Ablaufdatum von Microsoft Teams-Aufzeichnungen: So ändern oder stellen Sie sie wieder her

Sie öffnen den Chat eines Meetings von vor ein paar Monaten, klicken auf die Aufzeichnung und erhalten die Meldung, dass sie nicht mehr verfügbar ist. Niemand hat sie gelöscht. Das Ablaufdatum der Microsoft Teams-Aufzeichnung hat automatisch zugeschlagen, denn jede Teams-Meeting-Aufzeichnung erhält direkt beim Speichern ein Verfallsdatum.

Dieser Leitfaden erklärt, wie der Ablauf von Teams-Aufzeichnungen funktioniert, wie lange Aufzeichnungen standardmäßig gespeichert bleiben, wie Sie das Ablaufdatum für ein einzelnes Video prüfen und ändern, wie Admins die Richtlinie für alle anpassen und wie Sie eine abgelaufene Teams-Aufzeichnung wiederherstellen, bevor sie endgültig verschwunden ist.

Laufen Microsoft Teams-Aufzeichnungen ab?

Ja. Sofern Ihr Admin die Funktion nicht deaktiviert hat, erhalten jede neue Teams-Meeting-Aufzeichnung und das dazugehörige Transkript beim Speichern ein Ablaufdatum. Standardmäßig liegt dieses Datum 120 Tage nach der Erstellung. Ist der Tag gekommen, verschiebt OneDrive oder SharePoint die Datei automatisch in den Papierkorb und der Link im Meeting-Chat funktioniert nicht mehr.

Microsoft hat dies als Speicherfunktion und nicht als Sicherheitsmaßnahme integriert. Laut der Dokumentation von Microsoft ist eine einstündige Teams-Aufzeichnung etwa 400 MB groß. Diese Datei wird auf das OneDrive-Kontingent des Organisators angerechnet (oder auf das SharePoint-Kontingent des Teams bei Kanalbesprechungen). Der automatische Ablauf räumt still und heimlich Aufzeichnungen auf, die sich ohnehin niemand mehr ansieht.

Ein paar wissenswerte Details:

• Die Richtlinie gilt für Meetings und Events. Webinare und Townhalls folgen denselben Ablaufeinstellungen wie reguläre Besprechungen. Eine Ausnahme bilden veröffentlichte Event-Aufzeichnungen. Diese haben eine Frist von 30 Tagen, die auf 90 Tage verlängert werden kann.
• Im Bildungsbereich gelten strengere Regeln. Die maximale Standardablaufzeit für Nutzer von Office 365 A1 beträgt 30 Tage.
• Das Ansehen einer Aufzeichnung verlängert die Frist nicht. Der Countdown läuft ab dem Erstellungsdatum, unabhängig davon, wie oft das Video geöffnet wird.
• Heruntergeladene Kopien laufen nicht ab. Der Ablauf gilt nur für die in OneDrive oder SharePoint gespeicherte Datei. Eine MP4-Datei, die Sie auf Ihren Computer heruntergeladen haben, ist eine ganz normale Datei.

Wenn eine Aufzeichnung abgelaufen ist, sehen Personen beim Öffnen ein Banner mit dem Text: “Die Aufzeichnung ist derzeit nicht verfügbar. Bitte erkundigen Sie sich beim Organisator, ob sie noch hochgeladen wird, abgelaufen ist oder gelöscht wurde.” Wenn Sie diese Nachricht sehen und das Meeting Monate zurückliegt, ist das Ablaufdatum die wahrscheinlichste Ursache.

Wie lange bleiben Teams-Aufzeichnungen erhalten? Die Kurzfassung

So prüfen und ändern Sie das Ablaufdatum einer Teams-Aufzeichnung

Sie müssen kein Admin sein, um das Ablaufdatum einer bestimmten Aufzeichnung zu ändern. Sie benötigen lediglich Bearbeitungsrechte für die Datei, die der Meeting-Organisator und die Co-Organisatoren automatisch haben.

Schritt 1: Finden Sie die Aufzeichnung

Öffnen Sie den Meeting-Chat in Teams und suchen Sie nach der Karte mit der Aufzeichnung. Sie können das vergangene Meeting auch über Ihren Teams-Kalender öffnen und den Reiter Aufzeichnungen und Transkripte prüfen oder direkt zum Ordner Aufzeichnungen im OneDrive des Organisators gehen.

Schritt 2: Öffnen Sie die Aufzeichnung auf der Player-Seite

Klicken Sie auf die Aufzeichnung, um sie im Browser zu öffnen. Die Chat-Karte enthält in der Regel einen kurzen Hinweis darauf, wann die Aufzeichnung abläuft, versehen mit einem “Hier”-Link, der dieselbe Player-Seite öffnet.

Schritt 3: Wählen Sie den Ablauf-Countdown aus

Unter dem Video sehen Sie den Ablauf-Countdown, zum Beispiel den Hinweis, dass die Aufzeichnung in einer bestimmten Anzahl von Tagen abläuft. Klicken Sie darauf, um die Optionen für das Ablaufdatum zu öffnen.

Schritt 4: Wählen Sie einen neuen Zeitraum oder entfernen Sie das Ablaufdatum

Wählen Sie im Dropdown-Menü einen längeren Zeitraum, um die Aufzeichnung zu verlängern, oder wählen Sie Ablaufdatum entfernen, damit die Aufzeichnung erhalten bleibt, bis jemand sie manuell löscht. Die Hilfeseite von Microsoft zum Suchen und Verwalten von Besprechungsaufzeichnungen in Teams dokumentiert dieselben Schritte.

Zwei Dinge sorgen oft für Verwirrung:

• Die Chat-Nachricht wird nicht aktualisiert. Der Hinweis, dass die Aufzeichnung abläuft, bleibt auf der Chat-Karte stehen, selbst nachdem Sie das Ablaufdatum entfernt haben. Ausschlaggebend ist allein die Einstellung an der Datei selbst.
• Nur neue Aufzeichnungen folgen einer geänderten Richtlinie. Wenn Ihr Admin den Standardwert erhöht, behalten bereits existierende Aufzeichnungen ihr altes Datum. Diese müssen Sie einzeln anpassen.

So lassen Sie eine Teams-Aufzeichnung nie ablaufen

Befolgen Sie dieselben Schritte und wählen Sie Ablaufdatum entfernen. Für das gesamte Unternehmen kann ein Admin den Standard so einstellen, dass neue Aufzeichnungen nie ablaufen (siehe nächster Abschnitt). Es gibt keine Einstellung auf Benutzerebene, die sich auf alle Ihre zukünftigen Aufzeichnungen gleichzeitig anwenden lässt.

So ändern Admins die Ablaufrichtlinie für Teams-Aufzeichnungen

Wenn Ihr Team ständig an die 120-Tage-Grenze stößt, liegt die Lösung im Teams Admin Center. Die Ablaufeinstellung ist Teil der Besprechungsrichtlinie. Sie kann also über die globale Richtlinie für alle gelten oder über eine benutzerdefinierte Richtlinie nur für bestimmte Nutzer und Gruppen.

1. Gehen Sie im Teams Admin Center zu Besprechungen und dann zu Besprechungsrichtlinien.
2. Öffnen Sie die globale Richtlinie oder die benutzerdefinierte Richtlinie, die den betreffenden Nutzern zugewiesen ist.
3. Scrollen Sie zu Aufzeichnung & Transkription.
4. Verwenden Sie den Schalter Aufzeichnungen und Transkripte laufen automatisch ab, um den Ablauf ein- oder auszuschalten.
5. Wenn der Schalter aktiviert ist, legen Sie die Standardablaufzeit in Tagen fest. Jeder Wert von 1 bis 99.999 wird akzeptiert.
6. Speichern Sie die Änderungen und weisen Sie die Richtlinie Nutzern oder Gruppen zu, falls es sich um eine benutzerdefinierte handelt.

Admins, die PowerShell bevorzugen, können das Cmdlet Set-CsTeamsMeetingPolicy mit dem Parameter NewMeetingRecordingExpirationDays verwenden. Der Wert entspricht der Anzahl der Tage. Ein Wert von -1 (nur über PowerShell verfügbar) legt fest, dass Aufzeichnungen nie ablaufen. Auf der Microsoft-Seite zur Verwaltung der Ablaufrichtlinie für Teams-Aufzeichnungen finden Sie den genauen Befehl.

Beachten Sie dabei zwei Einschränkungen:

• Änderungen gelten nicht rückwirkend. Microsoft gibt an, dass sich Änderungen an dieser Einstellung nur auf neu erstellte Aufzeichnungen und Transkripte auswirken. Bestehende Aufzeichnungen behalten ihr ursprüngliches Ablaufdatum, es sei denn, jemand bearbeitet sie einzeln.
• Ablauf ist keine Aufbewahrung. Wenn Ihr Unternehmen gesetzliche oder behördliche Vorgaben hat, wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt (oder gelöscht) werden müssen, gehören diese in die Aufbewahrungsbezeichnungen und -richtlinien von Microsoft Purview. Diese werden unabhängig vom Ablauf-Countdown durchgesetzt. Ein längeres Ablaufdatum erfüllt keine Aufbewahrungspflicht und eine Aufbewahrungsbezeichnung kann eine Aufzeichnung nach einem eigenen Zeitplan löschen. Unsere Vorlage für Besprechungsaufzeichnungs-Richtlinien zeigt Ihnen, wie Sie diese Regeln für Ihr Team schriftlich festhalten.

So stellen Sie eine abgelaufene Teams-Aufzeichnung wieder her

Eine abgelaufene Aufzeichnung wird nicht sofort gelöscht. Sie wird in den Papierkorb des Speicherorts verschoben und der Eigentümer erhält in diesem Moment eine E-Mail. Ab diesem Zeitpunkt gibt es ein Zeitfenster von etwa 90 Tagen, um sie wiederherzustellen (die Microsoft-Dokumentation spricht je nach Seite von 90 bis 93 Tagen). Sobald der Papierkorb geleert wurde, kann die Aufzeichnung von niemandem mehr wiederhergestellt werden, auch nicht vom Microsoft-Support.

Besprechungen außerhalb von Kanälen: Das OneDrive des Organisators

1. Finden Sie heraus, in wessen OneDrive die Aufzeichnung liegt. Bei geplanten und Ad-hoc-Besprechungen ist es das des Organisators. Bei 1:1- und Gruppenanrufen gehört sie der Person, die auf Aufzeichnen geklickt hat.
2. Diese Person meldet sich im Web bei OneDrive an und wählt in der linken Navigation Papierkorb.
3. Suchen Sie die Aufzeichnungsdatei (sie ist meist nach dem Meeting benannt) und wählen Sie Wiederherstellen.
4. Die Datei kehrt in den Ordner Aufzeichnungen zurück und der Link im Meeting-Chat funktioniert wieder.

Kanalbesprechungen: Die SharePoint-Website des Teams

1. Öffnen Sie in Teams den Kanal, gehen Sie zum Reiter Dateien, wählen Sie Mehr und dann In SharePoint öffnen.
2. Wählen Sie in der Website-Navigation Papierkorb. Falls dieser nicht sichtbar ist, öffnen Sie Websiteinhalte und suchen Sie den Papierkorb oben rechts.
3. Markieren Sie die Aufzeichnung und wählen Sie Wiederherstellen. Jeder mit Bearbeitungsrechten kann hier Elemente wiederherstellen, nicht nur die Person, die aufgezeichnet hat.
4. Fehlt die Datei, kann ein Websitesammlungsadministrator sie möglicherweise noch im endgültigen Papierkorb (zweite Stufe) finden.

Sobald eine Aufzeichnung wiederhergestellt wurde, läuft sie nicht mehr automatisch ab. Sie müssen diesen Vorgang also später nicht wiederholen.

Wenn die Aufzeichnung nicht im Papierkorb ist

• Fragen Sie den Organisator, ob sie absichtlich gelöscht wurde und nicht einfach abgelaufen ist. Der Text im Banner ist in beiden Fällen identisch.
• Prüfen Sie, ob jemand eine Kopie heruntergeladen hat. Heruntergeladene Dateien sind vom Ablaufdatum nicht betroffen.
• Überprüfen Sie, ob das Meeting mit einem anderen Tool aufgezeichnet wurde. Viele Teams bewahren genau aus diesem Grund eine zweite Aufzeichnung außerhalb von Microsoft 365 auf.

Wenn Sie nach einer fehlenden Aufzeichnung auf einer anderen Plattform suchen, gilt dieselbe Logik. Lesen Sie dazu unsere Leitfäden, was zu tun ist, wenn eine Zoom-Aufzeichnung nicht angezeigt wird, sowie zur Verwaltung von Google Meet-Aufzeichnungen in Google Drive.

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Haben Sie es satt, dass Teams-Aufzeichnungen ablaufen? Zeichnen Sie jeden Teams-Anruf direkt über Ihren Chrome-Browser auf, ganz ohne Bot im Call. Behalten Sie Video, Transkript und KI-Zusammenfassung in einem Workspace ohne Ablaufdatum.

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So verlieren Sie nie wieder eine Teams-Aufzeichnung

Dateien aus einem Papierkorb wiederherzustellen, ist ein guter Notfallplan, aber eine schlechte Routine. Ein paar einfache Gewohnheiten lösen das Problem dauerhaft.

Entscheiden Sie vor dem Ablauf, welche Aufzeichnungen wichtig sind

Nicht jedes Stand-up muss für die Ewigkeit aufbewahrt werden. Legen Sie im Team fest, welche Arten von Besprechungen behalten werden sollen (Kundenanrufe, Schulungen, Entscheidungsmeetings, Interviews) und entfernen Sie das Ablaufdatum für diese direkt am Tag der Aufzeichnung. Bei allen anderen lassen Sie den Standardwert seine Arbeit machen und Speicherplatz freigeben.

Laden Sie wichtige Aufzeichnungen herunter

Organisatoren und Co-Organisatoren können die MP4-Datei von OneDrive oder SharePoint herunterladen. Speichern Sie diese im Projektordner, in dem auch die restliche Arbeit liegt. Das Transkript ist eine separate Datei. Laden Sie diese also ebenfalls herunter, falls Sie den Text benötigen.

Halten Sie die Regeln schriftlich fest

Wenn Ihr Unternehmen auf Aufzeichnungen angewiesen ist, notieren Sie, wer aufzeichnet, wie lange Aufzeichnungen aufbewahrt werden und wo Kopien abgelegt werden. Teams, die DSGVO- oder andere Aufbewahrungspflichten erfüllen müssen, sollten dies als Teil ihrer Compliance-Checkliste behandeln und nicht erst im Nachhinein darüber nachdenken.

Bewahren Sie eine Kopie außerhalb Ihres Microsoft 365-Tenants auf

Der einfachste Weg, der Ablaufrichtlinie zu entgehen, ist eine Aufzeichnung, die ihr nie unterlag. Record Meeting ist eine Chrome-Erweiterung, die Teams-Anrufe direkt aus der Teams-Web-App in Ihrem Browser aufzeichnet. Treten Sie dem Meeting über In diesem Browser fortfahren bei, klicken Sie auf den Aufnahme-Button und der Anruf wird über Ihren eigenen Browser-Tab erfasst, ohne dass ein Bot der Teilnehmerliste beitritt.

Wenn Sie das Meeting verlassen, wird die Aufzeichnung in Ihren privaten Record Meeting-Workspace hochgeladen, wo sie bleibt, bis Sie sie löschen. Es gibt keinen Ablauf-Countdown und der Speicherplatz für Aufzeichnungen ist in jedem Tarif unbegrenzt. Jede Aufzeichnung enthält zudem ein Transkript in über 50 Sprachen, Sprecherkennzeichnung und eine KI-Zusammenfassung mit Aktionspunkten. Sie können sie per Link teilen oder als MP4 und Transkript herunterladen. Das funktioniert unabhängig davon, ob Sie Organisator, Teilnehmer oder externer Gast sind, und ist nicht von der Aufzeichnungsrichtlinie Ihres Tenants abhängig.

Zwei Erinnerungen: Teilen Sie den Teilnehmern mit, dass Sie aufzeichnen, und befolgen Sie die Nutzungsrichtlinien Ihres Unternehmens genauso, wie Sie es beim nativen Rekorder tun würden. Unser Leitfaden zum Teilen von Meeting-Notizen mit dem Team behandelt, was Sie im Anschluss mit der Aufzeichnung machen können.

Häufig gestellte Fragen

Fazit

Mit dem Ablaufdatum von Microsoft Teams-Aufzeichnungen lässt sich gut leben, sobald man die Regeln kennt. Aufzeichnungen bleiben standardmäßig 120 Tage erhalten, der Eigentümer kann das Datum über die Player-Seite verlängern oder entfernen, Admins können den Standard für neue Aufzeichnungen ändern und abgelaufene Dateien warten etwa 90 Tage im Papierkorb, bevor sie verschwinden. Prüfen Sie den Ablauf bei wichtigen Aufzeichnungen, laden Sie diejenigen herunter, die Sie auf keinen Fall verlieren dürfen, und ziehen Sie in Betracht, eine Kopie außerhalb Ihres Tenants mit einem browserbasierten Rekorder wie Record Meeting aufzubewahren, damit Sie nie wieder von einem Ablaufdatum überrascht werden.