas upp, har förfallit eller har raderats.” Om du ser det meddelandet och mötet ägde rum för flera månader sedan är ett passerat utgångsdatum den mest troliga orsaken.
Hur länge sparas Teams-inspelningar? En kort sammanfattning
| Fråga | Svar |
|---|---|
| Standardgräns | 120 dagar efter att inspelningen skapades |
| Intervall en administratör kan ställa in | 1 till 99 999 dagar, eller att de aldrig förfaller |
| Var filen sparas | I mappen Inspelningar (Recordings) på arrangörens OneDrive, eller på kanalens SharePoint-webbplats för kanalmöten |
| Vad som händer när tiden går ut | Filen flyttas till papperskorgen i OneDrive eller SharePoint och ägaren får ett e-postmeddelande |
| Tidsfönster för återställning | Cirka 90 dagar i papperskorgen, därefter raderas den permanent |
| Efter återställning | Inspelningen förfaller inte längre automatiskt |
| Vem som kan ändra datumet | Alla med redigeringsbehörighet för filen, vanligtvis arrangören och medarrangörerna |
Så kontrollerar och ändrar du utgångsdatumet för en Teams-inspelning
Du behöver inte vara administratör för att ändra utgångsdatumet för en specifik inspelning. Du behöver bara ha redigeringsbehörighet för filen, vilket mötesarrangören och medarrangörerna får automatiskt.
Steg 1: Hitta inspelningen
Öppna möteschatten i Teams och leta efter kortet för inspelningen. Du kan också öppna det tidigare mötet från din Teams-kalender och titta under fliken Inspelningar och transkriptioner, eller gå direkt till mappen Inspelningar på arrangörens OneDrive.
Steg 2: Öppna inspelningen i videospelaren
Klicka på inspelningen för att öppna den i webbläsaren. Chattkortet innehåller oftast en kort notis om när inspelningen löper ut, med en länk som öppnar samma videospelare.
Steg 3: Klicka på nedräkningen för utgångsdatumet
Under videon ser du en nedräkning, till exempel ett meddelande om att inspelningen förfaller om ett visst antal dagar. Klicka på den för att öppna alternativen för utgångsdatum.
Steg 4: Välj en ny tidsram eller ta bort utgångsdatumet
Välj en längre tidsram i rullgardinsmenyn för att förlänga inspelningen, eller välj Ta bort utgångsdatum (Remove expiration) så att inspelningen sparas tills någon raderar den manuellt. Microsofts hjälpsida om att hitta och hantera mötesinspelningar i Teams dokumenterar samma steg.
Det finns två saker som ofta ställer till det:
- Chattmeddelandet uppdateras inte. Notisen om att inspelningen kommer att förfalla ligger kvar på chattkortet även efter att du har tagit bort utgångsdatumet. Det är inställningen på själva filen som räknas.
- Endast nya inspelningar följer en ändrad policy. Om din administratör höjer standardgränsen behåller befintliga inspelningar sitt gamla datum. Du måste ändra dessa en och en.
Så får du en Teams-inspelning att aldrig förfalla
Följ samma steg som ovan och välj Ta bort utgångsdatum. För hela organisationen kan en administratör ställa in standardvärdet så att nya inspelningar aldrig förfaller (se nästa avsnitt). Det finns ingen inställning på användarnivå som gäller för alla dina framtida inspelningar på en och samma gång.
Så ändrar administratörer policyn för utgångsdatum i Teams
Om ditt team ständigt slår i taket på 120 dagar finns lösningen i administrationscentret för Teams. Inställningen för utgångsdatum är en del av mötespolicyn, så den kan gälla för alla via den globala policyn, eller endast för specifika användare och grupper genom en anpassad policy.
- I administrationscentret för Teams går du till Möten (Meetings) och sedan Mötesprinciper (Meeting policies).
- Öppna den globala policyn eller den anpassade policyn som tilldelats de aktuella användarna.
- Skrolla ner till Inspelning och transkription (Recording & transcription).
- Använd reglaget för Inspelningar och transkriptioner förfaller automatiskt (Recordings and transcriptions automatically expire) för att slå på eller av funktionen.
- När reglaget är påslaget ställer du in Standardtid för utgång (Default expiration time) i dagar. Alla värden från 1 till 99 999 accepteras.
- Spara och tilldela policyn till användare eller grupper om det är en anpassad policy.
Administratörer som föredrar PowerShell kan använda cmdleten Set-CsTeamsMeetingPolicy med parametern NewMeetingRecordingExpirationDays. Värdet är antalet dagar, och ett värde på -1 (endast tillgängligt via PowerShell) ställer in att inspelningar aldrig ska förfalla. Microsofts sida om att hantera policyn för utgångsdatum för Teams-inspelningar innehåller det exakta kommandot.
Ha två viktiga undantag i åtanke:
- Ändringar är inte retroaktiva. Microsoft uppger att ändringar av denna inställning endast påverkar nyskapade inspelningar och transkriptioner. Befintliga inspelningar behåller det utgångsdatum de fick från början, såvida ingen redigerar dem individuellt.
- Utgångsdatum är inte samma sak som lagringskrav. Om din organisation har juridiska eller regulatoriska regler för hur länge inspelningar måste sparas (eller måste raderas), hanteras dessa i Microsoft Purviews kvarhållningsetiketter och principer. Dessa tillämpas separat från nedräkningen av utgångsdatumet. Ett längre utgångsdatum uppfyller inte ett lagringskrav, och en kvarhållningsetikett kan radera en inspelning enligt sitt eget schema. Vår mall för policy för mötesinspelningar går igenom hur du formulerar dessa regler för ditt team.
Så återställer du en utgången Teams-inspelning
En utgången inspelning raderas inte omedelbart. Den flyttas till papperskorgen på den plats där den sparades, och ägaren får ett e-postmeddelande när det händer. Från den tidpunkten har du ett fönster på ungefär 90 dagar att återställa den (Microsofts dokumentation anger 90 till 93 dagar beroende på sida). När papperskorgen har tömts kan inspelningen inte återställas av någon, inte ens av Microsofts support.
Vanliga möten: arrangörens OneDrive
- Ta reda på vems OneDrive som innehåller inspelningen. För schemalagda och spontana möten är det arrangörens. För 1:1-samtal och gruppsamtal tillhör den personen som klickade på Spela in.
- Den personen loggar in på OneDrive på webben och väljer Papperskorgen (Recycle bin) i den vänstra menyn.
- Hitta inspelningsfilen (den är vanligtvis döpt efter mötet) och välj Återställ (Restore).
- Filen återgår till mappen Inspelningar, och länken i möteschatten börjar fungera igen.
Kanalmöten: teamets SharePoint-webbplats
- Öppna kanalen i Teams, gå till fliken Filer, välj Mer och sedan Öppna i SharePoint.
- Välj Papperskorgen i webbplatsens navigeringsmeny. Om den inte syns öppnar du Webbplatsinnehåll (Site contents) och letar efter papperskorgen uppe till höger.
- Markera inspelningen och välj Återställ. Alla med redigeringsbehörighet kan återställa objekt här, inte bara personen som spelade in.
- Om filen saknas kan en administratör för webbplatssamlingen eventuellt fortfarande hitta den i papperskorgen för andra steget (second-stage recycle bin).
När en inspelning har återställts förfaller den inte längre automatiskt, så du behöver inte upprepa detta senare.
Om inspelningen inte finns i papperskorgen
- Fråga arrangören om den raderades med flit i stället för att ha förfallit. Texten på banderollen är densamma i båda fallen.
- Kontrollera om någon har laddat ner en kopia. Nedladdade filer påverkas inte av utgångsdatum.
- Undersök om mötet spelades in med ett annat verktyg. Många team sparar en andra inspelning utanför Microsoft 365 av just denna anledning.
Om du letar efter en saknad inspelning på en annan plattform gäller samma logik. Läs våra guider om vad du gör när en Zoom-inspelning inte dyker upp och om att hantera Google Meet-inspelningar i Google Drive.
Testa Record Meeting
Trött på att Teams-inspelningar förfaller? Spela in valfritt Teams-samtal direkt från din Chrome-webbläsare utan någon bot i samtalet. Spara video, transkribering och AI-sammanfattning i en arbetsyta helt utan utgångsdatum.
Kom igång gratis
Så undviker du att någonsin förlora en Teams-inspelning igen
Att återställa filer från papperskorgen är en bra nödplan men en dålig rutin. Några enkla vanor löser problemet.
Bestäm vilka inspelningar som är viktiga innan de förfaller
Varje litet avstämningsmöte behöver inte sparas för evigt. Kom överens inom teamet om vilka typer av möten som bör behållas (kundsamtal, utbildningar, beslutsmöten, intervjuer) och ta bort utgångsdatumet på dessa samma dag som de spelas in. För resten kan ni låta standardinställningen göra sitt jobb och frigöra lagringsutrymme.
Ladda ner viktiga inspelningar
Arrangörer och medarrangörer kan ladda ner MP4-filen från OneDrive eller SharePoint. Spara den i projektmappen där resten av arbetet ligger. Transkriberingen är en separat fil, så ladda ner den också om du behöver texten.
Skriv ner reglerna
Om ditt företag förlitar sig på inspelningar bör ni skriva ner vem som spelar in, hur länge inspelningarna sparas och var kopiorna hamnar. Team som måste uppfylla GDPR eller andra krav på datalagring bör hantera detta som en del av sin checklista för regelefterlevnad snarare än en eftertanke.
Spara en kopia utanför er Microsoft 365-miljö
Det enklaste sättet att undkomma policyn för utgångsdatum är att ha en inspelning som aldrig omfattades av den. Record Meeting är ett Chrome-tillägg som spelar in Teams-samtal direkt från Teams-webbappen i din webbläsare. Anslut till mötet med Fortsätt i den här webbläsaren (Continue on this browser), klicka på inspelningsknappen, och samtalet spelas in från din egen webbläsarflik utan att någon bot ansluter till deltagarlistan.
När du lämnar mötet laddas inspelningen upp till din privata arbetsyta i Record Meeting, där den stannar tills du raderar den. Det finns ingen nedräkning till ett utgångsdatum, och lagringsutrymmet för inspelningar är obegränsat i alla abonnemang. Varje inspelning kommer också med en transkribering på över 50 språk, talaretiketter och en AI-sammanfattning med åtgärdspunkter. Du kan dela den med en länk eller ladda ner MP4-filen och transkriberingen. Det fungerar oavsett om du är arrangör, deltagare eller en extern gäst, och är helt oberoende av din organisations inspelningspolicy.
Två påminnelser: berätta för deltagarna att du spelar in, och följ din organisations regler för acceptabel användning precis som du skulle göra med den inbyggda inspelningsfunktionen. Vår guide om hur du delar mötesanteckningar med ditt team går igenom vad du kan göra med inspelningen efteråt.
Vanliga frågor (FAQ)
Sammanfattning
Det är lätt att leva med utgångsdatum för inspelningar i Microsoft Teams när du väl känner till reglerna. Inspelningar sparas i 120 dagar som standard, ägaren kan förlänga eller ta bort datumet från videospelaren, administratörer kan ändra standardgränsen för nya inspelningar, och utgångna filer väntar i papperskorgen i ungefär 90 dagar innan de försvinner. Kontrollera utgångsdatumet på inspelningar som är viktiga, ladda ner de du inte har råd att förlora, och överväg att spara en kopia utanför er miljö med en webbläsarbaserad inspelare som Record Meeting så att du aldrig mer behöver oroa dig för ett bäst före-datum.
