Vervaldatum van Microsoft Teams-opnamen: zo kun je deze wijzigen of herstellen

Je opent de chat van een vergadering van een paar maanden geleden, klikt op de opname en krijgt de melding dat deze niet meer beschikbaar is. Niemand heeft hem verwijderd. De automatische vervaldatum van Microsoft Teams heeft zijn werk gedaan. Elke Teams-opname krijgt namelijk direct bij het opslaan een vervaldatum mee.

In deze gids leggen we uit hoe de vervaldatum van Teams-opnamen werkt en hoelang opnamen standaard bewaard blijven. Ook ontdek je hoe je de vervaldatum van een specifieke opname controleert en aanpast, hoe beheerders het beleid voor iedereen wijzigen en hoe je een verlopen Teams-opname herstelt voordat deze definitief verdwenen is.

Verlopen Microsoft Teams-opnamen echt?

Ja. Tenzij je beheerder deze functie heeft uitgeschakeld, krijgen elke nieuwe Teams-opname en het bijbehorende transcript een vervaldatum bij het opslaan. Standaard is dit 120 dagen na het maken van de opname. Zodra die datum is bereikt, verplaatst OneDrive of SharePoint het bestand automatisch naar de prullenbak. De link in de vergaderchat werkt dan niet meer.

Microsoft heeft dit bedacht om opslagruimte te besparen, niet als beveiligingsmaatregel. Volgens de documentatie van Microsoft is een Teams-opname van een uur ongeveer 400 MB groot. Dit bestand telt mee voor de OneDrive-opslaglimiet van de organisator (of de SharePoint-limiet van het team bij kanaalvergaderingen). De automatische vervaldatum ruimt geruisloos opnamen op die toch niemand meer bekijkt.

Een paar handige details om te weten:

• Het beleid geldt voor vergaderingen en evenementen. Webinars en townhalls volgen dezelfde instellingen als gewone vergaderingen. Gepubliceerde opnamen van evenementen zijn een uitzondering, met een vervaldatum van 30 dagen die kan worden verlengd tot 90 dagen.
• Onderwijslicenties zijn strenger. De maximale standaard vervaldatum voor Office 365 A1-gebruikers is 30 dagen.
• Een opname bekijken verlengt de datum niet. Het aftellen begint op de aanmaakdatum, ongeacht hoe vaak de video wordt geopend.
• Gedownloade kopieën verlopen niet. De vervaldatum geldt alleen voor het bestand in OneDrive of SharePoint. Een MP4 die je naar je computer hebt gedownload, is een heel normaal bestand.

Wanneer een opname is verlopen, zien mensen die deze openen een banner met de tekst: “De opname is momenteel niet beschikbaar. Controleer bij de organisator of deze nog wordt geüpload, is verlopen of is verwijderd.” Zie je dit bericht en was de vergadering maanden geleden, dan is de vervaldatum vrijwel zeker de boosdoener.

Hoelang blijven Teams-opnamen bewaard? In het kort

De vervaldatum van een Teams-opname controleren en wijzigen

Je hoeft geen beheerder te zijn om de vervaldatum van een specifieke opname te wijzigen. Je hebt alleen bewerkingsrechten voor het bestand nodig. De organisator en mede-organisatoren van de vergadering hebben deze rechten automatisch.

Stap 1: Zoek de opname

Open de vergaderchat in Teams en zoek naar de kaart met de opname. Je kunt de afgelopen vergadering ook openen via je Teams-agenda en kijken op het tabblad Opnamen en transcripties, of direct naar de map Opnamen in de OneDrive van de organisator gaan.

Stap 2: Open de opname op de spelerpagina

Klik op de opname om deze in de browser te openen. De chatkaart bevat meestal een korte opmerking over wanneer de opname verloopt, met een linkje dat dezelfde spelerpagina opent.

Stap 3: Selecteer het aftelmoment

Onder de video zie je het aftelmoment staan, bijvoorbeeld een melding dat de opname over een bepaald aantal dagen verloopt. Klik hierop om de opties voor de vervaldatum te openen.

Stap 4: Kies een nieuwe termijn of verwijder de vervaldatum

Kies een langere periode in het dropdownmenu om de opname te verlengen, of selecteer Vervaldatum verwijderen zodat de opname bewaard blijft totdat iemand deze handmatig verwijdert. Op de hulppagina van Microsoft over het vinden en beheren van vergaderopnamen in Teams staan dezelfde stappen beschreven.

Twee dingen waar mensen vaak tegenaan lopen:

• Het chatbericht wordt niet bijgewerkt. De opmerking dat de opname verloopt, blijft op de chatkaart staan, zelfs nadat je de vervaldatum hebt verwijderd. De instelling op het bestand zelf is wat telt.
• Alleen nieuwe opnamen volgen een gewijzigd beleid. Als je beheerder de standaardtermijn verhoogt, behouden bestaande opnamen hun oude datum. Die moet je één voor één aanpassen.

Hoe zorg je dat een Teams-opname nooit verloopt?

Volg dezelfde stappen als hierboven en kies Vervaldatum verwijderen. Voor de hele organisatie kan een beheerder de standaardinstelling zo aanpassen dat nieuwe opnamen nooit verlopen (zie de volgende sectie). Er is geen instelling op gebruikersniveau die je in één keer kunt toepassen op al je toekomstige opnamen.

Hoe beheerders het beleid voor de vervaldatum wijzigen

Loopt je team steeds tegen die grens van 120 dagen aan? Dan ligt de oplossing in het Teams-beheercentrum. De instelling voor de vervaldatum is onderdeel van het vergaderbeleid. Dit kan voor iedereen gelden via het algemene beleid, of alleen voor specifieke gebruikers en groepen via een aangepast beleid.

1. Ga in het Teams-beheercentrum naar Vergaderingen en vervolgens naar Vergaderbeleid.
2. Open het algemene beleid (Global) of het aangepaste beleid dat is toegewezen aan de betreffende gebruikers.
3. Scroll naar Opname en transcriptie.
4. Gebruik de schakelaar Opnamen en transcripties verlopen automatisch om de vervaldatum in of uit te schakelen.
5. Als de schakelaar aan staat, stel je de Standaardvervaltijd in dagen in. Elke waarde van 1 tot 99.999 is toegestaan.
6. Sla de wijzigingen op en wijs het beleid toe aan gebruikers of groepen als het om een aangepast beleid gaat.

Beheerders die liever met PowerShell werken, kunnen de cmdlet Set-CsTeamsMeetingPolicy gebruiken met de parameter NewMeetingRecordingExpirationDays. De waarde is het aantal dagen. Een waarde van -1 (alleen beschikbaar via PowerShell) zorgt ervoor dat opnamen nooit verlopen. Op de pagina van Microsoft over het beheren van het beleid voor Teams-opnamen vind je het exacte commando.

Houd wel rekening met twee belangrijke punten:

• Wijzigingen werken niet met terugwerkende kracht. Microsoft geeft aan dat wijzigingen in deze instelling alleen gelden voor nieuw gemaakte opnamen en transcripties. Bestaande opnamen behouden hun oorspronkelijke vervaldatum, tenzij iemand ze handmatig aanpast.
• Vervaldatum is geen bewaarbeleid (retentie). Heeft jouw organisatie wettelijke of reglementaire regels voor hoelang opnamen bewaard (of juist verwijderd) moeten worden? Dan horen die thuis in de retentielabels en het beleid van Microsoft Purview. Deze staan los van de automatische vervaldatum. Een langere vervaldatum voldoet niet aan een bewaarplicht, en een retentielabel kan een opname volgens een heel eigen schema verwijderen. Ons sjabloon voor vergaderopnamebeleid helpt je om deze regels voor je team vast te leggen.

Een verlopen Teams-opname herstellen

Een verlopen opname wordt niet direct verwijderd. Hij verhuist naar de prullenbak van de locatie waar hij was opgeslagen, en de eigenaar krijgt hiervan een e-mail. Vanaf dat moment heb je ongeveer 90 dagen de tijd om de opname te herstellen (de documentatie van Microsoft spreekt van 90 tot 93 dagen, afhankelijk van de pagina). Zodra de prullenbak is geleegd, kan de opname door niemand meer worden hersteld, ook niet door Microsoft Support.

Gewone vergaderingen: de OneDrive van de organisator

1. Achterhaal in wiens OneDrive de opname staat. Voor geplande en ad-hocvergaderingen is dit de organisator. Bij 1:1- en groepsgesprekken is het de persoon die op ‘Opnemen’ heeft geklikt.
2. Die persoon logt in op OneDrive via de browser en selecteert Prullenbak in het linkermenu.
3. Zoek het opnamebestand (meestal vernoemd naar de vergadering) en selecteer Herstellen.
4. Het bestand keert terug naar de map Opnamen en de link in de vergaderchat werkt weer.

Kanaalvergaderingen: de SharePoint-site van het team

1. Open het kanaal in Teams, ga naar het tabblad Bestanden, selecteer Meer en vervolgens Openen in SharePoint.
2. Selecteer Prullenbak in de websitenavigatie. Is deze niet zichtbaar, open dan Inhoud van site en zoek de prullenbak rechtsboven.
3. Vink de opname aan en selecteer Herstellen. Iedereen met bewerkingsrechten kan hier items herstellen, niet alleen degene die de opname heeft gestart.
4. Als het bestand ontbreekt, kan een beheerder van de siteverzameling het mogelijk nog vinden in de prullenbak van het tweede niveau.

Eenmaal hersteld, verloopt een opname niet meer automatisch. Je hoeft dit proces dus niet later nog eens te herhalen.

Als de opname niet in de prullenbak staat

• Vraag de organisator of de opname misschien expres is verwijderd in plaats van verlopen. De tekst in de banner is in beide gevallen hetzelfde.
• Controleer of iemand een kopie heeft gedownload. Gedownloade bestanden hebben geen last van een vervaldatum.
• Kijk of de vergadering met een andere tool is opgenomen. Veel teams bewaren precies om deze reden een tweede opname buiten Microsoft 365.

Ben je op zoek naar een ontbrekende opname op een ander platform, dan geldt vaak dezelfde logica. Bekijk onze handleidingen over wat te doen als een Zoom-opname niet verschijnt en over het beheren van Google Meet-opnamen in Google Drive.

Probeer Record Meeting

Klaar met Teams-opnamen die steeds verlopen? Neem elk Teams-gesprek op vanuit je Chrome-browser (zonder bot in de call) en bewaar de video, het transcript en de AI-samenvatting in een werkruimte zonder vervaldatum.

Gratis aan de slag

Nooit meer een Teams-opname kwijtraken

Bestanden uit een prullenbak vissen is een prima noodplan, maar een slechte routine. Met een paar simpele gewoontes voorkom je het probleem helemaal.

Bepaal welke opnamen belangrijk zijn voordat ze verlopen

Niet elke dagstart hoeft voor altijd bewaard te blijven. Spreek als team af welke soorten vergaderingen je wilt behouden (klantgesprekken, trainingen, besluitvormingsvergaderingen, sollicitaties) en verwijder de vervaldatum op de dag dat ze worden opgenomen. Laat voor de rest de standaardinstelling zijn werk doen om opslagruimte vrij te maken.

Download belangrijke opnamen

Organisatoren en mede-organisatoren kunnen de MP4 downloaden vanuit OneDrive of SharePoint. Sla deze op in de projectmap waar ook de rest van het werk staat. Het transcript is een apart bestand, dus download dat ook als je de tekst nodig hebt.

Zet de regels op papier

Als jouw bedrijf afhankelijk is van opnamen, leg dan vast wie er opneemt, hoelang opnamen bewaard blijven en waar kopieën naartoe gaan. Teams die moeten voldoen aan de AVG (GDPR) of andere bewaarplichten, moeten dit zien als onderdeel van hun compliance-checklist en niet als een bijzaak.

Bewaar een kopie buiten je Microsoft 365-omgeving

De simpelste manier om aan het vervalbeleid te ontsnappen, is een opname maken die er nooit onder viel. Record Meeting is een Chrome-extensie die Teams-gesprekken rechtstreeks opneemt vanuit de Teams-webapp in je browser. Neem deel aan de vergadering via Doorgaan in deze browser, klik op de opnameknop en het gesprek wordt vastgelegd vanuit je eigen browsertabblad. Er komt dus geen bot in de deelnemerslijst te staan.

Zodra je de vergadering verlaat, wordt de opname geüpload naar je privé Record Meeting-werkruimte. Daar blijft de video staan totdat je deze zelf verwijdert. Er is geen aftelklok en de opslag voor opnamen is onbeperkt bij elk abonnement. Elke opname is bovendien voorzien van een transcript in meer dan 50 talen, sprekerlabels en een AI-samenvatting met actiepunten. Je kunt de opname delen via een link of de MP4 en het transcript downloaden. Dit werkt ongeacht of je de organisator, een deelnemer of een externe gast bent, en het staat helemaal los van het opnamebeleid van je organisatie.

Twee kleine herinneringen: vertel deelnemers altijd dat je opneemt en volg de gedragsregels van je organisatie precies zoals je dat met de ingebouwde recorder zou doen. Onze gids over het delen van notulen met je team legt uit wat je achteraf met de opname kunt doen.

Veelgestelde vragen

Conclusie

De vervaldatum van Microsoft Teams-opnamen is prima mee te leven, zolang je de regels kent. Opnamen blijven standaard 120 dagen bewaard, de eigenaar kan de datum verlengen of verwijderen via de spelerpagina, beheerders kunnen de standaard voor nieuwe opnamen wijzigen en verlopen bestanden wachten zo’n 90 dagen in de prullenbak voordat ze verdwijnen. Controleer de vervaldatum van belangrijke opnamen, download de bestanden die je absoluut niet kwijt wilt raken, en overweeg een kopie buiten je omgeving te bewaren met een browsergebaseerde recorder zoals Record Meeting. Zo word je nooit meer verrast door een vervaldatum.