Microsoft Teams Recording Expiration: इसे कैसे बदलें या रिकवर करें

आप कुछ महीने पहले हुई किसी मीटिंग का चैट खोलते हैं, रिकॉर्डिंग पर क्लिक करते हैं और आपको एक मैसेज दिखता है कि यह अब उपलब्ध नहीं है। इसे किसी ने डिलीट नहीं किया है। दरअसल, Microsoft Teams recording expiration ने अपना काम अपने आप कर दिया है। ऐसा इसलिए होता है क्योंकि हर Teams मीटिंग रिकॉर्डिंग के सेव होते ही उसकी एक एक्सपायरी डेट तय हो जाती है।

इस गाइड में हम बताएंगे कि Teams recording expiration कैसे काम करता है, डिफ़ॉल्ट रूप से रिकॉर्डिंग कितने समय तक रहती है, किसी एक रिकॉर्डिंग की एक्सपायरी डेट कैसे चेक करें और बदलें। साथ ही, एडमिन सभी के लिए पॉलिसी कैसे बदल सकते हैं और हमेशा के लिए डिलीट होने से पहले एक्सपायर हो चुकी Teams रिकॉर्डिंग को कैसे रिकवर किया जा सकता है।

क्या Microsoft Teams रिकॉर्डिंग एक्सपायर होती हैं?

हाँ। अगर आपके एडमिन ने इस फीचर को बंद नहीं किया है, तो हर नई Teams मीटिंग रिकॉर्डिंग और उसके ट्रांसक्रिप्ट के सेव होने पर उसे एक एक्सपायरी डेट मिल जाती है। डिफ़ॉल्ट रूप से यह डेट रिकॉर्डिंग बनने के 120 दिन बाद की होती है। यह तारीख आने पर OneDrive या SharePoint फ़ाइल को अपने आप रीसायकल बिन में भेज देता है और मीटिंग चैट में मौजूद लिंक काम करना बंद कर देता है।

Microsoft ने इसे एक स्टोरेज फीचर के तौर पर बनाया है, न कि सिक्योरिटी फीचर के तौर पर। Microsoft के डॉक्यूमेंटेशन के अनुसार, एक घंटे की Teams रिकॉर्डिंग लगभग 400 MB की होती है। यह फ़ाइल ऑर्गेनाइज़र के OneDrive कोटा (या चैनल मीटिंग्स के लिए टीम के SharePoint कोटा) का हिस्सा होती है। ऑटो एक्सपायरेशन उन रिकॉर्डिंग्स को चुपचाप हटा देता है जिन्हें अब कोई नहीं देखता।

कुछ ज़रूरी बातें जो आपको पता होनी चाहिए:

• यह पॉलिसी मीटिंग्स और इवेंट्स पर लागू होती है। वेबिनार और टाउन हॉल भी सामान्य मीटिंग्स वाली एक्सपायरेशन सेटिंग को ही फॉलो करते हैं। पब्लिश की गई इवेंट रिकॉर्डिंग इसका अपवाद हैं, जिनकी एक्सपायरी 30 दिन होती है जिसे 90 दिनों तक बढ़ाया जा सकता है।
• एजुकेशन टेनेंट्स के लिए नियम सख्त हैं। Office 365 A1 यूज़र्स के लिए अधिकतम डिफ़ॉल्ट एक्सपायरेशन समय 30 दिन है।
• रिकॉर्डिंग देखने से उसका समय नहीं बढ़ता। वीडियो को चाहे जितनी बार खोला जाए, उल्टी गिनती उसके बनने की तारीख से ही चलती रहती है।
• डाउनलोड की गई कॉपी एक्सपायर नहीं होती। एक्सपायरेशन सिर्फ OneDrive या SharePoint में सेव की गई फ़ाइल पर लागू होता है। आपके कंप्यूटर में डाउनलोड की गई MP4 एक साधारण फ़ाइल की तरह ही होती है।

जब कोई रिकॉर्डिंग एक्सपायर हो जाती है, तो उसे खोलने वालों को एक बैनर दिखता है जिसमें लिखा होता है: “The recording is currently unavailable. Please check with organizer whether it’s still being uploaded, has expired, or has been deleted.” अगर आपको यह मैसेज दिखता है और मीटिंग महीनों पहले हुई थी, तो इसकी सबसे बड़ी वजह एक्सपायरेशन ही है。

Teams रिकॉर्डिंग कितने समय तक रहती हैं? (संक्षेप में)

Teams रिकॉर्डिंग की एक्सपायरी डेट कैसे चेक करें और बदलें

किसी खास रिकॉर्डिंग की एक्सपायरी डेट बदलने के लिए आपका एडमिन होना ज़रूरी नहीं है। आपको सिर्फ फ़ाइल पर एडिट परमिशन चाहिए होती है, जो मीटिंग ऑर्गेनाइज़र और को-ऑर्गेनाइज़र्स के पास पहले से होती है।

स्टेप 1: रिकॉर्डिंग खोजें

Teams में मीटिंग चैट खोलें और रिकॉर्डिंग कार्ड देखें। आप अपने Teams कैलेंडर से पुरानी मीटिंग खोलकर Recordings and Transcripts टैब भी चेक कर सकते हैं, या सीधे ऑर्गेनाइज़र के OneDrive में Recordings फ़ोल्डर में जा सकते हैं।

स्टेप 2: रिकॉर्डिंग को उसके प्लेयर पेज पर खोलें

रिकॉर्डिंग को ब्राउज़र में खोलने के लिए उस पर क्लिक करें। चैट कार्ड में आमतौर पर एक छोटा सा नोट होता है कि रिकॉर्डिंग कब एक्सपायर होगी, जिसमें एक “here” लिंक होता है जो उसी प्लेयर पेज को खोलता है।

स्टेप 3: एक्सपायरेशन काउंटडाउन चुनें

वीडियो के नीचे आपको एक्सपायरेशन काउंटडाउन दिखाई देगा, उदाहरण के लिए एक नोट कि रिकॉर्डिंग कुछ दिनों में एक्सपायर हो जाएगी। एक्सपायरेशन के विकल्प खोलने के लिए उस पर क्लिक करें।

स्टेप 4: नया समय चुनें या एक्सपायरेशन हटा दें

रिकॉर्डिंग का समय बढ़ाने के लिए ड्रॉपडाउन से कोई लंबा समय चुनें, या Remove expiration चुनें ताकि रिकॉर्डिंग तब तक सुरक्षित रहे जब तक कोई उसे खुद डिलीट न कर दे। Microsoft के finding and managing meeting recordings in Teams वाले हेल्प पेज पर भी यही स्टेप्स बताए गए हैं।

दो बातें अक्सर लोगों को उलझन में डाल देती हैं:

• चैट मैसेज अपडेट नहीं होता। एक्सपायरेशन हटाने के बाद भी चैट कार्ड पर वह नोट बना रहता है जिसमें लिखा होता है कि रिकॉर्डिंग एक्सपायर हो जाएगी। असल में फ़ाइल पर की गई सेटिंग ही मायने रखती है।
• बदली गई पॉलिसी सिर्फ नई रिकॉर्डिंग्स पर लागू होती है। अगर आपके एडमिन डिफ़ॉल्ट समय बढ़ाते हैं, तो पहले से मौजूद रिकॉर्डिंग्स की पुरानी तारीख ही बनी रहती है। आपको उन्हें एक-एक करके बदलना होगा।

Teams रिकॉर्डिंग को कभी एक्सपायर न होने वाला कैसे बनाएं

इन्हीं स्टेप्स का इस्तेमाल करें और Remove expiration चुनें। पूरे ऑर्गनाइज़ेशन के लिए, एक एडमिन डिफ़ॉल्ट सेटिंग बदल सकता है ताकि नई रिकॉर्डिंग्स कभी एक्सपायर न हों (अगला सेक्शन देखें)। यूज़र लेवल पर ऐसी कोई सेटिंग नहीं है जो आपकी भविष्य की सभी रिकॉर्डिंग्स पर एक साथ लागू हो सके।

एडमिन Teams Recording Expiration Policy कैसे बदलते हैं

अगर आपकी टीम बार-बार 120 दिन की लिमिट से परेशान है, तो इसका समाधान Teams एडमिन सेंटर में है। एक्सपायरेशन सेटिंग मीटिंग पॉलिसी का हिस्सा होती है, इसलिए इसे ग्लोबल पॉलिसी के ज़रिए सभी पर या कस्टम पॉलिसी के ज़रिए सिर्फ खास यूज़र्स और ग्रुप्स पर लागू किया जा सकता है।

1. Teams एडमिन सेंटर में, Meetings और फिर Meeting policies पर जाएं।
2. ग्लोबल पॉलिसी या उन यूज़र्स को असाइन की गई कस्टम पॉलिसी खोलें।
3. स्क्रॉल करके Recording & transcription पर आएं।
4. एक्सपायरेशन को चालू या बंद करने के लिए Recordings and transcriptions automatically expire टॉगल का इस्तेमाल करें।
5. टॉगल चालू होने पर, दिनों में Default expiration time सेट करें। 1 से 99,999 तक कोई भी वैल्यू डाली जा सकती है।
6. सेव करें, और अगर यह कस्टम पॉलिसी है तो इसे यूज़र्स या ग्रुप्स को असाइन करें。

जो एडमिन PowerShell का इस्तेमाल करना पसंद करते हैं, वे NewMeetingRecordingExpirationDays पैरामीटर के साथ Set-CsTeamsMeetingPolicy cmdlet का इस्तेमाल कर सकते हैं। इसकी वैल्यू दिनों की संख्या होती है, और -1 की वैल्यू (जो सिर्फ PowerShell के ज़रिए उपलब्ध है) रिकॉर्डिंग्स को कभी एक्सपायर न होने के लिए सेट कर देती है। Microsoft के managing the Teams recording expiration policy पेज पर इसका सटीक कमांड दिया गया है।

दो ज़रूरी बातों का ध्यान रखें:

• बदलाव पुरानी रिकॉर्डिंग पर लागू नहीं होते। Microsoft का कहना है कि इस सेटिंग में किए गए बदलाव सिर्फ नई बनने वाली रिकॉर्डिंग्स और ट्रांसक्रिप्ट्स पर ही लागू होते हैं। मौजूदा रिकॉर्डिंग्स की एक्सपायरी डेट वही रहती है जो उन्हें दी गई थी, जब तक कि कोई उन्हें अलग से एडिट न करे।
• एक्सपायरेशन और रिटेंशन दोनों अलग हैं। अगर आपके ऑर्गनाइज़ेशन में रिकॉर्डिंग को कितने समय तक सुरक्षित रखना है (या डिलीट करना है) इसके लिए कानूनी या रेगुलेटरी नियम हैं, तो वे Microsoft Purview रिटेंशन लेबल्स और पॉलिसीज़ के दायरे में आते हैं। इन्हें एक्सपायरेशन काउंटडाउन से अलग लागू किया जाता है। लंबी एक्सपायरी डेट रिटेंशन की ज़रूरत को पूरा नहीं करती है, और एक रिटेंशन लेबल अपने तय समय पर रिकॉर्डिंग को डिलीट कर सकता है। हमारी meeting recording policy template में बताया गया है कि अपनी टीम के लिए इन नियमों को कैसे तैयार किया जाए।

एक्सपायर हो चुकी Teams रिकॉर्डिंग को कैसे रिकवर करें

कोई भी एक्सपायर हो चुकी रिकॉर्डिंग तुरंत डिलीट नहीं होती है। इसे उस लोकेशन के रीसायकल बिन में भेज दिया जाता है जहाँ इसे सेव किया गया था, और ऐसा होने पर ओनर को एक ईमेल मिलता है। इसके बाद इसे रीस्टोर करने के लिए लगभग 90 दिनों का समय मिलता है (Microsoft के डॉक्यूमेंटेशन के अनुसार यह समय 90 से 93 दिनों के बीच हो सकता है)। रीसायकल बिन के खाली होने के बाद, रिकॉर्डिंग को कोई भी रिकवर नहीं कर सकता, यहाँ तक कि Microsoft सपोर्ट भी नहीं।

नॉन-चैनल मीटिंग्स: ऑर्गेनाइज़र का OneDrive

1. पता लगाएं कि रिकॉर्डिंग किसके OneDrive में है। शेड्यूल्ड और एड-हॉक मीटिंग्स के लिए यह ऑर्गेनाइज़र के पास होती है। 1:1 और ग्रुप कॉल्स के लिए यह उस व्यक्ति की होती है जिसने रिकॉर्ड बटन दबाया था।
2. वह व्यक्ति वेब पर OneDrive में साइन इन करे और बाएँ नेविगेशन में Recycle bin चुने।
3. रिकॉर्डिंग फ़ाइल खोजें (आमतौर पर इसका नाम मीटिंग के नाम पर होता है) और Restore चुनें।
4. फ़ाइल वापस Recordings फ़ोल्डर में आ जाती है, और मीटिंग चैट में मौजूद लिंक फिर से काम करने लगता है।

चैनल मीटिंग्स: टीम की SharePoint साइट

1. Teams में, चैनल खोलें, Files टैब पर जाएं, More चुनें और फिर Open in SharePoint पर क्लिक करें।
2. साइट नेविगेशन में Recycle bin चुनें। अगर यह नहीं दिख रहा है, तो Site contents खोलें और ऊपर दाईं ओर रीसायकल बिन देखें।
3. रिकॉर्डिंग पर टिक करें और Restore चुनें। यहाँ एडिट परमिशन रखने वाला कोई भी व्यक्ति आइटम्स को रीस्टोर कर सकता है, सिर्फ रिकॉर्ड करने वाला ही नहीं।
4. अगर फ़ाइल नहीं मिल रही है, तो साइट कलेक्शन एडमिनिस्ट्रेटर इसे सेकंड स्टेज रीसायकल बिन में खोज सकता है।

एक बार रीस्टोर होने के बाद, रिकॉर्डिंग फिर कभी अपने आप एक्सपायर नहीं होती, इसलिए आपको बाद में इसे दोहराने की ज़रूरत नहीं है।

अगर रिकॉर्डिंग रीसायकल बिन में न हो

• ऑर्गेनाइज़र से पूछें कि कहीं इसे जानबूझकर डिलीट तो नहीं किया गया था। दोनों ही मामलों में बैनर पर एक जैसा ही मैसेज दिखता है।
• चेक करें कि क्या किसी ने इसकी कॉपी डाउनलोड की थी। डाउनलोड की गई फ़ाइलों पर एक्सपायरेशन का कोई असर नहीं होता।
• चेक करें कि क्या मीटिंग किसी दूसरे टूल से रिकॉर्ड की गई थी। कई टीमें इसी वजह से Microsoft 365 के बाहर एक दूसरी रिकॉर्डिंग भी रखती हैं।

अगर आप किसी दूसरे प्लेटफ़ॉर्म पर खोई हुई रिकॉर्डिंग ढूंढ रहे हैं, तो वहाँ भी यही लॉजिक लागू होता है। इसके लिए आप हमारी Zoom recording not showing up और managing Google Meet recordings in Google Drive वाली गाइड्स देख सकते हैं।

Record Meeting आज़माएं

Teams रिकॉर्डिंग के एक्सपायर होने से परेशान हैं? अपने Chrome ब्राउज़र से किसी भी Teams कॉल को बिना किसी बॉट के रिकॉर्ड करें, और वीडियो, ट्रांसक्रिप्ट और AI समरी को एक ऐसे वर्कस्पेस में सुरक्षित रखें जिसकी कोई एक्सपायरी डेट नहीं होती।

मुफ़्त में शुरू करें

Teams रिकॉर्डिंग को हमेशा के लिए सुरक्षित कैसे रखें

रीसायकल बिन से फ़ाइलों को रिकवर करना एक अच्छी इमरजेंसी प्लानिंग हो सकती है, लेकिन इसे रोज़मर्रा की आदत बनाना सही नहीं है। कुछ अच्छी आदतें अपनाकर आप इस समस्या से बच सकते हैं।

एक्सपायर होने से पहले तय करें कि कौन सी रिकॉर्डिंग ज़रूरी है

हर स्टैंडअप मीटिंग को हमेशा के लिए सेव रखना ज़रूरी नहीं है। एक टीम के तौर पर यह तय करें कि किस तरह की मीटिंग्स (कस्टमर कॉल्स, ट्रेनिंग सेशंस, डिसीजन मीटिंग्स, इंटरव्यूज़) को सुरक्षित रखना है और उन्हें रिकॉर्ड करने वाले दिन ही उनका एक्सपायरेशन हटा दें। बाकी के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग को अपना काम करने दें ताकि स्टोरेज खाली रहे।

ज़रूरी रिकॉर्डिंग्स डाउनलोड करें

ऑर्गेनाइज़र्स और को-ऑर्गेनाइज़र्स OneDrive या SharePoint से MP4 डाउनलोड कर सकते हैं। इसे उस प्रोजेक्ट फ़ोल्डर में सेव करें जहाँ बाकी का काम रखा जाता है। ट्रांसक्रिप्ट एक अलग फ़ाइल होती है, इसलिए अगर आपको टेक्स्ट की ज़रूरत है तो उसे भी डाउनलोड कर लें।

नियमों को लिखित में रखें

अगर आपकी कंपनी रिकॉर्डिंग्स पर निर्भर है, तो यह लिखित में तय करें कि रिकॉर्डिंग कौन करेगा, रिकॉर्डिंग्स कितने समय तक रखी जाएंगी और उनकी कॉपी कहाँ सेव होंगी। जिन टीमों को GDPR या अन्य रिटेंशन नियमों का पालन करना होता है, उन्हें इसे बाद में सोचने के बजाय अपनी compliance checklist का हिस्सा मानना चाहिए।

अपने Microsoft 365 टेनेंट के बाहर एक कॉपी रखें

एक्सपायरेशन पॉलिसी से बचने का सबसे आसान तरीका यह है कि आपके पास एक ऐसी रिकॉर्डिंग हो जिस पर यह पॉलिसी कभी लागू ही न हुई हो। Record Meeting एक Chrome एक्सटेंशन है जो आपके ब्राउज़र में Teams वेब ऐप से सीधे Teams कॉल्स रिकॉर्ड करता है। Continue on this browser के साथ मीटिंग में शामिल हों, रिकॉर्ड बटन पर क्लिक करें, और कॉल सीधे आपके ब्राउज़र टैब से कैप्चर हो जाएगी, जिसमें पार्टिसिपेंट लिस्ट में कोई बॉट भी नहीं जुड़ेगा।

जब आप मीटिंग छोड़ते हैं, तो रिकॉर्डिंग आपके प्राइवेट Record Meeting वर्कस्पेस में अपलोड हो जाती है, जहाँ यह तब तक रहती है जब तक आप इसे डिलीट नहीं करते। इसमें कोई एक्सपायरेशन काउंटडाउन नहीं होता, और हर प्लान में रिकॉर्डिंग स्टोरेज अनलिमिटेड है। हर रिकॉर्डिंग के साथ 50 से ज़्यादा भाषाओं में ट्रांसक्रिप्ट, स्पीकर लेबल्स और एक्शन आइटम्स के साथ एक AI समरी भी मिलती है। आप इसे एक लिंक के ज़रिए शेयर कर सकते हैं या MP4 और ट्रांसक्रिप्ट डाउनलोड कर सकते हैं। यह तब भी काम करता है जब आप ऑर्गेनाइज़र, पार्टिसिपेंट या कोई बाहरी गेस्ट हों, और यह आपके टेनेंट की रिकॉर्डिंग पॉलिसी पर निर्भर नहीं करता।

दो बातें याद रखें: पार्टिसिपेंट्स को बताएं कि आप रिकॉर्ड कर रहे हैं, और अपने ऑर्गनाइज़ेशन के नियमों का ठीक वैसे ही पालन करें जैसे आप नेटिव रिकॉर्डर के साथ करते हैं। हमारी how to share meeting notes with your team वाली गाइड में बताया गया है कि रिकॉर्डिंग के बाद उसका क्या करना है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल (FAQs)

निष्कर्ष

एक बार नियम समझ लेने के बाद Microsoft Teams recording expiration के साथ काम करना आसान हो जाता है। रिकॉर्डिंग्स डिफ़ॉल्ट रूप से 120 दिनों तक रहती हैं, ओनर प्लेयर पेज से तारीख बढ़ा या हटा सकता है, एडमिन नई रिकॉर्डिंग्स के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग बदल सकते हैं, और एक्सपायर हो चुकी फ़ाइलें गायब होने से पहले लगभग 90 दिनों तक रीसायकल बिन में रहती हैं। जो रिकॉर्डिंग्स आपके लिए ज़रूरी हैं उनकी एक्सपायरी चेक करें, जिन्हें आप खोना नहीं चाहते उन्हें डाउनलोड करें, और Record Meeting जैसे ब्राउज़र-बेस्ड रिकॉर्डर के साथ अपने टेनेंट के बाहर एक कॉपी रखने पर विचार करें ताकि कोई भी एक्सपायरी डेट आपको परेशानी में न डाल सके।