Scadenza delle registrazioni su Microsoft Teams: come modificarla o recuperarle

Apri la chat di una riunione di qualche mese fa, clicchi sulla registrazione e ricevi un messaggio che ti avvisa che non è più disponibile. Nessuno l’ha eliminata. La scadenza delle registrazioni di Microsoft Teams ha fatto il suo lavoro automaticamente, poiché ogni video di Teams ha una data di scadenza fin dal momento in cui viene salvato.

Questa guida spiega come funziona la scadenza delle registrazioni su Teams, quanto durano di default, come verificare e modificare la data per un singolo video, come gli amministratori possono cambiare le policy per tutti e come recuperare una registrazione scaduta prima che venga persa per sempre.

Le registrazioni di Microsoft Teams scadono?

Sì. A meno che l’amministratore non abbia disattivato la funzione, ogni nuova registrazione di una riunione su Teams (insieme alla relativa trascrizione) riceve una data di scadenza al momento del salvataggio. Di default, questa data è fissata a 120 giorni dalla creazione. Raggiunta la scadenza, OneDrive o SharePoint sposta automaticamente il file nel cestino e il link nella chat della riunione smette di funzionare.

Microsoft ha introdotto questa funzione per gestire lo spazio di archiviazione, non per motivi di sicurezza. Secondo la documentazione ufficiale, un’ora di registrazione su Teams occupa circa 400 MB e il file incide sulla quota OneDrive dell’organizzatore (o su quella di SharePoint per le riunioni di canale). La scadenza automatica elimina silenziosamente le registrazioni che nessuno guarda più.

Ecco alcuni dettagli utili da conoscere:

• La policy si applica a riunioni ed eventi. I webinar e le assemblee (town hall) seguono le stesse regole delle riunioni standard. Fanno eccezione le registrazioni di eventi pubblicati, che hanno una scadenza di 30 giorni estendibile fino a 90.
• Gli account Education sono più restrittivi. Il tempo massimo di scadenza predefinito per gli utenti Office 365 A1 è di 30 giorni.
• Guardare una registrazione non ne prolunga la durata. Il conto alla rovescia parte dalla data di creazione, indipendentemente da quante volte il video viene aperto.
• Le copie scaricate non scadono. La scadenza si applica solo al file archiviato su OneDrive o SharePoint. Un file MP4 scaricato sul computer è un normale file locale e non è soggetto a limiti di tempo.

Quando una registrazione scade, chi prova ad aprirla visualizza un banner che recita: “La registrazione non è al momento disponibile. Verifica con l’organizzatore se è ancora in fase di caricamento, se è scaduta o se è stata eliminata”. Se vedi questo messaggio e la riunione risale a mesi fa, la scadenza è la causa più probabile.

Quanto durano le registrazioni su Teams? In sintesi

Come verificare e modificare la data di scadenza di una registrazione su Teams

Non serve essere amministratori per cambiare la data di scadenza di un singolo video. È sufficiente avere i permessi di modifica sul file, che l’organizzatore e i co-organizzatori della riunione possiedono di default.

Passaggio 1: Trova la registrazione

Apri la chat della riunione su Teams e cerca la scheda della registrazione. In alternativa, puoi aprire la riunione passata dal calendario di Teams e controllare la scheda Registrazioni e trascrizioni, oppure andare direttamente nella cartella Registrazioni nel OneDrive dell’organizzatore.

Passaggio 2: Apri la registrazione nel player

Clicca sulla registrazione per aprirla nel browser. La scheda nella chat di solito include una breve nota su quando scadrà il video, con un link “qui” che apre la stessa pagina del player.

Passaggio 3: Seleziona il conto alla rovescia

Sotto il video vedrai il conto alla rovescia per la scadenza, ad esempio un avviso che indica tra quanti giorni scadrà la registrazione. Cliccaci sopra per aprire le opzioni di scadenza.

Passaggio 4: Scegli un nuovo periodo o rimuovi la scadenza

Scegli un periodo più lungo dal menu a tendina per estendere la durata, oppure seleziona Rimuovi scadenza per conservare la registrazione finché qualcuno non deciderà di eliminarla. La pagina di supporto di Microsoft su come trovare e gestire le registrazioni delle riunioni in Teams documenta gli stessi passaggi.

Ci sono due dettagli che spesso traggono in inganno:

• Il messaggio nella chat non si aggiorna. La nota che avvisa della scadenza rimane visibile nella scheda della chat anche dopo aver rimosso il limite di tempo. Ciò che conta davvero è l’impostazione applicata al file.
• Solo le nuove registrazioni seguono le policy aggiornate. Se l’amministratore aumenta il limite predefinito, le registrazioni già esistenti mantengono la vecchia data. Dovrai modificarle una per una.

Come fare in modo che una registrazione di Teams non scada mai

Segui gli stessi passaggi e scegli Rimuovi scadenza. A livello aziendale, un amministratore può impostare il sistema in modo che le nuove registrazioni non scadano mai (vedi la sezione successiva). Non esiste un’impostazione a livello di utente che si applichi automaticamente a tutte le tue registrazioni future.

Come gli amministratori modificano le policy di scadenza su Teams

Se il tuo team continua a scontrarsi con il limite dei 120 giorni, la soluzione si trova nell’interfaccia di amministrazione di Teams. L’impostazione di scadenza fa parte delle policy delle riunioni, quindi può essere applicata a tutti tramite la policy Globale o solo a utenti e gruppi specifici tramite una policy personalizzata.

1. Nell’interfaccia di amministrazione di Teams, vai su Riunioni e poi su Criteri riunione.
2. Apri la policy Globale o quella personalizzata assegnata agli utenti in questione.
3. Scorri fino a Registrazione e trascrizione.
4. Usa l’interruttore Le registrazioni e le trascrizioni scadono automaticamente per attivare o disattivare la scadenza.
5. Con l’interruttore attivo, imposta il Tempo di scadenza predefinito in giorni. È accettato qualsiasi valore compreso tra 1 e 99.999.
6. Salva e assegna la policy a utenti o gruppi se si tratta di una regola personalizzata.

Gli amministratori che preferiscono usare PowerShell possono utilizzare il cmdlet Set-CsTeamsMeetingPolicy con il parametro NewMeetingRecordingExpirationDays. Il valore corrisponde al numero di giorni, mentre un valore pari a -1 (disponibile solo tramite PowerShell) fa in modo che le registrazioni non scadano mai. La pagina di Microsoft sulla gestione dei criteri di scadenza delle registrazioni di Teams riporta il comando esatto.

Tieni a mente due avvertenze:

• Le modifiche non sono retroattive. Microsoft precisa che le variazioni a questa impostazione influiscono solo sulle nuove registrazioni e trascrizioni. I file già esistenti mantengono la data di scadenza assegnata in precedenza, a meno che qualcuno non li modifichi singolarmente.
• La scadenza non equivale alla conservazione. Se la tua azienda ha obblighi legali o normativi su quanto a lungo devono essere conservate (o eliminate) le registrazioni, queste regole vanno gestite tramite le etichette e le policy di conservazione di Microsoft Purview, che operano separatamente dal conto alla rovescia della scadenza. Una scadenza più lunga non soddisfa un requisito di conservazione, e un’etichetta di conservazione può eliminare una registrazione in base alle proprie tempistiche. Il nostro modello di policy per la registrazione delle riunioni spiega come mettere per iscritto queste regole per il tuo team.

Come recuperare una registrazione di Teams scaduta

Una registrazione scaduta non viene eliminata immediatamente. Viene spostata nel cestino del percorso in cui era salvata e il proprietario riceve un’email di notifica. Da quel momento c’è una finestra di circa 90 giorni per ripristinarla (la documentazione Microsoft indica tra i 90 e i 93 giorni a seconda della pagina). Una volta svuotato il cestino, la registrazione non potrà più essere recuperata da nessuno, nemmeno dal supporto Microsoft.

Riunioni non di canale: il OneDrive dell’organizzatore

1. Individua in quale OneDrive si trova la registrazione. Per le riunioni programmate e ad hoc, si tratta di quello dell’organizzatore. Per le chiamate 1:1 e di gruppo, appartiene alla persona che ha premuto il tasto Registra.
2. Quella persona deve accedere a OneDrive dal web e selezionare Cestino nel menu di navigazione a sinistra.
3. Trova il file della registrazione (di solito prende il nome della riunione) e seleziona Ripristina.
4. Il file tornerà nella cartella Registrazioni e il link nella chat della riunione riprenderà a funzionare.

Riunioni di canale: il sito SharePoint del team

1. Su Teams, apri il canale, vai alla scheda File, seleziona Altro e poi Apri in SharePoint.
2. Seleziona Cestino nella navigazione del sito. Se non è visibile, apri Contenuto del sito e cerca il cestino in alto a destra.
3. Spunta la registrazione e seleziona Ripristina. Chiunque abbia i permessi di modifica può ripristinare gli elementi in questa sezione, non solo chi ha avviato la registrazione.
4. Se il file non c’è, un amministratore della raccolta siti potrebbe ancora trovarlo nel cestino di secondo livello.

Una volta ripristinata, la registrazione non scadrà più automaticamente, quindi non dovrai ripetere l’operazione in futuro.

Se la registrazione non è nel cestino

• Chiedi all’organizzatore se è stata eliminata di proposito anziché essere scaduta. Il messaggio del banner è identico in entrambi i casi.
• Verifica se qualcuno ne ha scaricato una copia. I file scaricati non sono soggetti a scadenza.
• Controlla se la riunione è stata registrata con un altro strumento. Molti team conservano una seconda registrazione al di fuori di Microsoft 365 proprio per questo motivo.

Se stai cercando una registrazione mancante su un’altra piattaforma, vale la stessa logica. Consulta le nostre guide su cosa fare se una registrazione Zoom non compare e su come gestire le registrazioni di Google Meet su Google Drive.

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Come non perdere mai più una registrazione su Teams

Recuperare file da un cestino è un ottimo piano di emergenza ma una pessima abitudine. Alcuni accorgimenti possono eliminare il problema alla radice.

Decidi quali registrazioni sono importanti prima che scadano

Non tutti i meeting di allineamento devono essere conservati per sempre. Concordate in team quali tipi di riunioni meritano di essere salvate (chiamate con i clienti, sessioni di formazione, riunioni decisionali, colloqui) e rimuovete la scadenza il giorno stesso in cui vengono registrate. Per il resto, lasciate che l’impostazione predefinita faccia il suo corso per liberare spazio.

Scarica le registrazioni importanti

Gli organizzatori e i co-organizzatori possono scaricare il file MP4 da OneDrive o SharePoint. Archiviate il video nella cartella del progetto insieme al resto dei documenti. La trascrizione è un file separato, quindi ricordatevi di scaricare anche quella se vi serve il testo.

Metti le regole per iscritto

Se la tua azienda fa molto affidamento sulle registrazioni, metti per iscritto chi deve registrare, per quanto tempo vanno conservati i file e dove vanno salvate le copie. I team che devono rispettare il GDPR o altri obblighi di conservazione dovrebbero considerare questi aspetti come parte integrante della loro checklist di conformità, e non come un pensiero secondario.

Conserva una copia fuori dal tuo tenant Microsoft 365

Il modo più semplice per sfuggire alle policy di scadenza è avere una registrazione che non vi sia mai stata soggetta. Record Meeting è un’estensione per Chrome che registra le chiamate direttamente dalla web app di Teams nel browser. Partecipa alla riunione cliccando su Continua in questo browser, premi il pulsante di registrazione e la chiamata verrà catturata dalla tua scheda senza che alcun bot si unisca alla lista dei partecipanti.

Quando abbandoni la chiamata, la registrazione viene caricata nel tuo workspace privato di Record Meeting, dove rimarrà finché non deciderai di eliminarla. Non c’è alcun conto alla rovescia per la scadenza e lo spazio di archiviazione è illimitato in ogni piano. Ogni video include anche una trascrizione in oltre 50 lingue, il riconoscimento dei parlanti e un riepilogo IA con le azioni da intraprendere. Puoi condividerlo tramite link o scaricare l’MP4 e la trascrizione. Funziona sia che tu sia l’organizzatore, un partecipante o un ospite esterno, e non dipende dalle policy di registrazione del tuo tenant.

Due promemoria: avvisa i partecipanti che stai registrando e segui le regole di utilizzo accettabile della tua organizzazione esattamente come faresti con il registratore nativo. La nostra guida su come condividere gli appunti delle riunioni con il team spiega cosa fare con la registrazione una volta terminata la chiamata.

Domande Frequenti

Conclusione

La scadenza delle registrazioni su Microsoft Teams è facile da gestire una volta che se ne conoscono le regole. Le registrazioni durano 120 giorni di default, il proprietario può estendere o rimuovere la data dalla pagina del player, gli amministratori possono modificare l’impostazione predefinita per i nuovi video e i file scaduti rimangono nel cestino per circa 90 giorni prima di scomparire. Controlla la scadenza delle registrazioni importanti, scarica quelle che non puoi permetterti di perdere e valuta di conservarne una copia al di fuori del tuo tenant con un registratore basato su browser come Record Meeting, in modo da non farti mai cogliere di sorpresa da alcuna data di scadenza.