Срок хранения записей в Microsoft Teams: как изменить или восстановить

Вы открываете чат встречи, которая прошла пару месяцев назад, кликаете по записи и видите сообщение, что она больше недоступна. Никто ее не удалял. Просто в Microsoft Teams сработало автоматическое удаление, поскольку каждая запись встречи получает срок действия сразу после сохранения.

В этом руководстве мы расскажем, как работает срок хранения записей в Teams, сколько они хранятся по умолчанию, как проверить и изменить дату удаления для отдельного видео, как администраторы могут поменять политику для всех пользователей, а также как восстановить истекшую запись до того, как она исчезнет навсегда.

Удаляются ли записи в Microsoft Teams со временем?

Да. Если ваш администратор не отключил эту функцию, каждая новая запись встречи в Teams и ее расшифровка получают дату окончания срока действия при сохранении. По умолчанию это 120 дней с момента создания. Когда этот день наступает, OneDrive или SharePoint автоматически перемещает файл в корзину, а ссылка в чате встречи перестает работать.

Microsoft внедрила это для экономии места, а не ради безопасности. Согласно документации Microsoft, часовая запись в Teams весит около 400 МБ, и этот файл расходует квоту в OneDrive организатора (или квоту SharePoint команды для собраний в каналах). Автоматическое удаление незаметно очищает хранилище от записей, которые больше никто не смотрит.

Несколько важных деталей:

• Политика распространяется на собрания и мероприятия. Вебинары и общие собрания подчиняются тем же правилам, что и обычные встречи. Исключением являются опубликованные записи мероприятий со сроком хранения 30 дней, который можно продлить до 90 дней.
• Для образовательных учреждений правила строже. Максимальный срок хранения по умолчанию для пользователей Office 365 A1 составляет 30 дней.
• Просмотр записи не продлевает ее жизнь. Обратный отсчет идет от даты создания независимо от того, как часто открывают видео.
• Скачанные копии не удаляются. Срок действия применяется только к файлу в OneDrive или SharePoint. Скачанный на компьютер MP4 является обычным файлом.

Когда срок действия записи истекает, пользователи при ее открытии видят баннер с текстом: “В настоящее время запись недоступна. Уточните у организатора, загружается ли она еще, истек ли срок ее действия или она была удалена.” Если вы видите такое сообщение, а встреча была несколько месяцев назад, вероятнее всего, срок хранения просто истек.

Сколько хранятся записи в Teams? Краткая сводка

Как проверить и изменить дату удаления записи в Teams

Вам не нужно быть администратором, чтобы изменить срок хранения конкретной записи. Достаточно иметь права на редактирование файла, которые автоматически выдаются организатору встречи и соорганизаторам.

Шаг 1: Найдите запись

Откройте чат встречи в Teams и найдите карточку с записью. Вы также можете открыть прошедшее собрание в календаре Teams и перейти на вкладку Recordings and Transcripts (Записи и расшифровки), либо зайти напрямую в папку Recordings в OneDrive организатора.

Шаг 2: Откройте страницу плеера записи

Кликните по записи, чтобы открыть ее в браузере. В карточке чата обычно есть короткая заметка о том, когда истекает срок хранения, со ссылкой “здесь”, которая открывает ту же страницу плеера.

Шаг 3: Нажмите на таймер обратного отсчета

Под видео вы увидите счетчик срока действия, например, уведомление о том, что запись будет удалена через определенное количество дней. Нажмите на него, чтобы открыть параметры хранения.

Шаг 4: Выберите новый срок или отмените удаление

Выберите более длительный период в выпадающем списке для продления жизни файла, либо нажмите Remove expiration (Удалить срок действия), чтобы запись хранилась до тех пор, пока кто-нибудь не удалит ее вручную. На странице справки Microsoft по поиску и управлению записями собраний в Teams описаны те же шаги.

Две вещи, которые часто сбивают с толку:

• Сообщение в чате не обновляется. Заметка о том, что срок действия записи истечет, остается в карточке чата даже после отмены удаления. Значение имеют только настройки самого файла.
• Измененная политика применяется только к новым записям. Если ваш администратор увеличивает срок по умолчанию, уже существующие записи сохраняют старую дату. Их придется менять по одной.

Как сделать так, чтобы запись в Teams хранилась вечно

Выполните те же шаги и выберите Remove expiration (Удалить срок действия). Для всей организации администратор может задать настройки по умолчанию, чтобы новые записи никогда не удалялись (см. следующий раздел). На уровне обычного пользователя нет настройки, которую можно было бы применить сразу ко всем будущим записям.

Как администраторам изменить политику хранения записей в Teams

Если ваша команда постоянно сталкивается с ограничением в 120 дней, проблему нужно решать в центре администрирования Teams. Настройка срока действия является частью политики собраний, поэтому ее можно применить ко всем через глобальную политику (Global policy) или только к конкретным пользователям и группам через настраиваемую политику.

1. В центре администрирования Teams перейдите в раздел Meetings (Собрания), а затем в Meeting policies (Политики собраний).
2. Откройте глобальную политику или настраиваемую политику, назначенную нужным пользователям.
3. Прокрутите вниз до раздела Recording & transcription (Запись и расшифровка).
4. Используйте переключатель Recordings and transcriptions automatically expire (Автоматическое истечение срока действия записей и расшифровок), чтобы включить или отключить эту функцию.
5. Если переключатель включен, задайте Default expiration time (Срок действия по умолчанию) в днях. Допускается любое значение от 1 до 99 999.
6. Сохраните изменения и назначьте политику пользователям или группам, если она настраиваемая.

Администраторы, предпочитающие PowerShell, могут использовать командлет Set-CsTeamsMeetingPolicy с параметром NewMeetingRecordingExpirationDays. Значение указывает количество дней, а значение -1 (доступно только через PowerShell) делает срок хранения записей бессрочным. На странице Microsoft по управлению политикой срока действия записей в Teams приведена точная команда.

Учитывайте два важных нюанса:

• Изменения не имеют обратной силы. Microsoft заявляет, что изменения этой настройки влияют только на вновь созданные записи и расшифровки. Существующие видео сохраняют назначенную им дату удаления, если только кто-то не отредактирует их вручную.
• Срок действия не является политикой удержания. Если в вашей организации есть юридические или нормативные правила относительно того, как долго должны храниться (или когда должны удаляться) записи, их следует настраивать через метки и политики удержания Microsoft Purview, которые применяются независимо от обратного отсчета срока действия. Увеличение срока хранения не удовлетворяет требованиям к удержанию данных, а метка удержания может удалить запись по собственному расписанию. Наш шаблон политики записи собраний рассказывает, как правильно составить такие правила для вашей команды.

Как восстановить удаленную запись в Teams

Запись с истекшим сроком не удаляется мгновенно. Она перемещается в корзину того хранилища, где была сохранена, и в этот момент владелец получает электронное письмо. С этого момента есть окно примерно в 90 дней для ее восстановления (в документации Microsoft указывается от 90 до 93 дней в зависимости от страницы). После очистки корзины запись не сможет восстановить никто, даже служба поддержки Microsoft.

Обычные собрания: OneDrive организатора

1. Выясните, в чьем OneDrive хранится запись. Для запланированных и спонтанных собраний это OneDrive организатора. Для звонков 1:1 и групповых созвонов файл принадлежит тому, кто нажал кнопку записи.
2. Этот человек должен войти в веб-версию OneDrive и выбрать Recycle bin (Корзина) в левом меню навигации.
3. Найдите файл записи (обычно он назван в честь собрания) и нажмите Restore (Восстановить).
4. Файл вернется в папку Recordings, и ссылка в чате собрания снова заработает.

Собрания в каналах: сайт SharePoint команды

1. В Teams откройте канал, перейдите на вкладку Files (Файлы), выберите More (Дополнительно), а затем Open in SharePoint (Открыть в SharePoint).
2. Выберите Recycle bin (Корзина) в навигации сайта. Если ее не видно, откройте Site contents (Содержимое сайта) и найдите корзину в правом верхнем углу.
3. Отметьте запись галочкой и нажмите Restore (Восстановить). Восстановить элементы здесь может любой пользователь с правами на редактирование, а не только тот, кто делал запись.
4. Если файла нет, администратор семейства веб-сайтов все еще может найти его в корзине второго уровня.

После восстановления запись больше не удаляется автоматически, поэтому вам не придется повторять эту процедуру в будущем.

Если записи нет в корзине

• Спросите организатора, не была ли запись удалена намеренно. Текст на баннере одинаков в обоих случаях.
• Проверьте, не скачал ли кто-нибудь копию. На скачанные файлы срок действия не распространяется.
• Узнайте, не записывалась ли встреча с помощью другого инструмента. Многие команды хранят вторую запись за пределами Microsoft 365 именно по этой причине.

Если вы ищете пропавшую запись на другой платформе, логика остается той же. Ознакомьтесь с нашими руководствами о том, что делать, если запись Zoom не отображается, и об управлении записями Google Meet в Google Drive.

Попробуйте Record Meeting

Устали от того, что записи Teams постоянно удаляются? Записывайте любые звонки Teams прямо из браузера Chrome без добавления ботов в звонок. Сохраняйте видео, расшифровку и ИИ-резюме в рабочем пространстве без срока действия.

Начать бесплатно

Как больше никогда не терять записи в Teams

Восстановление файлов из корзины отлично подходит для экстренных ситуаций, но это плохая привычка на каждый день. Несколько простых правил помогут навсегда избавиться от этой проблемы.

Решайте, какие записи важны, до их удаления

Не каждому стендапу нужно храниться вечно. Договоритесь с командой, какие типы встреч следует сохранять (звонки с клиентами, обучающие сессии, встречи для принятия решений, собеседования), и отменяйте срок их действия в день записи. Для остальных позвольте настройкам по умолчанию делать свою работу и освобождать место.

Скачивайте важные записи

Организаторы и соорганизаторы могут скачать MP4 из OneDrive или SharePoint. Сохраните файл в папке проекта, где хранятся остальные рабочие материалы. Расшифровка является отдельным файлом, поэтому скачайте и ее, если вам нужен текст.

Зафиксируйте правила письменно

Если ваша компания активно использует записи, пропишите, кто их делает, как долго они хранятся и куда отправляются копии. Команды, которые должны соблюдать GDPR или другие обязательства по хранению данных, должны рассматривать это как часть своего чек-листа по комплаенсу, а не вспоминать об этом в последний момент.

Храните копию за пределами вашего клиента Microsoft 365

Самый простой способ избежать политики удаления заключается в том, чтобы сделать запись, на которую она изначально не распространяется. Record Meeting это расширение для Chrome, которое записывает звонки Teams прямо из веб-приложения Teams в вашем браузере. Присоединитесь к встрече, выбрав Continue on this browser (Продолжить в этом браузере), нажмите кнопку записи, и звонок будет записан с вашей вкладки браузера без добавления бота в список участников.

Когда вы покидаете встречу, запись загружается в ваше личное рабочее пространство Record Meeting, где она остается до тех пор, пока вы сами ее не удалите. Никакого обратного отсчета до удаления нет, а хранилище записей не ограничено ни на одном из тарифов. Каждая запись также сопровождается расшифровкой на более чем 50 языках, метками спикеров и ИИ-резюме с задачами. Вы можете поделиться ею по ссылке или скачать MP4 и текст. Это работает независимо от того, являетесь ли вы организатором, участником или внешним гостем, и не зависит от политики записи вашей организации.

Два напоминания: предупреждайте участников о том, что вы ведете запись, и соблюдайте правила вашей организации точно так же, как при использовании встроенного рекордера. В нашем руководстве о том, как делиться заметками со встреч с командой, рассказывается, что делать с записью дальше.

Часто задаваемые вопросы

Заключение

С автоматическим удалением записей в Microsoft Teams легко ужиться, если знать правила. По умолчанию записи хранятся 120 дней, владелец может продлить или отменить дату на странице плеера, администраторы могут изменить срок по умолчанию для новых записей, а истекшие файлы ждут в корзине около 90 дней, прежде чем исчезнуть навсегда. Проверяйте срок действия важных записей, скачивайте те, которые нельзя потерять, и подумайте о хранении копии вне вашей организации с помощью браузерного рекордера, такого как Record Meeting, чтобы никакие сроки хранения никогда не застали вас врасплох.