Meeting Recording Policy Template for HR and Legal Teams

ทุกทีมที่บันทึกการประชุมผ่าน Google Meet, Zoom หรือ Teams จำเป็นต้องมี นโยบายการบันทึกการประชุม เป็นลายลักษณ์อักษรก่อนที่ไฟล์แรกจะถูกบันทึกลงในโฟลเดอร์ที่แชร์กัน หากไม่มีนโยบายดังกล่าว การขอความยินยอมจะไม่สม่ำเสมอ การเก็บรักษาข้อมูลจะกลายเป็น “ตลอดไปโดยค่าเริ่มต้น” และฝ่าย HR จะต้องตอบคำถามเดิมๆ ทุกครั้งที่มีการร้องเรียน

นโยบายที่ดีควรมีความยาวเพียงหนึ่งหรือสองหน้า โดยระบุให้พนักงานทราบว่าเมื่อใดที่สามารถบันทึกการประชุมได้ วิธีการแจ้งผู้เข้าร่วมประชุม สถานที่จัดเก็บไฟล์ และเวลาที่ไฟล์จะถูกลบ คู่มือนี้ให้โครงสร้างดังกล่าวพร้อมกับภาษาที่สามารถคัดลอกและวางเพื่อส่งให้ฝ่ายกฎหมาย, HR หรือ IT ได้ทันที

สำหรับแนวทางปฏิบัติในชีวิตประจำวันเกี่ยวกับการประกาศการบันทึกและการแชร์สรุปการประชุม เริ่มต้นได้จาก คู่มือมารยาทการบันทึกการประชุมสำหรับทีมงานระยะไกล ของเรา หากคุณดำเนินงานในสหภาพยุโรปหรือจัดการข้อมูลสุขภาพ ให้ใช้เทมเพลตนี้ร่วมกับ คู่มือการบันทึกการประชุมตาม GDPR และ คู่มือการบันทึกการประชุมตาม HIPAA ของเรา

ประเด็นสำคัญ

วัตถุประสงค์: ระบุเหตุผลที่บันทึกและการประชุมประเภทใดที่อยู่ในขอบเขต
ความยินยอม: กำหนดให้ต้องแจ้งด้วยวาจาทุกครั้ง พร้อมกับข้อความในคำเชิญปฏิทิน
การเข้าถึง: จำกัดผู้ที่สามารถเปิดไฟล์ให้เฉพาะผู้ที่อยู่ในประชุมหรือมีความจำเป็นที่บันทึกไว้
การเก็บรักษา: กำหนดระยะเวลาการลบโดยค่าเริ่มต้น (90 วันเป็นจุดเริ่มต้นทั่วไป)
การรายงาน: ระบุผู้ที่อนุมัติข้อยกเว้นและผู้ที่จัดการคำขอลบ

เหตุผลที่ต้องมีนโยบายการบันทึกการประชุม

การบันทึกการประชุมดูเหมือนเป็นทางเลือกส่วนบุคคลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจนกว่าจะเกิดปัญหาขึ้น เช่น ผู้จัดการแชร์การประชุมแบบตัวต่อตัวโดยไม่ถาม ลูกค้าสายการขายถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ Drive ส่วนบุคคลที่เปิดการแชร์ “ทุกคนที่มีลิงก์” การสัมภาษณ์ผู้สมัครงานถูกเก็บไว้เป็นเวลาสองปีโดยไม่มีเหตุผลที่บันทึกไว้

นโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรทำหน้าที่สามอย่างพร้อมกัน:

กำหนดความคาดหวังก่อนเกิดความขัดแย้ง: ผู้คนรู้ว่ามีการบันทึกอยู่ ทำไมจึงมีการบันทึก และวิธีการขอไม่ให้ถูกบันทึก
ให้ HR และฝ่ายกฎหมายมีแหล่งข้อมูลเดียว: ผู้ตรวจสอบ, หน่วยงานกำกับดูแล และพนักงานทุกคนอ่านกฎเดียวกัน
เชื่อมโยงนโยบายกับเครื่องมือ: นโยบายควรระบุเครื่องมือที่ได้รับการอนุมัติ, สถานที่จัดเก็บ, และผู้ที่กำหนดค่าการเข้าถึง

ตาม การสำรวจเทคโนโลยีในที่ทำงานของ SHRM ปี 2024, กว่าครึ่งของนายจ้างใช้การประชุมทางวิดีโอทุกวัน การใช้การบันทึกก็เพิ่มขึ้นตามเส้นโค้งเดียวกัน นโยบายที่เขียนในปี 2020 มักจะยังคงคิดว่า “เฉพาะเจ้าภาพเท่านั้นที่สามารถบันทึกได้” แต่เครื่องมือบันทึกผ่านเบราว์เซอร์, ใบรับรอง AI, และการสรุปแบบอะซิงโครนได้เปลี่ยนภาพนั้นไปแล้ว นโยบายของคุณต้องครอบคลุมสแต็กที่คุณใช้จริง ไม่ใช่สแต็กที่คุณมีเมื่อเริ่มทำงานระยะไกล

สิ่งที่ควรมีในนโยบายการบันทึกการประชุมทุกฉบับ

คิดว่าเอกสารนี้ประกอบด้วยหกส่วน ฝ่ายกฎหมายสามารถขยายส่วนใดก็ได้ แต่หัวข้อเหล่านี้ควรปรากฏทั้งหมด

1. ขอบเขตและวัตถุประสงค์

กำหนดว่าการประชุมประเภทใดที่อยู่ในขอบเขตของนโยบายและเหตุผลที่คุณบันทึก วัตถุประสงค์ที่อนุญาตทั่วไป:

บันทึกย่อและรายการปฏิบัติการที่ถูกต้อง หลังการประชุมโครงการหรือลูกค้า
การฝึกอบรมและการปฐมนิเทศ สำหรับเซสชันที่ตั้งใจให้เล่นซ้ำ
การตรวจสอบคุณภาพ สำหรับการสนับสนุนลูกค้าหรือการฝึกสอนการขาย (มีกฎเพิ่มเติม)
การเก็บรักษาตามกฎระเบียบหรือสัญญา ที่กฎหมายหรือสัญญากำหนด

ยังระบุด้วยว่านโยบายนี้ ไม่ครอบคลุม อะไรบ้าง ทีมงานหลายแห่งห้ามบันทึกการประชุมเกี่ยวกับวินัยการทำงาน, การสนทนาเลิกจ้าง, หรือการพูดคุยทางการแพทย์ เว้นแต่จะมีโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎหมายแยกต่างหาก

2. ความยินยอมและการแจ้ง

กฎหมายเกี่ยวกับความยินยอมจากสองฝ่ายและทุกฝ่ายแตกต่างกันไปตามรัฐในสหรัฐอเมริกาและประเทศต่างๆ นโยบายของคุณไม่สามารถแทนที่คำแนะนำทางกฎหมายได้ แต่สามารถกำหนดพฤติกรรมที่ทำให้คุณปลอดภัยมากขึ้นทุกที่:

ประกาศด้วยวาจา เมื่อเริ่มการประชุมทุกครั้งที่บันทึก
ข้อความในคำเชิญปฏิทิน เพื่อให้แขกภายนอกเห็นการแจ้งก่อนเข้าร่วม
หยุดทันที หากมีผู้เข้าร่วมใดๆ ขอให้ปิดการบันทึก
ไม่มีการบันทึกแบบลับๆ รวมถึงการบันทึก “เงียบ” โดยไม่มีตัวบ่งชี้ที่มองเห็นได้

ลิงก์ไปที่ คู่มือความปลอดภัยการบันทึก Google Meet ของคุณสำหรับการควบคุมทางเทคนิคที่สนับสนุนข้อกำหนดการแจ้ง

3. เครื่องมือและที่เก็บข้อมูลที่ได้รับอนุมัติ

ระบุเครื่องมือบันทึกที่พนักงานสามารถใช้ได้ หากฝ่าย IT ยังไม่อนุมัติเครื่องมือ นโยบายควรระบุว่า “ห้ามใช้สำหรับการประชุมงาน”

สำหรับแต่ละเครื่องมือที่ได้รับอนุมัติ ระบุ:

สถานที่จัดเก็บไฟล์ (Shared Drive, พื้นที่ทำงานทีม, ไม่ใช่บัญชีส่วนบุคคล)
เจ้าของการบันทึก (โดยปกติคือเจ้าภาพการประชุมหรือผู้จัดการของพวกเขา)
การตั้งค่าแชร์เริ่มต้น (เฉพาะผู้เข้าร่วม, ไม่มีลิงก์สาธารณะ)

4. การเข้าถึงและการแชร์

กำหนดให้แชร์แบบแคบเป็นค่าเริ่มต้น ผู้เข้าร่วมสี่คนในประชุมเห็นไฟล์ คนอื่นๆ ต้องมีเหตุผลที่ระบุชื่อและเจ้าของที่เพิ่มพวกเขา

เพิ่มข้อห้ามที่ชัดเจน:

การส่งลิงก์ดาวน์โหลดในช่องสาธารณะ Slack
การอัปโหลดการบันทึกงานไปยังบัญชีคลาวด์ส่วนบุคคล
การใช้คลิปในการตลาดหรือโพสต์โซเชียลโดยไม่ได้รับการอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรจากทุกคนที่ปรากฏหรือได้ยิน

5. การเก็บรักษาและการลบ

เลือกระยะเวลาการเก็บรักษาเริ่มต้นและยึดตามนั้น ค่าเริ่มต้นทั่วไป:

ประเภทการประชุม	ระยะเวลาการเก็บรักษาที่แนะนำ	หมายเหตุ
การประชุมภายในและซิงค์โครงการ	90 วัน	เพียงพอสำหรับการติดตามแบบอะซิงโครน, มีมูลค่าน้อยในระยะยาว
การประชุมลูกค้าหรือผู้ขาย	1 ปีหรือระยะเวลาสัญญา	ให้ตรงกับข้อตกลงลูกค้า
การสัมภาษณ์และคณะกรรมการรับสมัคร	30 ถึง 90 วัน	ลดความเสี่ยงอคติและความเป็นส่วนตัว
ตามกฎระเบียบหรือการระงับทางกฎหมาย	ตามที่ทนายความกำหนด	หยุดการลบอัตโนมัติเมื่อมีการระงับ

บันทึกวิธีการที่ใครบางคนสามารถร้องขอการลบก่อนกำหนด HR ไม่ควรต้องเปิดตั๋วให้ IT สำหรับคำของ่ายๆ เช่น “กรุณาลบการประชุมตัวต่อตัวของฉันเมื่อวันอังคาร”

6. บทบาทและการบังคับใช้

ระบุเจ้าของ:

เจ้าของนโยบาย (โดยปกติคือ HR หรือ People Ops)
ผู้ดูแลระบบทางเทคนิค (IT หรือความปลอดภัย)
ผู้อนุมัติข้อยกเว้น (ฝ่ายกฎหมายหรือผู้บริหารที่กำหนด)

ระบุผลที่ตามมาสำหรับการละเมิดโดยเจตนา ทีมส่วนใหญ่ถือว่าการแชร์ที่ไม่ได้รับอนุญาตเป็นปัญหาด้านพฤติกรรม ไม่ใช่ข้อบกพร่องทางเทคโนโลยี

เทมเพลตนโยบายการบันทึกการประชุม (คัดลอกและปรับใช้)

แทนที่ข้อความในวงเล็บด้วยรายละเอียดของบริษัทของคุณ ให้ฝ่ายกฎหมายตรวจสอบก่อนเผยแพร่ภายใน

MEETING RECORDING POLICY
[Company Name] | Effective [Date] | Owner: [HR / Legal contact]

1. PURPOSE
[Company Name] may record video or audio meetings to create accurate notes,
support training, and meet contractual or legal obligations. This policy
applies to all employees, contractors, and guests on calls hosted by
[Company Name] when recording is enabled.

2. WHEN RECORDING IS ALLOWED
Recording is permitted for:
- Internal project and team meetings where all participants are notified
- Client and vendor meetings when disclosed in the invite and at call start
- Training sessions announced as recorded in advance

Recording is prohibited for:
- Termination, discipline, or performance conversations unless Legal approves
- Meetings where any participant declines recording after notice
- Any meeting using a non-approved recording tool

3. NOTICE AND CONSENT
Before recording starts, the host must:
- State that the meeting is being recorded and the purpose
- Confirm no participant objects; if anyone objects, recording stops

Calendar invites for recorded meetings must include:
"This meeting may be recorded for [notes / training / quality review].
Contact [host email] before the call if you prefer not to be recorded."

4. APPROVED TOOLS AND STORAGE
Approved recorders: [List tools, e.g., Google Meet native recording,
Record Meeting extension, approved Zoom cloud recording]

Recordings must be stored in [Shared Drive / team workspace name].
Personal cloud accounts and "anyone with the link" sharing are not allowed.

5. ACCESS
Access is limited to meeting participants and others with a documented
business need approved by the recording owner. Managers may not access
recordings of meetings they did not attend without HR or Legal approval.

6. RETENTION
Default retention: [90] days from the meeting date, then automatic deletion
unless tagged for legal hold or a longer period approved in writing.

Retention overrides require approval from [Legal / HR email].

7. DELETION AND REQUESTS
Any participant may request deletion of a recording that features them.
Submit requests to [privacy@company.com]. We will respond within [15]
business days.

8. SECURITY INCIDENTS
Report unauthorized access or sharing to [security@company.com] immediately.

9. TRAINING
All employees who host recorded meetings must complete [training name]
before their first recorded call.

10. REVIEW
This policy is reviewed [annually / semi-annually]. Questions: [HR contact].

หมายเหตุ: เทมเพลตนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย กฎหมายแตกต่างกันไปตามรัฐและประเทศ ให้ทนายความที่มีคุณสมบัติเหมาะสมตรวจสอบนโยบายสุดท้ายของคุณ

วิธีที่ HR และฝ่ายกฎหมายควรนำนโยบายไปใช้

นโยบายใน PDF ที่ไม่มีใครอ่านแย่กว่าไม่มีนโยบาย นำไปใช้ในสี่ขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1: จัดแนวผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในหนึ่งเซสชันทำงาน

เชิญ HR, ฝ่ายกฎหมาย, IT, และผู้จัดการหนึ่งคนที่บันทึกบ่อย ตัดสินใจเกี่ยวกับ:

ระยะเวลาการเก็บรักษาเริ่มต้น
รายการเครื่องมือที่ได้รับอนุมัติ
ประเภทการประชุมที่ไม่อนุญาต
ผู้ที่จัดการคำขอลบ

หากคุณดำเนินงานในสหภาพยุโรป ยืนยันว่าพื้นฐานทางกฎหมายสำหรับการบันทึก (ความยินยอม vs. ความสนใจที่ชอบด้วยกฎหมาย) ปรากฏในประกาศความเป็นส่วนตัวของพนักงานอย่างไร คู่มือการบันทึกการประชุมตาม GDPR ของเราอธิบายทางเลือกนั้นด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย

ขั้นตอนที่ 2: เผยแพร่ในที่ที่ผู้คนมองอยู่แล้ว

โพสต์นโยบายใน:

คู่มือพนักงานหรือส่วน HR ในอินทราเน็ต
นโยบายการใช้ที่ยอมรับได้ของ IT (เชื่อมโยงทั้งสองทาง)
รายการตรวจสอบการปฐมนิเทศสำหรับพนักงานใหม่
ชุดเครื่องมือผู้จัดการสำหรับการจัดการประชุมระยะไกล

เพิ่มบทสรุปสามบรรทัดในวิกิของบริษัท เชื่อมโยง PDF เต็มสำหรับผู้ตรวจสอบ

ขั้นตอนที่ 3: ฝึกอบรมเจ้าภาพ ไม่ใช่ทุกคนพร้อมกัน

เริ่มต้นกับบทบาทที่บันทึกทุกสัปดาห์: การขาย, ความสำเร็จของลูกค้า, การรับสมัคร, หัวหน้าทีม การฝึกอบรมควรใช้เวลา 15 นาทีและครอบคลุม:

สคริปต์การประกาศการบันทึกด้วยวาจา
สถานที่บันทึกไฟล์
วิธีการหยุดหรือปิดเมื่อมีคนขอ
วิธีการร้องขอการลบ

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบทุกไตรมาส

ฝ่าย IT หรือความปลอดภัยควรดึงตัวอย่างการบันทึกแต่ละไตรมาสและตรวจสอบ:

ไฟล์อยู่ในที่เก็บที่ได้รับอนุมัติหรือไม่
การแชร์ตรงกับผู้เข้าร่วมหรือไม่
มีไฟล์ที่เกินระยะเวลาการเก็บรักษายังอยู่หรือไม่
มีประเภทการประชุมที่ห้ามปรากฏในการค้นหาหรือไม่

แก้ไขช่องว่างด้วยการฝึกอบรมก่อน การละเมิดซ้ำส่งให้ HR ตามนโยบายพฤติกรรมของคุณ

กรณีพิเศษที่ HR พบบ่อยที่สุด

การสัมภาษณ์งาน

ทีมรับสมัครมักต้องการบันทึกเพื่อการสรุปของคณะกรรมการ สามารถทำได้หากผู้สมัครทราบก่อนการประชุมและระยะเวลาการเก็บรักษาสั้น บริษัทหลายแห่งใช้ 30 วันและจำกัดการเข้าถึงให้เฉพาะคณะกรรมการรับสมัครเท่านั้น ตรวจสอบกฎหมายการจ้างงานและความเป็นส่วนตัวในพื้นที่ของคุณก่อนบันทึกผู้สมัครในรัฐที่ต้องได้รับความยินยอมจากสองฝ่าย

การประชุมลูกค้าและผู้ขาย

แขกภายนอกไม่ได้ลงนามในคู่มือพนักงานของคุณ การแจ้งในคำเชิญและการตรวจสอบด้วยวาจาเมื่อเริ่มต้นเป็นขั้นต่ำ ลูกค้ารายใหญ่บางรายจะขอดูนโยบายของคุณระหว่างการตรวจสอบความปลอดภัย เตรียมเอกสารหนึ่งหน้าสำหรับลูกค้าที่มาจากส่วนที่ 2, 4 และ 5 ของเทมเพลตด้านบน

การประชุมทั้งหมดและสัมมนาออนไลน์ขนาดใหญ่

การขอไม่ให้บันทึกทำได้ยากขึ้นในระดับใหญ่ สำหรับการประชุมภายในทั้งหมด ประกาศการบันทึกและบอกผู้คนว่าวิธีถามคำถามแบบไม่บันทึก (แชทกับ HR, อยู่ต่อหลังปิดกล้อง) สำหรับสัมมนาสาธารณะ ให้ถือว่าเซสชันถูกบันทึกโดยค่าเริ่มต้นและระบุในหน้าลงทะเบียน

ทีมงานข้ามพรมแดน

นโยบายที่เขียนสำหรับแคลิฟอร์เนียอาจไม่เป็นที่พอใจในเยอรมนีหรือบราซิล หากคุณมีพนักงานหรือลูกค้าในหลายภูมิภาค ฝ่ายกฎหมายควรเพิ่มภาคผนวกเขตอำนาจศาลหรือภาคผนวกภูมิภาคแยกต่างหาก เทมเพลตหลักยังคงใช้งานเป็นพื้นฐานระดับโลก

การเชื่อมโยงนโยบายกับสแต็กการบันทึกของคุณ

นโยบายทำงานได้เมื่อเส้นทางเครื่องมือเริ่มต้นตรงกับกฎ หากนโยบายระบุว่า “เก็บใน Team Projects Shared Drive” แต่เครื่องมือบันทึกของคุณบันทึกลงใน My Drive ของเจ้าภาพ ผู้คนจะทำตามเครื่องมือ ไม่ใช่ PDF

เมื่อคุณประเมินหรือกำหนดมาตรฐานเครื่องมือบันทึก ตรวจสอบ:

สถานที่จัดเก็บ: คุณสามารถบังคับให้บันทึกในพื้นที่ทำงานทีมหรือ Shared Drive ได้หรือไม่
การควบคุมการเข้าถึง: คุณสามารถจำกัดการแชร์ให้เฉพาะผู้เข้าร่วมได้หรือไม่
การเก็บรักษา: ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่าการลบอัตโนมัติหรือส่งออกสำหรับการระงับทางกฎหมายได้หรือไม่
การแจ้ง: ผลิตภัณฑ์แสดงตัวบ่งชี้การบันทึกที่มองเห็นได้สำหรับผู้เข้าร่วมทั้งหมดหรือไม่

Record Meeting บันทึกจากเบราว์เซอร์ของผู้เข้าร่วมพร้อมใบรับรองและสรุปที่เก็บไว้ในพื้นที่ทำงานของคุณ จับคู่กับกฎการเข้าถึงและการเก็บรักษาข้างต้นเพื่อให้ IT ทราบว่าไฟล์อยู่ที่ไหน สำหรับรายละเอียดสถาปัตยกรรมความปลอดภัย ดู หน้าความปลอดภัยของ Record Meeting

รายการตรวจสอบก่อนเผยแพร่ภายใน

ใช้รายการนี้ในเซสชันทำงานของคุณ:

ขอบเขต: ประเภทการประชุมที่อนุญาตและห้ามมีรายการ
การแจ้ง: สคริปต์ด้วยวาจาและข้อความในคำเชิญปฏิทินได้รับการอนุมัติ
เครื่องมือ: มีเฉพาะเครื่องมือบันทึกที่ได้รับอนุมัติในนโยบาย
ที่เก็บ: ระบุโฟลเดอร์หรือพื้นที่ทำงานเริ่มต้น
การเข้าถึง: การแชร์เฉพาะผู้เข้าร่วมเป็นกฎเริ่มต้น
การเก็บรักษา: กำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาเริ่มต้นและกระบวนการข้อยกเว้น
การลบ: เผยแพร่ช่องทางการร้องขอและระยะเวลาการตอบสนอง
การฝึกอบรม: มีการฝึกอบรมเจ้าภาพและกำหนดไว้
การตรวจสอบ: ระบุวันที่ตรวจสอบประจำปีและเจ้าของนโยบาย
การตรวจสอบทางกฎหมาย: ฝ่ายกฎหมายได้ลงนามสำหรับเขตอำนาจศาลของคุณ

นำนโยบายไปใช้ในสัปดาห์นี้

คุณไม่จำเป็นต้องมีคู่มือ 40 หน้า คุณต้องการนโยบายการบันทึกการประชุมที่ชัดเจน เครื่องมือที่ได้รับอนุมัติ และเจ้าภาพที่ประกาศการบันทึกในวิธีเดียวกันทุกครั้ง

คัดลอกเทมเพลตด้านบน ผ่านการตรวจสอบทางกฎหมาย เผยแพร่ในที่ที่ผู้จัดการมองอยู่แล้ว และฝึกอบรมทีมที่บันทึกบ่อยที่สุด จากนั้นกำหนดเวลาการตรวจสอบการเข้าถึงทุกไตรมาสเพื่อให้กฎการเก็บรักษาลบไฟล์จริงแทนที่จะเติมไดรฟ์

เมื่อนโยบายและเครื่องมือของคุณสอดคล้องกัน การบันทึกจะไม่รู้สึกเหมือนการสอดส่องอีกต่อไป แต่เริ่มทำงานเป็นความทรงจำร่วมกันตามที่ตั้งใจไว้ ติดตั้ง Record Meeting เมื่อคุณพร้อมกำหนดมาตรฐานการบันทึกบน Google Meet พร้อมใบรับรอง, สรุป, และที่เก็บพื้นที่ทำงานที่ทีม IT ของคุณสามารถควบคุมได้