วันหมดอายุของวิดีโอบันทึกการประชุม Microsoft Teams: วิธีเปลี่ยนและกู้คืน

คุณเปิดแชทการประชุมเมื่อไม่กี่เดือนก่อน คลิกที่วิดีโอบันทึกการประชุม แต่กลับพบข้อความแจ้งว่าไฟล์นี้ไม่สามารถใช้งานได้แล้ว ทั้งที่ไม่มีใครลบไฟล์นั้นทิ้งเลย นี่คือระบบวันหมดอายุของ Microsoft Teams ที่ทำงานโดยอัตโนมัติ เพราะวิดีโอบันทึกการประชุมของ Teams ทุกไฟล์จะมีวันหมดอายุกำหนดไว้ตั้งแต่ตอนที่บันทึกเสร็จ

คู่มือนี้จะอธิบายว่าระบบวันหมดอายุของ Teams ทำงานอย่างไร ไฟล์วิดีโอจะอยู่ได้นานแค่ไหนตามค่าเริ่มต้น วิธีตรวจสอบและเปลี่ยนวันหมดอายุของแต่ละไฟล์ วิธีที่แอดมินสามารถเปลี่ยนนโยบายสำหรับทุกคนในองค์กร รวมถึงวิธีกู้คืนวิดีโอ Teams ที่หมดอายุไปแล้วก่อนที่ไฟล์จะหายไปอย่างถาวร

วิดีโอบันทึกการประชุม Microsoft Teams มีวันหมดอายุหรือไม่?

มีแน่นอน หากแอดมินของคุณไม่ได้ปิดฟีเจอร์นี้ วิดีโอบันทึกการประชุม Teams ไฟล์ใหม่และสคริปต์ข้อความ (Transcript) ทุกไฟล์จะถูกกำหนดวันหมดอายุเมื่อบันทึกเสร็จ โดยค่าเริ่มต้นจะอยู่ที่ 120 วัน หลังจากสร้างไฟล์บันทึก เมื่อถึงกำหนดเวลานั้น OneDrive หรือ SharePoint จะย้ายไฟล์ไปที่ถังขยะโดยอัตโนมัติ และลิงก์ในแชทการประชุมก็จะใช้งานไม่ได้อีกต่อไป

Microsoft สร้างฟีเจอร์นี้ขึ้นมาเพื่อจัดการพื้นที่เก็บข้อมูล ไม่ใช่เพื่อความปลอดภัย ตามเอกสารของ Microsoft ระบุว่าวิดีโอบันทึกการประชุม Teams ความยาวหนึ่งชั่วโมงจะมีขนาดประมาณ 400 MB ซึ่งไฟล์นี้จะกินพื้นที่โควตา OneDrive ของผู้จัดประชุม (หรือโควตา SharePoint ของทีมสำหรับการประชุมในแชนเนล) ระบบหมดอายุอัตโนมัติจึงช่วยเคลียร์ไฟล์วิดีโอที่ไม่มีใครดูแล้วออกไปอย่างเงียบๆ

รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่ควรทราบ:

• นโยบายนี้ครอบคลุมทั้งการประชุมและอีเวนต์ งานสัมมนาออนไลน์ (Webinar) และการประชุมระดับองค์กร (Town hall) จะใช้การตั้งค่าวันหมดอายุแบบเดียวกับการประชุมปกติ ข้อยกเว้นเดียวคือวิดีโอบันทึกอีเวนต์ที่เผยแพร่แล้ว ซึ่งจะมีอายุ 30 วันและสามารถขยายเวลาได้สูงสุด 90 วัน
• บัญชีสำหรับการศึกษามีข้อจำกัดที่เข้มงวดกว่า เวลาหมดอายุเริ่มต้นสูงสุดสำหรับผู้ใช้ Office 365 A1 คือ 30 วัน
• การเปิดดูวิดีโอไม่ได้ช่วยยืดอายุไฟล์ ระบบจะนับถอยหลังจากวันที่สร้างไฟล์ ไม่ว่าคุณจะเปิดดูวิดีโอนั้นบ่อยแค่ไหนก็ตาม
• ไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาแล้วจะไม่มีวันหมดอายุ วันหมดอายุจะใช้กับไฟล์ที่เก็บไว้ใน OneDrive หรือ SharePoint เท่านั้น ไฟล์ MP4 ที่คุณดาวน์โหลดลงคอมพิวเตอร์จะกลายเป็นไฟล์ปกติทั่วไป

เมื่อวิดีโอหมดอายุ คนที่เปิดไฟล์จะเห็นข้อความแจ้งเตือนว่า “The recording is currently unavailable. Please check with organizer whether it’s still being uploaded, has expired, or has been deleted.” หากคุณเห็นข้อความนี้และเป็นการประชุมที่ผ่านไปหลายเดือนแล้ว สาเหตุที่เป็นไปได้มากที่สุดคือไฟล์หมดอายุ

วิดีโอ Microsoft Teams เก็บไว้ได้นานแค่ไหน? (สรุปแบบสั้นๆ)

วิธีตรวจสอบและเปลี่ยนวันหมดอายุของวิดีโอ Teams

คุณไม่จำเป็นต้องเป็นแอดมินก็สามารถเปลี่ยนวันหมดอายุของวิดีโอบางไฟล์ได้ คุณแค่ต้องมีสิทธิ์ในการแก้ไขไฟล์ ซึ่งผู้จัดประชุมและผู้ร่วมจัดประชุมจะได้รับสิทธิ์นี้โดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 1: ค้นหาไฟล์วิดีโอ

เปิดแชทการประชุมใน Teams แล้วมองหาการ์ดวิดีโอบันทึกการประชุม คุณยังสามารถเปิดดูการประชุมย้อนหลังจากปฏิทิน Teams แล้วเช็คที่แท็บ Recordings and Transcripts หรือเข้าไปที่โฟลเดอร์ Recordings ใน OneDrive ของผู้จัดประชุมโดยตรงก็ได้

ขั้นตอนที่ 2: เปิดวิดีโอในหน้าเครื่องเล่น

คลิกที่วิดีโอเพื่อเปิดในเบราว์เซอร์ โดยปกติแล้วการ์ดในแชทจะมีข้อความสั้นๆ แจ้งว่าวิดีโอจะหมดอายุเมื่อไหร่ พร้อมกับลิงก์คำว่า “here” ซึ่งจะเปิดไปที่หน้าเครื่องเล่นวิดีโอเดียวกัน

ขั้นตอนที่ 3: เลือกที่ตัวนับถอยหลังวันหมดอายุ

ด้านล่างของวิดีโอ คุณจะเห็นตัวนับถอยหลังวันหมดอายุ เช่น ข้อความแจ้งว่าวิดีโอจะหมดอายุในอีกกี่วัน ให้คลิกที่ข้อความนั้นเพื่อเปิดตัวเลือกวันหมดอายุ

ขั้นตอนที่ 4: เลือกระยะเวลาใหม่หรือยกเลิกวันหมดอายุ

เลือกระยะเวลาที่นานขึ้นจากเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อยืดอายุวิดีโอ หรือเลือก Remove expiration เพื่อเก็บวิดีโอนี้ไว้จนกว่าจะมีคนลบออก หน้าช่วยเหลือของ Microsoft เกี่ยวกับการค้นหาและจัดการวิดีโอบันทึกการประชุมใน Teams ก็ได้ระบุขั้นตอนเดียวกันนี้ไว้

มีสองสิ่งที่หลายคนมักจะสับสน:

• ข้อความในแชทจะไม่อัปเดต ข้อความที่บอกว่าวิดีโอจะหมดอายุจะยังคงอยู่บนการ์ดในแชท แม้ว่าคุณจะยกเลิกวันหมดอายุไปแล้วก็ตาม ให้ยึดตามการตั้งค่าที่ตัวไฟล์เป็นหลัก
• เฉพาะวิดีโอใหม่เท่านั้นที่จะใช้นโยบายที่เปลี่ยนไป หากแอดมินของคุณเพิ่มระยะเวลาเริ่มต้น วิดีโอที่มีอยู่แล้วจะยังคงใช้วันหมดอายุเดิม คุณจะต้องเข้าไปเปลี่ยนวันหมดอายุของไฟล์เก่าทีละไฟล์

วิธีตั้งค่าวิดีโอ Teams ให้ไม่มีวันหมดอายุ

ใช้ขั้นตอนเดียวกันแล้วเลือก Remove expiration สำหรับการตั้งค่าทั้งองค์กร แอดมินสามารถกำหนดค่าเริ่มต้นให้วิดีโอใหม่ไม่มีวันหมดอายุได้ (ดูในหัวข้อถัดไป) แต่จะไม่มีการตั้งค่าระดับผู้ใช้ทั่วไปที่สามารถปรับใช้กับวิดีโอใหม่ของคุณทั้งหมดได้ในครั้งเดียว

วิธีที่แอดมินเปลี่ยนนโยบายวันหมดอายุของวิดีโอ Teams

หากทีมของคุณเจอปัญหาไฟล์หมดอายุใน 120 วันอยู่บ่อยๆ วิธีแก้ปัญหานี้ต้องทำในศูนย์ผู้ดูแลระบบ Teams (Teams admin center) การตั้งค่าวันหมดอายุเป็นส่วนหนึ่งของนโยบายการประชุม ซึ่งสามารถปรับใช้กับทุกคนผ่านนโยบายส่วนกลาง (Global policy) หรือปรับใช้เฉพาะผู้ใช้และกลุ่มบางกลุ่มผ่านนโยบายแบบกำหนดเอง (Custom policy) ได้

1. ในศูนย์ผู้ดูแลระบบ Teams ให้ไปที่ Meetings แล้วเลือก Meeting policies
2. เปิดนโยบาย Global หรือนโยบายแบบกำหนดเองที่มอบหมายให้กับผู้ใช้ที่ต้องการ
3. เลื่อนลงมาที่ Recording & transcription
4. ใช้ปุ่มสลับ Recordings and transcriptions automatically expire เพื่อเปิดหรือปิดวันหมดอายุ
5. หากเปิดใช้งานอยู่ ให้ตั้งค่า Default expiration time เป็นจำนวนวัน โดยสามารถใส่ค่าได้ตั้งแต่ 1 ถึง 99,999
6. กดบันทึก และมอบหมายนโยบายให้กับผู้ใช้หรือกลุ่มหากเป็นนโยบายแบบกำหนดเอง

แอดมินที่ถนัดใช้ PowerShell สามารถใช้คำสั่ง Set-CsTeamsMeetingPolicy พร้อมกับพารามิเตอร์ NewMeetingRecordingExpirationDays โดยกำหนดค่าเป็นจำนวนวัน และหากใส่ค่าเป็น -1 (ทำได้ผ่าน PowerShell เท่านั้น) จะเป็นการตั้งค่าให้วิดีโอไม่มีวันหมดอายุ หน้าเว็บไซต์ของ Microsoft เกี่ยวกับการจัดการนโยบายวันหมดอายุของวิดีโอ Teams มีคำสั่งที่ถูกต้องระบุไว้

ข้อควรระวังสองประการที่ต้องจำไว้:

• การเปลี่ยนแปลงจะไม่มีผลย้อนหลัง Microsoft ระบุว่าการเปลี่ยนการตั้งค่านี้จะมีผลเฉพาะกับวิดีโอและสคริปต์ข้อความที่สร้างขึ้นใหม่เท่านั้น วิดีโอที่มีอยู่แล้วจะยังคงใช้วันหมดอายุเดิมที่เคยได้รับ เว้นแต่จะมีคนเข้าไปแก้ไขทีละไฟล์
• วันหมดอายุ (Expiration) ไม่ใช่การเก็บรักษาข้อมูล (Retention) หากองค์กรของคุณมีกฎหมายหรือข้อบังคับเกี่ยวกับระยะเวลาที่ต้องเก็บรักษาวิดีโอ (หรือต้องลบทิ้ง) สิ่งเหล่านี้จะอยู่ในป้ายกำกับและนโยบายการเก็บรักษาข้อมูลของ Microsoft Purview ซึ่งจะบังคับใช้แยกต่างหากจากการนับถอยหลังวันหมดอายุ การยืดวันหมดอายุให้ยาวขึ้นไม่ได้ตอบโจทย์ข้อกำหนดการเก็บรักษาข้อมูล และป้ายกำกับการเก็บรักษาก็สามารถลบวิดีโอตามกำหนดเวลาของมันเองได้ เทมเพลตนโยบายการบันทึกการประชุม ของเราครอบคลุมถึงวิธีการเขียนกฎเหล่านี้สำหรับทีมของคุณ

วิธีกู้คืนวิดีโอ Teams ที่หมดอายุ

วิดีโอที่หมดอายุจะไม่ถูกลบทิ้งทันที แต่จะถูกย้ายไปที่ถังขยะของตำแหน่งที่บันทึกไฟล์ไว้ และเจ้าของไฟล์จะได้รับอีเมลแจ้งเตือนเมื่อเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น จากจุดนั้นคุณจะมีเวลาประมาณ 90 วันในการกู้คืนไฟล์ (เอกสารของ Microsoft ระบุไว้ที่ 90 ถึง 93 วันขึ้นอยู่กับแต่ละหน้า) หลังจากที่ถังขยะถูกล้างแล้ว จะไม่มีใครสามารถกู้คืนวิดีโอนั้นได้อีก รวมถึงฝ่ายสนับสนุนของ Microsoft ด้วย

การประชุมนอกแชนเนล: OneDrive ของผู้จัดประชุม

1. ตรวจสอบว่าวิดีโอนั้นอยู่ใน OneDrive ของใคร สำหรับการประชุมที่ตั้งเวลาไว้และการประชุมแบบเร่งด่วน ไฟล์จะอยู่ที่ผู้จัดประชุม สำหรับการโทรแบบ 1:1 และการโทรแบบกลุ่ม ไฟล์จะเป็นของคนที่กดปุ่มบันทึก
2. ให้บุคคลนั้นลงชื่อเข้าใช้ OneDrive บนเว็บ แล้วเลือก Recycle bin ที่เมนูด้านซ้าย
3. ค้นหาไฟล์วิดีโอ (มักจะตั้งชื่อตามการประชุม) แล้วเลือก Restore
4. ไฟล์จะกลับไปที่โฟลเดอร์ Recordings และลิงก์ในแชทการประชุมจะกลับมาใช้งานได้อีกครั้ง

การประชุมในแชนเนล: ไซต์ SharePoint ของทีม

1. ใน Teams ให้เปิดแชนเนล ไปที่แท็บ Files เลือก More แล้วเลือก Open in SharePoint
2. เลือก Recycle bin ในเมนูนำทางของไซต์ หากมองไม่เห็น ให้เปิด Site contents แล้วมองหาถังขยะที่มุมขวาบน
3. ติ๊กเลือกไฟล์วิดีโอแล้วเลือก Restore ใครก็ตามที่มีสิทธิ์แก้ไขจะสามารถกู้คืนรายการที่นี่ได้ ไม่ใช่แค่คนที่กดบันทึกเท่านั้น
4. หากหาไฟล์ไม่พบ ผู้ดูแลไซต์ (Site collection administrator) อาจยังสามารถค้นหาได้ในถังขยะขั้นที่สอง (Second stage recycle bin)

เมื่อกู้คืนแล้ว วิดีโอจะไม่มีวันหมดอายุอัตโนมัติอีกต่อไป ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องทำขั้นตอนนี้ซ้ำอีกในภายหลัง

หากไม่พบวิดีโอในถังขยะ

• ลองถามผู้จัดประชุมดูว่าไฟล์ถูกตั้งใจลบทิ้งหรือแค่หมดอายุ เพราะข้อความแจ้งเตือนจะใช้คำเดียวกันในทั้งสองกรณี
• ตรวจสอบว่ามีใครดาวน์โหลดไฟล์เก็บไว้หรือไม่ ไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาแล้วจะไม่ได้รับผลกระทบจากวันหมดอายุ
• ตรวจสอบว่ามีการบันทึกการประชุมด้วยเครื่องมืออื่นหรือไม่ หลายทีมมักจะบันทึกวิดีโอสำรองไว้นอก Microsoft 365 ด้วยเหตุผลนี้โดยเฉพาะ

หากคุณกำลังตามหาวิดีโอที่หายไปบนแพลตฟอร์มอื่น หลักการเดียวกันนี้ก็สามารถนำไปใช้ได้ ดูคู่มือของเราเกี่ยวกับวิดีโอบันทึกการประชุม Zoom ไม่แสดง และการจัดการวิดีโอบันทึกการประชุม Google Meet ใน Google Drive

ลองใช้ Record Meeting

เบื่อไหมกับปัญหาวิดีโอ Teams หมดอายุ? บันทึกการโทร Teams จากเบราว์เซอร์ Chrome ของคุณโดยไม่ต้องมีบอทเข้าร่วมสาย พร้อมเก็บวิดีโอ สคริปต์ข้อความ และสรุปการประชุมด้วย AI ไว้ในพื้นที่ทำงานที่ไม่มีวันหมดอายุ

เริ่มต้นใช้งานฟรี

วิธีป้องกันไม่ให้วิดีโอ Teams หายอีกต่อไป

การกู้คืนไฟล์จากถังขยะเป็นแผนฉุกเฉินที่ดี แต่ไม่ควรทำเป็นกิจวัตร การปรับเปลี่ยนพฤติกรรมเพียงเล็กน้อยก็สามารถขจัดปัญหานี้ได้

ตัดสินใจว่าวิดีโอไหนสำคัญก่อนที่ไฟล์จะหมดอายุ

ไม่ใช่ทุกการประชุมสั้นๆ ประจำวันที่จะต้องเก็บไว้ตลอดไป ควรตกลงร่วมกันในทีมว่าการประชุมประเภทไหนที่ควรเก็บไว้ (เช่น การคุยกับลูกค้า การฝึกอบรม การประชุมเพื่อตัดสินใจ การสัมภาษณ์) และยกเลิกวันหมดอายุของไฟล์เหล่านั้นตั้งแต่วันที่บันทึก ส่วนไฟล์อื่นๆ ก็ปล่อยให้ระบบจัดการตามค่าเริ่มต้นเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่าง

ดาวน์โหลดวิดีโอที่สำคัญเก็บไว้

ผู้จัดประชุมและผู้ร่วมจัดประชุมสามารถดาวน์โหลดไฟล์ MP4 จาก OneDrive หรือ SharePoint ได้ ให้เก็บไฟล์ไว้ในโฟลเดอร์โปรเจกต์รวมกับงานอื่นๆ ส่วนสคริปต์ข้อความจะเป็นไฟล์แยกต่างหาก ดังนั้นอย่าลืมดาวน์โหลดมาด้วยหากคุณต้องการใช้ข้อความ

เขียนกฎเกณฑ์ให้ชัดเจน

หากบริษัทของคุณต้องพึ่งพาวิดีโอบันทึกการประชุม ควรเขียนกฎให้ชัดเจนว่าใครเป็นคนบันทึก จะเก็บไฟล์ไว้นานแค่ไหน และจะเก็บสำเนาไว้ที่ไหน ทีมที่ต้องปฏิบัติตาม GDPR หรือข้อผูกพันในการเก็บรักษาข้อมูลอื่นๆ ควรจัดการเรื่องนี้ให้เป็นส่วนหนึ่งของรายการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด แทนที่จะมาคิดทีหลัง

เก็บสำเนาไว้นอกระบบ Microsoft 365 ของคุณ

วิธีที่ง่ายที่สุดในการหลีกเลี่ยงนโยบายวันหมดอายุคือการมีวิดีโอที่ไม่เคยอยู่ภายใต้กฎนี้เลย Record Meeting เป็นส่วนขยายของ Chrome ที่สามารถบันทึกการโทร Teams ได้โดยตรงจากเว็บแอป Teams ในเบราว์เซอร์ของคุณ เพียงเข้าร่วมการประชุมโดยเลือก Continue on this browser คลิกปุ่มบันทึก แล้วการโทรก็จะถูกบันทึกจากแท็บเบราว์เซอร์ของคุณเองโดยไม่มีบอทเข้าร่วมในรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม

เมื่อคุณออกจากการประชุม วิดีโอจะถูกอัปโหลดไปยังพื้นที่ทำงานส่วนตัวของ Record Meeting ซึ่งจะถูกเก็บไว้จนกว่าคุณจะลบออกเอง ที่นี่จะไม่มีการนับถอยหลังวันหมดอายุ และพื้นที่เก็บข้อมูลวิดีโอก็ไม่จำกัดในทุกแพ็กเกจ วิดีโอแต่ละไฟล์ยังมาพร้อมกับสคริปต์ข้อความที่รองรับมากกว่า 50 ภาษา มีการระบุชื่อผู้พูด และมีสรุปการประชุมด้วย AI พร้อมรายการสิ่งที่ต้องทำ คุณสามารถแชร์ผ่านลิงก์หรือดาวน์โหลดไฟล์ MP4 และสคริปต์ข้อความได้ เครื่องมือนี้ใช้งานได้ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดประชุม ผู้เข้าร่วม หรือบุคคลภายนอก และไม่ต้องพึ่งพานโยบายการบันทึกขององค์กรคุณ

ข้อควรจำสองประการ: แจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบว่าคุณกำลังบันทึกการประชุม และปฏิบัติตามกฎการใช้งานที่ยอมรับได้ขององค์กรอย่างเคร่งครัดเหมือนกับที่คุณใช้เครื่องมือบันทึกของระบบเอง คู่มือของเราเกี่ยวกับวิธีแชร์บันทึกการประชุมกับทีมของคุณ ครอบคลุมถึงสิ่งที่คุณควรทำกับวิดีโอในภายหลัง

คำถามที่พบบ่อย

บทสรุป

ระบบวันหมดอายุของวิดีโอบันทึกการประชุม Microsoft Teams เป็นเรื่องที่รับมือได้ง่ายเมื่อคุณเข้าใจกฎเกณฑ์ วิดีโอจะมีอายุ 120 วันตามค่าเริ่มต้น เจ้าของไฟล์สามารถขยายเวลาหรือยกเลิกวันหมดอายุได้จากหน้าเครื่องเล่นวิดีโอ แอดมินสามารถเปลี่ยนค่าเริ่มต้นสำหรับวิดีโอใหม่ได้ และไฟล์ที่หมดอายุจะรออยู่ในถังขยะประมาณ 90 วันก่อนที่จะหายไป อย่าลืมตรวจสอบวันหมดอายุของวิดีโอที่สำคัญ ดาวน์โหลดไฟล์ที่คุณไม่อยากสูญเสียเก็บไว้ และลองพิจารณาเก็บสำเนาไว้นอกระบบองค์กรของคุณด้วยเครื่องมือบันทึกผ่านเบราว์เซอร์อย่าง Record Meeting เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องกังวลเรื่องวันหมดอายุอีกต่อไป