วิธีบันทึกการประชุม Zoom ในฐานะผู้เข้าร่วม (ไม่ใช่โฮสต์)

คุณเข้าร่วมสาย Zoom แล้วคลิก Record แต่กลับไม่มีอะไรเกิดขึ้น ปุ่มกดเป็นสีเทา หรือไม่ก็มีข้อความแจ้งเตือนให้คุณไปขออนุญาตจากโฮสต์ก่อน นี่ไม่ใช่ข้อผิดพลาดของระบบ เนื่องจากระบบบันทึกของ Zoom เป็นสิทธิ์ของโฮสต์ และผู้เข้าร่วมจะใช้งานได้ก็ต่อเมื่อโฮสต์อนุญาตเท่านั้น ถึงอย่างนั้น คุณก็ยังจำเป็นต้องมีไฟล์บันทึกการประชุมเพื่อจดบันทึก ส่งให้ลูกค้า หรือแชร์ให้ทีมอยู่ดี

คู่มือนี้จะครอบคลุมทุกวิธีในการบันทึกการประชุม Zoom ในฐานะผู้เข้าร่วม ตั้งแต่วิธีขอสิทธิ์บันทึกจากโฮสต์, สิ่งที่ Zoom อนุญาตให้ทำได้ในแพ็กเกจฟรีและแบบเสียเงิน, วิธีบันทึกผ่านเบราว์เซอร์ของคุณเองโดยไม่ต้องขออนุญาตจากโฮสต์ ไปจนถึงกฎเรื่องความยินยอมที่คุณควรปฏิบัติตามไม่ว่าจะเลือกใช้วิธีไหนก็ตาม และถ้าทีมของคุณใช้ Google Meet เป็นหลัก เราก็มีคู่มือสำหรับการบันทึก Google Meet โดยไม่ต้องเป็นโฮสต์ เช่นกัน

ผู้เข้าร่วมสามารถบันทึกการประชุม Zoom ได้หรือไม่?

คำตอบคือได้ แต่คุณไม่สามารถใช้เครื่องมือบันทึกที่ติดมากับ Zoom ได้ด้วยตัวเอง Zoom มีโหมดการบันทึกอยู่ 2 แบบ ซึ่งโฮสต์จะเป็นผู้ควบคุมทั้งคู่:

• Computer recording (Zoom เรียกว่าการบันทึกในเครื่อง) จะบันทึกไฟล์ลงในคอมพิวเตอร์ โดยค่าเริ่มต้นจะมีเพียงโฮสต์เท่านั้นที่เริ่มบันทึกได้ แต่โฮสต์สามารถให้สิทธิ์ผู้เข้าร่วมระหว่างการประชุมได้
• Cloud recording จะอัปโหลดไฟล์ไปยังเซิร์ฟเวอร์ของ Zoom อ้างอิงจากคู่มือของ Zoom เกี่ยวกับการเริ่มบันทึกบนคลาวด์ มีเพียงโฮสต์และโฮสต์ร่วม (co-host) เท่านั้นที่สามารถเริ่มบันทึกได้ และจำเป็นต้องเป็นผู้ใช้ที่มีไลเซนส์ในบัญชี Pro, Business หรือ Enterprise

นั่นทำให้ผู้เข้าร่วมเหลือทางเลือกที่ใช้งานได้จริง 3 ทาง:

ส่วนที่เหลือของคู่มือนี้จะอธิบายแต่ละวิธีอย่างละเอียด จากนั้นจะครอบคลุมถึงเรื่องการแจ้งเตือน การขอความยินยอม และการแก้ปัญหาเบื้องต้น

วิธีที่ 1: ขอให้โฮสต์ให้สิทธิ์ Allow Record

นี่คือวิธีที่เป็นทางการ โฮสต์ไม่จำเป็นต้องใช้แพ็กเกจแบบเสียเงิน และคุณก็ไม่จำเป็นต้องใช้เช่นกัน Zoom ระบุว่าการบันทึกในเครื่องนั้นเปิดให้ใช้งานได้ทั้งผู้ใช้ฟรีและแบบเสียเงิน ดังนั้นบัญชี Basic ก็เพียงพอแล้ว

สิ่งที่โฮสต์ต้องทำ

คำแนะนำของ Zoom สำหรับการเริ่มบันทึกในเครื่อง อธิบายวิธีที่โฮสต์สามารถมอบสิทธิ์การบันทึกให้กับผู้เข้าร่วมไว้ดังนี้:

1. คลิก Participants ในแถบเครื่องมือการประชุม
2. ค้นหาชื่อผู้เข้าร่วมแล้วคลิก More ที่อยู่ด้านข้าง
3. คลิก Allow Record

โฮสต์สามารถยกเลิกสิทธิ์ได้ตลอดเวลาโดยคลิก More อีกครั้งแล้วเลือก Forbid Record เมื่อคุณเริ่มบันทึก ไอคอนการบันทึกจะปรากฏขึ้นข้างชื่อของคุณในรายชื่อผู้เข้าร่วม ดังนั้นโฮสต์และโฮสต์ร่วมจะทราบเสมอ

สิ่งที่คุณจะเห็นในฐานะผู้เข้าร่วม

คุณจะได้รับการแจ้งเตือนว่าคุณได้รับสิทธิ์ในการบันทึก และปุ่ม Record ในแถบเครื่องมือของคุณจะสามารถใช้งานได้ เมื่อคลิกปุ่มนี้ สัญลักษณ์แสดงการบันทึกจะปรากฏขึ้นที่มุมซ้ายบนของหน้าต่าง Zoom คุณสามารถคลิก Stop Recording ได้ทุกเมื่อที่ต้องการ หรือจะปล่อยให้บันทึกไปเรื่อยๆ จนกว่าการประชุมจะจบลงก็ได้

เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง Zoom จะแปลงข้อมูลดิบที่บันทึกไว้เป็นไฟล์ที่เปิดเล่นได้ และจะเปิดโฟลเดอร์ขึ้นมาเมื่อแปลงไฟล์เสร็จ โดยค่าเริ่มต้น คุณจะได้ไฟล์วิดีโอชื่อ video[ตัวเลข].mp4 และไฟล์เสียงแยกต่างหากชื่อ audio[ตัวเลข].m4a ในโฟลเดอร์บันทึกของ Zoom ห้ามปิดเครื่อง รีสตาร์ท หรือพับหน้าจอแล็ปท็อประหว่างการแปลงไฟล์เด็ดขาด Zoom เตือนว่าการขัดจังหวะกระบวนการนี้อาจทำให้ไฟล์เสียหายจนไม่สามารถกู้คืนได้ หากโฟลเดอร์ไม่เด้งขึ้นมา คู่มือของเราเกี่ยวกับปัญหา ไฟล์บันทึก Zoom ไม่แสดง จะอธิบายวิธีค้นหาหรือสั่งให้ระบบแปลงไฟล์ด้วยตัวเอง

เงื่อนไขที่ผู้เข้าร่วมมักจะพลาด

• ต้องใช้แอปบนเดสก์ท็อปเท่านั้น Zoom ระบุว่าต้องใช้แอปเดสก์ท็อปสำหรับ Windows, macOS หรือ Linux เท่านั้น หากคุณเข้าร่วมจากเว็บไคลเอนต์ของ Zoom การให้สิทธิ์ Allow Record จะไม่สามารถใช้งานได้
• ไม่รองรับโทรศัพท์หรือแท็บเล็ต หน้าข้อมูลของ Zoom เกี่ยวกับการเปิดหรือปิดใช้งานการบันทึกในเครื่อง ระบุว่าการบันทึกในเครื่องไม่รองรับบนอุปกรณ์ iOS, iPad หรือ Android
• ต้องเปิดการตั้งค่าบัญชีไว้ เจ้าของบัญชีหรือผู้ดูแลระบบสามารถปิดการบันทึกในเครื่องทั้งหมดได้ ซึ่งในกรณีนี้โฮสต์จะไม่เห็นตัวเลือก Allow Record เลย
• สิทธิ์นี้ให้เป็นรายครั้ง คุณจะต้องขออนุญาตใหม่ในการประชุมครั้งหน้า

การขออนุญาตจากภายในห้องประชุม

การตั้งค่าบัญชีของ Zoom มีตัวเลือกที่เรียกว่า Who can request host permission to record? (ใครสามารถขออนุญาตโฮสต์เพื่อบันทึกได้บ้าง?) โดยมีสวิตช์แยกสำหรับผู้เข้าร่วมภายในองค์กร ผู้เข้าร่วมภายนอก และผู้เข้าร่วมจากโดเมนที่ระบุ พร้อมตัวเลือกอนุมัติอัตโนมัติ เมื่อเปิดใช้งานสำหรับประเภทผู้เข้าร่วมของคุณ คุณสามารถส่งคำขอบันทึกไปยังโฮสต์จากภายในห้องประชุมได้เลยโดยไม่ต้องพูดขัดจังหวะ หากคุณลองกดแล้วไม่มีอะไรเกิดขึ้น แสดงว่าการตั้งค่านี้ถูกปิดไว้ในบัญชีของโฮสต์ และวิธีแก้ปัญหาเฉพาะหน้าคือการส่งข้อความสั้นๆ ไปในแชทแทน

วิธีที่ 2: เป็นโฮสต์ร่วมหรือโฮสต์สำรอง

หากเจ้าของการประชุมต้องการให้คุณจัดการเรื่องการบันทึกแทนพวกเขา มีวิธีที่สะดวกกว่าการขออนุญาตเป็นรายครั้ง

• โฮสต์ร่วม (Co-host) โฮสต์ร่วมสามารถเริ่มการบันทึกบนคลาวด์ได้ หากบัญชีของโฮสต์มีไลเซนส์ Zoom ระบุว่าการบันทึกที่เริ่มโดยโฮสต์ร่วมจะปรากฏเฉพาะในรายการบันทึกของโฮสต์บนเว็บพอร์ทัลของ Zoom เท่านั้น ดังนั้นไฟล์จึงเป็นของโฮสต์ ไม่ใช่ของคุณ
• โฮสต์สำรอง (Alternative host) บทความของ Zoom เกี่ยวกับการเริ่มบันทึกโดยไม่มีโฮสต์ อธิบายว่าโฮสต์สามารถตั้งค่าผู้เข้าร่วมให้เป็นโฮสต์สำรองได้ ซึ่งจะสามารถเริ่มการบันทึกได้แม้ว่าโฮสต์จะมาสายหรือไม่อยู่ก็ตาม ผู้ที่มีสิทธิ์จัดการตารางเวลาแทนโฮสต์จะเข้าร่วมในฐานะโฮสต์สำรองโดยอัตโนมัติ
• การบันทึกบนคลาวด์อัตโนมัติ สำหรับการประชุมที่จัดเป็นประจำ โฮสต์สามารถเปิดใช้งานการบันทึกบนคลาวด์อัตโนมัติ และอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมเข้าห้องก่อนโฮสต์ได้ การบันทึกจะเริ่มขึ้นเมื่อผู้เข้าร่วมคนแรกเข้ามา โดยไม่ต้องมีใครกดปุ่มใดๆ

ตัวเลือกเหล่านี้ออกแบบมาสำหรับผู้ช่วย วิทยากร และหัวหน้าทีมที่จัดการประชุมแทนผู้อื่น แต่มันอาจไม่ค่อยมีประโยชน์นักหากคุณต้องการไฟล์เก็บไว้เอง เพราะไฟล์บันทึกจะไปอยู่ในบัญชีของโฮสต์ และคุณก็ยังต้องขอให้พวกเขาแชร์ไฟล์ให้อยู่ดี หากคุณกำลังตกอยู่ในสถานการณ์นี้ ลองดูวิธีดาวน์โหลดไฟล์บันทึก Zoom จากลิงก์ที่แชร์

วิธีที่ 3: บันทึกการประชุม Zoom ผ่านเบราว์เซอร์โดยไม่ต้องขออนุญาตจากโฮสต์

ระบบการให้สิทธิ์ของ Zoom ควบคุมได้แค่เครื่องมือบันทึกของ Zoom เท่านั้น แต่ไม่มีผลกับซอฟต์แวร์ที่ทำงานบนอุปกรณ์ของคุณเอง เครื่องมือบันทึกผ่านเบราว์เซอร์จะจับภาพและเสียงที่แสดงบนหน้าจอของคุณ ดังนั้นมันจึงใช้งานได้ไม่ว่าคุณจะเป็นโฮสต์ โฮสต์ร่วม ผู้เข้าร่วม หรือบุคคลภายนอก และไม่ว่าโฮสต์จะใช้แพ็กเกจฟรีหรือเสียเงินก็ตาม

Record Meeting เป็นส่วนขยายของ Chrome ที่สร้างขึ้นมาเพื่อการนี้โดยเฉพาะ นี่คือวิธีบันทึกการประชุม Zoom ในฐานะผู้เข้าร่วมด้วยเครื่องมือนี้:

1. ติดตั้งส่วนขยาย Record Meeting บน Chrome จาก Chrome Web Store แล้วเข้าสู่ระบบ คุณสามารถเริ่มต้นใช้งานได้ฟรีโดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
2. เข้าร่วมสาย Zoom ในเบราว์เซอร์ของคุณ คลิกที่ลิงก์คำเชิญแล้วเลือก Join from your browser แทนการเปิดแอปบนเดสก์ท็อป ปุ่ม Record Meeting จะปรากฏขึ้นในแถบควบคุมการประชุมไม่ว่าคุณจะอยู่ในบทบาทใดก็ตาม
3. คลิกบันทึก การบันทึกจะเกิดขึ้นในแท็บเบราว์เซอร์ของคุณเอง ไม่มีบอทเข้าร่วมในรายชื่อผู้เข้าร่วม และเครื่องมือบันทึกของ Zoom ก็จะไม่ทำงาน
4. ออกจากสายเพื่อสิ้นสุดการบันทึก การบันทึกจะหยุดลงเมื่อคุณออกจากห้องหรือเมื่อคุณคลิกหยุด วิดีโอจะถูกอัปโหลดไปยังพื้นที่ทำงานส่วนตัวของคุณ และภายในไม่กี่นาที คุณก็จะได้ไฟล์ MP4, สคริปต์ถอดเสียงในกว่า 50 ภาษาพร้อมระบุชื่อผู้พูด และสรุปการประชุมด้วย AI พร้อมรายการสิ่งที่ต้องทำ

หากคุณจำเป็นต้องใช้แอป Zoom บนเดสก์ท็อป (เช่น เพื่อใช้ฟีเจอร์ Breakout rooms) คุณสามารถเปิดเว็บแอป Record Meeting ในหน้าต่างแยกต่างหาก และบันทึกการโทรผ่านเสียงของระบบแทนได้

แพ็กเกจฟรีครอบคลุมการบันทึก 5 ครั้ง ครั้งละไม่เกิน 1 ชั่วโมง ส่วนแพ็กเกจ Pro จะปลดล็อกข้อจำกัดนี้ โดยอนุญาตให้บันทึกได้นานสูงสุด 6 ชั่วโมง พร้อมปลดล็อกสคริปต์ถอดเสียงแบบเต็ม สรุปย่อด้วย AI และการดาวน์โหลดไฟล์

ทดลองใช้ Record Meeting

บันทึกการโทร Zoom ในฐานะผู้เข้าร่วมได้โดยตรงจากเบราว์เซอร์ Chrome ของคุณ ไม่ต้องขออนุญาตจากโฮสต์ ไม่ต้องใช้แพ็กเกจ Zoom แบบเสียเงิน และไม่มีบอทในสาย ทุกการบันทึกมาพร้อมกับสคริปต์ถอดเสียงและสรุปการประชุมด้วย AI

เริ่มต้นใช้งานฟรี

วิธีอื่นๆ ในการบันทึกจากฝั่งของคุณ

เครื่องมือบันทึกหน้าจอที่ติดมากับเครื่องก็สามารถใช้งานได้เช่นกัน แต่มีข้อควรระวังดังนี้:

• Windows: Xbox Game Bar (กดปุ่ม Windows + G หรือปุ่ม Windows + Alt + R เพื่อเริ่มบันทึกทันที) จะบันทึกหน้าต่าง Zoom และบันทึกคลิปไว้ในโฟลเดอร์ Videos ภายใต้โฟลเดอร์ Captures ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้บันทึกเสียงของระบบด้วย ไม่ใช่แค่เสียงจากไมโครโฟนของคุณ
• macOS: QuickTime Player หรือการกด Shift + Command + 5 จะบันทึกหน้าจอ แต่โดยค่าเริ่มต้นระบบจะบันทึกเฉพาะไมโครโฟนของคุณเท่านั้น ดังนั้นเสียงของผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ จะหายไป เว้นแต่คุณจะเพิ่มเครื่องมือจัดการเส้นทางเสียง

ทั้งสองวิธีนี้จะให้ไฟล์วิดีโอธรรมดาที่ไม่มีสคริปต์ถอดเสียง และการบันทึกจะหยุดลงหากคุณสลับไปหน้าจออื่นที่ไม่ใช่ Zoom หรือหน้าจอของคุณล็อก วิธีเหล่านี้เหมาะสำหรับการใช้งานแค่ครั้งคราว แต่สำหรับการประชุมเป็นประจำ การใช้เครื่องมือบันทึกโดยเฉพาะจะช่วยประหยัดเวลาในการจัดการไฟล์ได้มาก

Zoom จะแจ้งเตือนโฮสต์หรือไม่เมื่อผู้เข้าร่วมทำการบันทึก?

เมื่อเครื่องมือบันทึกของ Zoom ทำงาน ทุกคนในห้องจะทราบ:

• โฮสต์และโฮสต์ร่วมจะเห็นไอคอนการบันทึกข้างชื่อของคุณในรายชื่อผู้เข้าร่วม
• สัญลักษณ์แสดงการบันทึกจะปรากฏขึ้นในหน้าต่างการประชุมขณะที่กำลังบันทึก
• Zoom จะขอความยินยอมจากผู้ที่เข้าร่วมการประชุมที่มีการบันทึก หรือผู้ที่อยู่ในห้องเมื่อการบันทึกเริ่มต้นขึ้น บนเดสก์ท็อป พวกเขาต้องคลิก OK เพื่อตกลง หรือ Leave เพื่อออกจากการประชุม ตามที่อธิบายไว้ในหน้าข้อมูลของ Zoom เกี่ยวกับการให้ความยินยอมในการบันทึก ผู้ดูแลระบบสามารถจำกัดการแจ้งเตือนนี้เฉพาะผู้เข้าร่วมภายนอกหรือบังคับใช้กับทุกคนได้ (ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าบัญชี) แต่ไม่สามารถปิดการแจ้งเตือนของเครื่องมือบันทึกของ Zoom ได้

เมื่อคุณบันทึกจากเบราว์เซอร์หรือใช้เครื่องมือบันทึกหน้าจอ เครื่องมือบันทึกของ Zoom จะไม่มีส่วนเกี่ยวข้อง ดังนั้น Zoom จะไม่แสดงสัญลักษณ์ใดๆ และไม่มีการแจ้งเตือนขอความยินยอม วิธีนี้สะดวกมาก และนั่นก็เป็นเหตุผลว่าทำไมหัวข้อถัดไปจึงสำคัญ

ความยินยอมและมารยาทสำหรับผู้เข้าร่วมที่ทำการบันทึก

การสามารถบันทึกแบบเงียบๆ ได้ ไม่ได้หมายความว่าคุณได้รับอนุญาตให้ทำเช่นนั้น กฎ 2 ข้อนี้จะช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎหมายและรักษามารยาทกับเพื่อนร่วมงานได้

รู้กฎหมายเรื่องความยินยอมของคุณ หลายรัฐในสหรัฐอเมริกาและพื้นที่ส่วนใหญ่ในสหภาพยุโรปกำหนดให้ผู้เข้าร่วมทุกคนต้องยินยอมก่อนที่จะบันทึกการสนทนา ในขณะที่เขตอำนาจศาลอื่นๆ อนุญาตให้ใครก็ตามที่อยู่ในการสนทนาสามารถบันทึกได้ คู่มือของเราเกี่ยวกับการบันทึกการประชุมโดยไม่บอกผู้เข้าร่วม ได้แยกย่อยกฎระเบียบตามภูมิภาคไว้แล้ว หากไม่แน่ใจ ให้ถือว่าต้องได้รับความยินยอมจากทุกฝ่ายไว้ก่อน

แจ้งให้ทุกคนในห้องทราบ ประโยคเดียวตอนเริ่มการโทรก็เพียงพอแล้ว: “ฉันขอบันทึกการประชุมนี้ไว้เพื่อจดบันทึกส่วนตัว ทุกคนโอเคไหม?” หากโฮสต์ปฏิเสธ ให้เคารพการตัดสินใจนั้นและขอให้พวกเขาแชร์ไฟล์บันทึกหรือสคริปต์ถอดเสียงให้ในภายหลังแทน นโยบายของบริษัทเกี่ยวกับการบันทึกมีผลบังคับใช้กับผู้เข้าร่วมพอๆ กับโฮสต์ สำหรับเรื่องมารยาททางสังคม ลองดูคู่มือมารยาทในการบันทึกการประชุมของเรา

การบันทึกในฐานะผู้เข้าร่วมมีจุดประสงค์เพื่อเก็บข้อมูลที่ถูกต้องของการสนทนาที่คุณมีส่วนร่วม ไม่ใช่วิธีแอบถ่ายหรือแอบบันทึกผู้อื่น และไม่มีเครื่องมือใดที่จะเปลี่ยนความจริงข้อนี้ได้

ทำไมปุ่ม Record ของคุณถึงเป็นสีเทาในฐานะผู้เข้าร่วม

หากคุณได้รับแจ้งว่าสามารถบันทึกได้ แต่มันยังคงใช้งานไม่ได้ ให้ตรวจสอบตามลำดับดังนี้:

1. โฮสต์ยังไม่ได้คลิก Allow Record ปุ่มจะยังคงถูกปิดใช้งานจนกว่าจะมีการแจ้งเตือนเข้ามา
2. คุณใช้งานผ่านเว็บไคลเอนต์หรือโทรศัพท์ การบันทึกในเครื่องต้องใช้แอปเดสก์ท็อปบน Windows, macOS หรือ Linux
3. การบันทึกในเครื่องถูกปิดใช้งานในบัญชีของโฮสต์ การตั้งค่าของผู้ดูแลระบบจะลบตัวเลือกนี้ออกสำหรับทุกคนในการประชุม
4. คุณได้รับอนุญาตให้บันทึกแล้วถูกยกเลิกสิทธิ์ โฮสต์สามารถยกเลิกสิทธิ์กลางคันได้ และคุณจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อพวกเขาทำเช่นนั้น
5. คุณเป็นผู้เข้าร่วมใน Webinar ไม่ใช่ Meeting ผู้เข้าร่วม Webinar จะมีสิทธิ์ควบคุมแบบดูได้อย่างเดียวและไม่มีปุ่ม Record

หากไม่มีข้อใดตรงกับคุณเลยและคุณยังคงต้องการบันทึก วิธีที่ 3 ด้านบนจะไม่ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเหล่านี้

คำถามที่พบบ่อย

บทสรุป

ในการบันทึกการประชุม Zoom ในฐานะผู้เข้าร่วม คุณมี 3 ทางเลือก ได้แก่ การขอสิทธิ์ Allow Record จากโฮสต์แล้วใช้แอปเดสก์ท็อป, การเลื่อนขั้นเป็นโฮสต์ร่วมหรือโฮสต์สำรองเมื่อคุณต้องบันทึกแทนโฮสต์ หรือการบันทึกผ่านเบราว์เซอร์ของคุณเองเมื่อโฮสต์ไม่สามารถหรือไม่ยอมเปิดการบันทึกให้คุณ วิธีที่ติดมากับ Zoom นั้นฟรีแต่ขึ้นอยู่กับโฮสต์และแอปเดสก์ท็อปทั้งหมด ในขณะที่เครื่องมือบันทึกผ่านเบราว์เซอร์อย่าง Record Meeting ใช้งานได้ในทุกบทบาทและทุกแพ็กเกจ แถมยังให้สคริปต์ถอดเสียงและสรุปการประชุมแทนที่จะเป็นแค่ไฟล์วิดีโอเปล่าๆ ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีไหน อย่าลืมแจ้งให้ทุกคนทราบว่าคุณกำลังบันทึก มันใช้เวลาแค่ 5 วินาทีและช่วยให้คุณนำไฟล์บันทึกไปใช้งานต่อได้อย่างสบายใจ